Verwalte ganz einfach alle Aktionspunkte für deine Veranstaltung mit Skripte.
Das Erstellen von Skripten in Excel ist mühsam. Und obwohl es bessere Optionen gibt, hat nicht jeder Zugang dazu. Aber mit Skripten verwaltest du alle Aktionspunkte für deine Großveranstaltung ganz einfach mit wenigen Klicks. Weise ganz einfach Eigentumsrechte zu und teile sie mit dem gesamten Team, alles 100% kostenlos.
Wie erstellst du ein Skript für deine Veranstaltung?
In einem Playbook sind alle Maßnahmen aufgeführt, die vor, während und nach deiner Veranstaltung durchgeführt werden müssen. Es ist eine praktische Übersicht darüber, wer, was, wann und wo etwas zu tun hat. Mit der Veranstaltungssoftware von eventplanner.net musst du dein Skript nicht mehr in Excel erstellen, sondern kannst es ganz schnell online machen und mit deinem gesamten Team teilen. Du entscheidest selbst, wer das Skript nur sehen oder wer es ändern darf.
Um das Online-Skript nutzen zu können, musst du zunächst eine Veranstaltung erstellen. Sobald du das getan hast, bist du startklar.
Das Erstellen einer neuen Veranstaltung kann direkt auf der Moodboard-Seite erfolgen, die auch über den Link „Veranstaltungssoftware“ in der Kopfzeile unserer Website (sofern du angemeldet bist) oder über die Schaltfläche „Zu neuer Veranstaltung hinzufügen“ aufgerufen werden kann. Verlinke wann immer dir eine Unternehmensseite gefällt, oder du einen Beitrag speicherst.
Du kannst für jede Veranstaltung, die du organisierst, ein separates Skript erstellen. Dies kann direkt über die Skriptseite erfolgen, die auch über den Link „Veranstaltungssoftware“ im Header unserer Website erreichbar ist (sofern du eingeloggt bist).
Klicke auf "Zeile hinzufügen", um eine neue Aktion zu deinem Skript hinzuzufügen. Daraufhin erscheint ein Pop-up-Fenster, wo du diese Daten eingeben kannst:
- Startdatum/-zeit : Wann soll die Aufgabe beginnen? Gib sowohl das Datum als auch die Uhrzeit ein.
- Enddatum/-zeit: Muss die Aktion vor einem bestimmten Zeitpunkt abgeschlossen sein? Gib dann hier das Enddatum und die Endzeit ein. Wenn es für die Aufgabe keine bestimmte Frist gibt, kannst du das Feld leer lassen.
- Was: Beschreibe kurz, was zu tun ist
- Wer: Gib hier den Namen der Person ein, die die Aktion durchführen soll. Wähle die Person in der Dropdown-Liste aus. Wenn die Person noch nicht als Kontaktperson zum Ereignis hinzugefügt wurde, wähle "Kontakt hinzufügen". TIPP! Du kannst mehrere Kontakte mit einer Aktion verknüpfen.
- Wo : Hier kannst den Standort eingeben. Praktisch zum Beispiel für eine Veranstaltung mit mehreren Gebieten.
- Kommentare : Hier kannst du zusätzliche Kommentare eingeben.
- Zum Abschnitt hinzufügen : Wenn dein Playbook mehrere Abschnitte enthält (weitere Informationen dazu siehst du unten), kannst du einen oder mehrere Abschnitte auswählen, in denen die Aktion angezeigt werden soll.
Klicke unten auf "Zeile hinzufügen", um die Aktion zu speichern. Du siehst sie sofort in deinem Skript.
Du kannst eine Zeile ändern, indem du darauf klickst. Anschließend kannst du alle Felder bearbeiten und speichern oder die Zeile mit der Schaltfläche "Löschen" entfernen.
Manchmal ist es sinnvoll, dein Skript in Abschnitte zu unterteilen. Zum Beispiel eine Rubrik für "Aufbau", "Tag der Veranstaltung" und eine für "Abbau". Bei mehrtägigen Veranstaltungen kann es auch sinnvoll sein, einen Abschnitt pro Tag einzurichten.
Standardmäßig fallen alle Aktionen in den Abschnitt "Standard", du kannst jedoch über die Schaltfläche „Abschnitt hinzufügen“ weitere Segmente hinzufügen. Du kannst die Namen der Abschnitte ändern, indem du auf das Bleistiftsymbol klickst.
Während deiner Veranstaltung kannst du dein Skript immer über die eventplanner.net-App einsehen, aber manchmal ist es etwas einfacher, wenn du dein Skript ausdrucken kannst. So kannst du dich im Eifer des Gefechts schnell informieren und hast ein Backup, falls deine Internetverbindung zusammenbricht. Die Schaltfläche "Drucken" oben in deinem Skript führt dich zu einer druckfreundlichen Version.
Bei einer langen To-Do-Liste ist es sinnvoll, nur die eigenen Aufgaben oder die eines Kollegen zu sehen. Das ist möglich! Klicke oben auf "Nach Kontakt filtern" und wähle die Person oder Personen aus, deren Aufgaben du auf dem Board sehen möchtest.
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Ein Skript stellt sicher, dass alle an der Organisation deiner Veranstaltung Beteiligten genau wissen, was wann und wo zu tun ist. Ein solch professionelles Veranstaltungsskript oder Callsheet ist unverzichtbar, wenn du eine perfekt organisierte Veranstaltung mit reibungslosem Ablauf organisieren möchtest.
Du kennst vielleicht das Wort Skript: es ist eine Planung des Aufnahmetages beispielsweise einer Filmproduktion. Dieses Skript enthält alle praktischen Informationen wie die Drehzeiten, was gedreht wird, Adressen der Locations, Kontaktdaten der Crewmitglieder etc. Aber auch für andere Projekte, zum Beispiel für Veranstaltungen, kannst du ein solches Skript verwenden.
Ein Skript für deine Veranstaltung = Struktur
Du erstellst ein Szenario für eine Veranstaltung, um vor, nach und während der Veranstaltung den Überblick zu behalten. Damit schaffst du Struktur. Tipp: unterteile dein Skript in verschiedene Teile oder Sektionen. Dies können zum Beispiel sein: Vorbereitung, Aufbau, Tag deiner Veranstaltung, Tag nach deiner Veranstaltung.
Viele praktische und technische Aspekte sind in einem Veranstaltungs-Skript enthalten: Start- und Enddatum und Zeit, was getan werden muss, wer die Aktion durchführen muss und wo (die Location oder der Ort, an dem deine Veranstaltung stattfindet).
Auf Wiedersehen Excel, willkommen Online-Skript für deine Veranstaltung
Das Erstellen einer Liste für eine Veranstaltung erfolgt häufig in Excel. Aber du musst nicht mehr mit Tabellenblättern arbeiten. Ein Skript zur Organisation einer Veranstaltung kann perfekt online oder über eine App erstellt werden. Willkommen im 21. Jahrhundert! Kein Ärger mehr mit verschiedenen Versionen, keine Missverständnisse mehr mit der Weiterleitung an all die unterschiedlichen Postfächer: jeder hat jederzeit die aktuellste und richtige Version des Skripts für deine Veranstaltung, genau die Version, die du als Veranstaltungsmitarbeiter oder Veranstaltungslieferant benötigst.
Kommunikation ist der Schlüssel
Sind alle deine Aktionspunkte in Ordnung? Stelle sicher, dass alle Beteiligten das Skript für die Organisation deiner Veranstaltung kennen, deine Mitarbeiter genauso wie deine Lieferanten. Du kannst Kollegen mitlesen lassen (Leserechte), aber du kannst ihnen auch Rechte geben, am Skript mitarbeiten (Bearbeitungsrechte). Du entscheidest, wer welche Rechte erhält. Dies ermöglicht eine echte Online-Zusammenarbeit. So weiß jeder, was, wo und wann zu tun ist und deine Veranstaltung läuft reibungslos. Ein Tipp: stelle deinen wichtigsten Teammitgliedern eine Papierversion zur Verfügung, um schnell etwas aufschreiben zu können oder als Back-up, wenn das Internet nicht funktioniert.
Nicht verpassen: die eventplanner.net Skripte
Mit den Skripten von eventplanner.net kannst du ganz einfach alle Aktionspunkte deiner Veranstaltung in chronologischer Reihenfolge mit nur wenigen Klicks verwalten. Mit den Skripten von eventplanner.net weist du die Aufgaben einer verantwortlichen Person zu und teilst sie mit dem gesamten Team. Das Tool eignet sich perfekt für kleine, große und Online-Veranstaltungen: von Messen, Musikfestivals, Konferenzen bis hin zu größeren privaten Feiern wie Hochzeiten, Babypartys und Verabschiedungsfeiern.
Skripte in einem integrierten Veranstaltungs-Softwarepaket
Als Veranstaltungsorganisator hast du Hunderte von Dingen im Kopf. Praktisch, wenn du deine Tools so weit wie möglich integriert hast und sie mit deinem Team teilen kannst, damit alles aufeinander abgestimmt ist. Dies ist möglich, wenn du professionelle Veranstaltungsplanungs-Software verwendest. Deine Veranstaltungsunterlagen, in denen du alle Aktionspunkte einfach verwaltest, aber auch ein Projektmanagement-Tool für Veranstaltungen, Veranstaltungs-Moodboards und Veranstaltungs-Checklisten findest du in der integrierten Softwarelösung von eventplanner.net. Als Veranstaltungsprofi nutzt du diese Tools zudem völlig kostenlos. Keine Zeit zu verschwenden? Dann an die Arbeit!