Behalte dank der Checklisten mühelos den Überblick über alle wichtigen Details

Eine Checkliste für Veranstaltungen? Lohnt sich der Aufwand oder nicht? Als Veranstaltungsmanager gibt es viele Aufgaben, an die du denken musst, wenn du eine Veranstaltung organisierst. Eine vollständige Veranstaltungs-Checkliste oder To-Do-Liste ist sehr nützlich! So vergisst man kein einziges Detail, arbeitet überlegt und strukturiert, und genau das macht eine gelungene Veranstaltung zu einem echten Erlebnis!

Eine vollständige To-do-Liste, ob du nun deinen Koffer packen, deinen Urlaub buchen, deine Renovierung organisieren oder eine neue Veranstaltungs-Marketingkampagne starten musst, ist aus mehreren Gründen nützlich. Dein Gedächtnis ist ein großes Plus, aber manchmal können Aufgaben zur Routine werden und du vergisst Schritte. Und manchmal gibt es zu viele Ablenkungen, der Kopf ist einfach zu voll, man verliert den Fokus und hoppla, ... Mit einer übersichtlichen und vollständigen Checkliste beugst du diesen Mängeln vor. Außerdem sparst du Zeit (zurück zum Kofferpacken: wer war noch nie ohne Pass am Flughafen und hat ein Ticket zurück nach Hause bekommen?) und vermeidest Fehler (schon mal Kuchen gebacken und die Eier vergessen?).

Das Gleiche gilt für dich als Veranstaltungsmanager. Egal, ob du deine erste Veranstaltung organisierst oder ein erfahrener Veranstaltungsprofi bist, eine Online-Checkliste für Veranstaltungen ist ein Muss. So hast du einen perfekten Überblick über alle Schritte deines Planungsprozesses und dessen Status!

Um dir den Einstieg zu erleichtern, listen wir die wichtigsten Punkte auf, die mit der Organisation einer Veranstaltung einhergehen und die Teil einer vollständigen Checkliste sind, wenn du eine (Online-)Veranstaltung organisierst.

Deine Veranstaltungsziele sind bei jeder Veranstaltung wichtig, sei es nun ein Business-Meeting, Festival, Seminar, eine Roadshow oder private Party. In deiner Veranstaltungsmanagement-Software kannst du genau zusammenfassen, was du mit deiner Veranstaltung erreichen willst. Füge auch deine Zielgruppe hinzu, welche Gäste wirst du einladen? So erhältst du eine erste Vorstellung von der Teilnehmerzahl, die sich beispielsweise darauf auswirkt, welchen Veranstaltungsort du wählst, welchen Catering-Service du wählst und so weiter. In der Zwischenzeit kannst du in diesem Prozess alle deine visuellen Ideen wie Locations, Catering-Service, Dekoration in einem Online-Moodboard zusammenbringen. Du heftest all diese Ideen an, damit du einen schönen Überblick hast, der die Atmosphäre deines Business-Meetings, Festivals oder deiner privaten Party bestimmt. Lege im nächsten Schritt dein Budget fest. Wie viel darf deine Party eigentlich kosten? Wähle außerdem einen (Party-)Termin und eine Eventlocation, die das passende Ambiente für die Ziele hat, die du mit deiner Veranstaltung erreichen möchtest. Die Auswahl an Veranstaltungsorten ist sehr groß, von Geschäftsumgebungen über Bankettsäle, ein Zelt im Freien, oder warum nicht ein Schloss für deine Veranstaltung mieten.

Der nächste Schritt in deiner Veranstaltungs-Checkliste ist die Festlegung des Caterings: Welche Snacks und Getränke du deinen Gästen anbietest, vom Foodtruck bis zum Sterne-Menü. Notiere das in deiner Veranstaltungs-Checkliste. Wenn deine Veranstaltung Gestalt annimmt, solltest du auch ein Skript erstellen, ein (Online-)Handbuch, das detailliert beschreibt, wer was, wann und wo tun soll. Falls es für Business-to-Business-Veranstaltungen relevant ist, vergiss auch nicht, die notwendigen Schritte für dein Veranstaltungs-Marketing zu unternehmen und festzulegen, wie du deine Veranstaltung bewerben willst (Website, Social Media, Print, ...). Dann, kurz vor deinem großen Tag, folgt der Aufbau, wie zum Beispiel die technische Infrastruktur, das Aufstellen der Möbel und das Dekorieren. Danach kannst du endlich den Tag deiner Veranstaltung selbst genießen! Nach deiner Veranstaltung gibt es noch einen wichtigen Punkt in deiner Veranstaltungs-Checkliste: So wie die Vorbereitungs- und Durchführungsphase der Veranstaltung essentiell ist, vergiss nicht, die notwendigen Maßnahmen zur Evaluation deiner Veranstaltung zu ergreifen. Warte nicht zu lange und tu das, wenn die Erinnerung an deine Veranstaltung noch frisch ist. Diesen wertvollen Input kannst du nutzen, um deine nächste Veranstaltung noch unvergesslicher zu machen.

Die Checklisten von eventplanner.net zur Organisation einer Veranstaltung sind eigentlich ganz einfach. Du erstellst eine Veranstaltung. Dann listest du zunächst alle Aufgaben auf, einschließlich Beschreibung, Priorität, Fortschritt (du kannst den Status der Aufgaben im Handumdrehen mit einem einfachen Drag-and-Drop anpassen) und verantwortliche Person. Um es dir noch einfacher zu machen, ist unsere Online-Checkliste für Veranstaltungen sogar bereits mit Punkten vorausgefüllt, die auf die Art der von dir organisierten Veranstaltung zugeschnitten sind. Planst du zum Beispiel eine Hochzeit, erstellen wir für dich eine „Hochzeits-Checkliste“ mit allen Punkten und Aufgaben, die für diese Art von Veranstaltung spezifisch sind und die du auf keinen Fall vergessen solltest. Sollte eine Aufgabe nicht in dein Konzept passen, kannst du diese ganz einfach im Veranstaltungsmanagement-Tool entfernen. Wenn du ein Business-Meeting organisierst, sieht deine To-do-Liste ganz anders aus. Die Checklisten von eventplanner.net passen sich daher wie ein Chamäleon an das an, was du für deine Veranstaltung brauchst. Wenn du ein erfahrener Veranstaltungsorganisator bist und die detaillierten Checklisten nicht benötigst, kannst du auch eine unausgefüllte Veranstaltung erstellen, damit du die Liste selbst entwerfen kannst. Kurz gesagt, die Veranstaltungs-Checklisten von eventplanner.net sind ein vollwertiges Projektmanagement-Tool für jede Art von Veranstaltung und für jeden Veranstalter.