Veranstaltungs-Projektmanagement-Software für jeden Veranstaltungs-Profi

Die Zeit des Ausschneidens und Einfügens, des irgendwo Ablegens und nie wieder Auffindens, wenn du Inspirationen für deine Veranstaltung brauchst, ist definitiv vorbei. Mit einem Online-Moodboard kannst du deiner Veranstaltung einen persönlichen Stil verleihen, indem du besondere Orte, innovative Anbieter oder interessante Ideen sammelst. Moodboards sind eine Collage von Ideen, die dir helfen können, deine kreative Vision zu gestalten und deine Pläne zu verwirklichen.

Veranstaltungs-Projektmanagement, bei dem du deine Veranstaltung zusammen mit deinen Teammitgliedern an einem Ort in einer integrierten Veranstaltungs-Projektmanagement-Software planst und nachbereitest. Klingt das wie ein Traum?

Es mag unmöglich erscheinen, aber es ist möglich, deinen Veranstaltungsplan auf einen Blick zu optimieren und zu organisieren, während du gleichzeitig mit deinem Team zusammenarbeitest und den Fortschritt und die Ziele deiner Veranstaltung verfolgst!

Wenn du eine Veranstaltung organisierst, egal ob du dies für dich selbst oder im Auftrag eines Kunden oder externen Auftraggebers machst, verlierst du mit dem klassischen Projektmanagementansatz des „Wasserfall-Modells“ zu Beginn deiner Veranstaltungsplanung oft viel Zeit beim Planen der Details, weil diese in der chronologischen Reihenfolge zuerst kommen. Das Risiko besteht darin, dass dir später die Zeit für viel wichtigere Aufgaben fehlt. Mit einem agilen Projektmanagement-Ansatz teilst du als Veranstaltungsmanager dein Veranstaltungsprojekt in kleine Teile auf. Das Projektteam sieht sich dann an, was zu diesem Zeitpunkt die wichtigsten Aktionspunkte pro Zeitrahmen oder „Welle“ oder „Sprint“ sind. Nach einem Zeitraum von beispielsweise zwei oder drei Wochen wird diese Anwendung wiederholt und die aktuellen Prioritäten neu festgelegt. Bei einem agilen Projektmanagement-Ansatz für Veranstaltungen arbeitest du mit einem kleinen Projektteam unter der Leitung eines Projektleiters (Scrum-Master) zusammen, welcher die Aufgabenverwaltung und den Fortschritt des Veranstaltungsprojekts überwacht und für einen reibungslosen Ablauf sorgt. Dadurch könnt ihr euch als Team kontinuierlich anpassen und seid flexibel bei wechselnden Gegebenheiten - eine Kernkompetenz in der Zeit und Branche, in der wir heute leben bzw. arbeiten. Mängel, Auslassungen, Fehler oder Probleme werden schnell klar und können vom Team angegangen werden.

Die Steuerung deines Veranstaltungsprojekts nach einem flexiblen und professionellen Veranstaltungs-Projektmanagement-Ansatz hat zahlreiche Vorteile. Wir listen die wichtigsten für dich auf. Zunächst erstellst du einen effizienten Workflow für jedes deiner Veranstaltungsprojekte. Mit einem soliden Veranstaltungs-Projektmanagement-Ansatz und einer Software für Veranstaltungsmanagement kannst du dein gesamtes Veranstaltungs-Projekt von Anfang bis Ende im Detail überwachen. Du kannst alle deine Aufgaben erstellen, der richtigen Person zuweisen und die Aufgaben in Spalten (und per Drag-and-Drop/Drag) nachbereiten. Und du kannst leicht sehen, welche Aufgaben für dich oder deine Teammitglieder noch unbearbeitet sind. Wenn du eine Software für Veranstaltungs-Projektmanagement verwendest, weißt du auch, dass die Informationen, die dir und deinen Teammitgliedern zur Verfügung stehen, immer aktuell sind. Projektplanung „leicht gemacht“ sozusagen.

So bringst du dein (internes und externes) Team schneller in Bewegung, oft ein gigantischer Elefant im Raum bei der Organisation von Veranstaltungen. Da du für eine strukturierte Zusammenarbeit und klare Ausrichtung rund um dein Veranstaltungsprojekt sorgst, indem du Fortschritt oder Kommentare zu jeder Aufgabe hinzufügst, bringst du alles an einem Ort zusammen und vergisst nichts. Da die Informationen immer geteilt werden, wächst auch das „kollektive Gedächtnis“ deines Teams schneller. Darüber hinaus können deine Teammitglieder mehr Inhalte zum Projekt beitragen, sie können oft mehrere Rollen übernehmen und du kannst ihnen verschiedene Aufgaben zuweisen, vom Berater bis zum Ausführenden oder Designer. Du forderst dein Team heraus, Neues auszuprobieren, was der ideale Nährboden für Innovation und Kreativität ist. Dies kommt der persönlichen Entwicklung deiner Mitarbeiter zugute, einer der Aspekte, die für ihre Arbeitsmotivation und -zufriedenheit eine wichtige Rolle spielen.

Du erhöhst die Transparenz in deiner Teamkommunikation und in der Durchführung deines Veranstaltungsmanagements, wenn dein Team am selben Ort wie du arbeitet, aber auch, wenn es auf der anderen Seite der Welt ist: man bleibt auf die Ziele der Veranstaltung ausgerichtet. Und wächst du gerade, organisierst mehr Veranstaltungen oder werden deine Projekte größer? Mit professionellem Veranstaltungs-Projektmanagement und Projektmanagement-Software für Veranstaltungen bist du für die Zukunft gerüstet; dein Ansatz und deine Software sind variierbar, um zu jedem Veranstaltungskonzept und jedem Team jeder Größe und Zusammensetzung zu passen.

Mit einem agilen Ansatz für Veranstaltungs-Projektmanagement baust du zudem ein starkes Team auf. Darüber hinaus entwickeln die Menschen durch die sehr direkte Zusammenarbeit mit einem kleinen Team und das Teilen der Herausforderungen eine starke „Yes, we can“-Mentalität. So erzielen die Teammitglieder im gleichen Zeitrahmen ein besseres Ergebnis, weil dem, was im Veranstaltungsmanagement wirklich wichtig ist, stets Priorität eingeräumt wird.

Bist du von all den Argumenten, die wir zu dem Nutzen von Veranstaltungs-Projektmanagement und Projektmanagement-Software für Veranstaltungen aufgelistet haben, überzeugt? Wir präsentieren stolz die Checklisten von eventplanner.net. Mit dieser Planungssoftware wird die Organisation von Veranstaltungen zum Kinderspiel. In der Software erstellst du zunächst eine Veranstaltung, listest alle Aufgaben inklusive Beschreibung der Aufgabe, Priorität und zugeordneter Person auf und vergibst dann einen Status. Du kannst den Status der Aufgaben in deinem Veranstaltungsmanagement ganz einfach per Drag-and-Drop anpassen. Du hast die Wahl, du gibst deinen Teammitgliedern Lesezugriff oder du gewährst ihnen auch Bearbeitungsrechte. Mit diesem Veranstaltungsprojekt-Tool wird echte digitale Zusammenarbeit möglich.

Als Veranstaltungsprofi bist du beschäftigt genug und deine Herausforderungen sind endlos. Deshalb möchten wir es dir bei eventplanner.net einfacher machen: wir haben sogar die Online-Checklisten für Veranstaltungen mit vorausgefüllten Elementen bestückt, genau auf die Art von Veranstaltung zugeschnitten, die du organisierst. Das Entfernen eines Elements, falls es nicht zu deinem Veranstaltungskonzept passt, oder das Hinzufügen von Elementen ist ein Kinderspiel.