Mit Veranstaltugs-Checklisten Aufgaben verwalten und Rollen zuweisen
Verwandele komplexe Ereignisse in einfache, umsetzbare Schritte. Erstelle detaillierte Aufgabenlisten und lasse dein Team, deine Partner und Lieferanten in einem gemeinsamen Bereich zusammenarbeiten.
Vertrauenswürdig für 179.000+ Veranstaltungsorganisatoren
Plane deine Veranstaltungen und erledige Aufgaben
Jongliere nicht länger mit der Veranstaltungsplanung über Trello, Slack, Notion, Excel oder Google Sheets. Zentralisiere Verantwortlichkeiten, Lieferanten und Teamarbeit mit unseren Veranstaltungs-Checklisten.
Entdecke dein Toolkit zur Veranstaltungsplanung
Erfahre, wie Veranstaltungs-Checklisten in anderen Planungsfunktionen unserer Veranstaltungssoftware integriert sind.
Moodboards
Halte Ideen fest, lass dich inspirieren und erkunde Lieferanten, um Vision, Thema und Besonderheit deiner Veranstaltung zu gestalten.
Budget
Verwalte dein Veranstaltungsbudget und deine Veranstaltungsausgaben. Erhalte einen vollständigen Überblick über die Mittelzuweisung und verfolge deine Ausgaben.
Ticketing
Erstelle Veranstaltungstickets und verwalte die Registrierung vor Ort. Sorge für ein unkompliziertes Check-in-Erlebnis für deine Teilnehmer.
Skripte
Erstelle eine Aufgabenliste für die Zeit vor und während der Veranstaltung. Organisiere dein Team so, dass jeder seine Verantwortlichkeiten kennt.
Einrichtung der Veranstaltungs-Checkliste
Wähle flexible Einrichtungs-Optionen und erstelle die richtige Checkliste für deine Konferenz, dein Meeting, dein Festival oder deine Hochzeit.
Aufgabenkonfiguration
Teile komplexe Veranstaltungen in klare, überschaubare Aufgaben auf und führe jeden Schritt präzise aus.
Erstelle Aufgabenkarten
Ohne System kann es schwierig sein, den Überblick über Aufgaben zu behalten. Verwende Aufgabenkarten, um jedes Detail zu visualisieren und zu organisieren.
Füge eindeutige Titel hinzu, um Aufgaben auf einen Blick zu identifizieren.
Füge Beschreibungen für einen detaillierten Kontext hinzu.
Bewahre Aufgabendetails als Referenz an einem Ort auf.
Wähle eine Aufgabenkategorie
Verstreute Aufgabenlisten können dich ausbremsen. Gruppiere Aufgaben nach Kategorien für ein besseres Veranstaltungsmanagement.
Verwende Kategorien wie Catering, Veranstaltungsort oder Marketing.
Reduziere die Komplexität, indem du Aufgaben logisch organisierst.
Bestimme Aufgaben entsprechend des Veranstaltungsteils.
Füge Prioritätsstufen hinzu
Entscheidende Aufgaben können im Durcheinander verloren gehen. Weise Dringlichkeitsstufen zu, um dich auf die wichtigsten Aufgaben zu konzentrieren.
Markiere Aufgaben mit niedriger, mittlerer oder hoher Priorität.
Organisiere Aufgaben visuell mithilfe von Farbcodierung.
Dank der Indikatoren oben auf der Karte kannst du Prioritäten sofort erkennen.
Füge einen Fortschrittstatus hinzu
Teams können den Überblick darüber verlieren, was erledigt wurde. Verwende Statusanzeigen, um den Aufgabenfortschritt zu kommunizieren.
Kennzeichne Aufgaben als „zu erledigen“, „in Arbeit“ oder „erledigt“.
Aufgaben werden automatisch verschoben, wenn sich ihr Status ändert.
Erhalte jederzeit einen klaren Überblick über den Fortschritt.
Lege Aufgabenfristen fest
Verpasste Fristen können Veranstaltungspläne durchkreuzen und Stress verursachen. Lege Fristen fest, damit die Aufgaben im Zeitplan bleiben.
Teile große Ziele in überschaubare Zeitrahmen auf.
Teile die Zeit mit einer klaren Planung effektiv ein.
Erhalte rechtzeitige Erinnerungen an Aufgaben, die Aufmerksamkeit erfordern.
Weise Aufgabenverantwortung zu
Unklare Verantwortlichkeiten führen zu Verwirrung. Weise den Teammitgliedern Aufgaben zu, um die Verantwortlichkeit zu verbessern.
Markiere Teammitglieder direkt für bestimmte Aufgaben.
Sende automatische Benachrichtigungen, wenn du Aufgaben zuweist.
Weise Aufgaben schnell neu zu, wenn sich die Prioritäten ändern.
Aufgabenverwaltung
Passe dich problemlos an veränderte Pläne an. Behalte deine Veranstaltung auch bei Unsicherheit unter Kontrolle.
Ordne Aufgaben mit Kanban an
Diverse Aufgaben gleichzeitig verfolgen? Mit Kanban kannst du sie visuell organisieren und priorisieren.
Sortiere Aufgaben in die Spalten „zu erledigen“, „in Arbeit“ und „erledigt“.
Überwache die Aufgabenerledigung mit einem leicht lesbaren Layout.
Ordne Aufgaben innerhalb der Spalten per Drag & Drop neu an.
Filtere deine Aufgaben
Bei einem großen Team kann es schwierig sein, bestimmte Aufgaben zu finden. Filtere nach Kontakt, um zu sehen, wer für was verantwortlich ist.
Suche nach Beauftragten, um einzelne Verantwortlichkeiten anzuzeigen.
Verfolge die Kapazität deines Teams, indem du das Arbeitspensum überwachst.
Vereinfache deine Arbeit, indem du deine Aufgabenansicht eingrenzt.
Hinterlasse Aufgabennotizen
Bei der Kommunikation können wichtige Details verloren gehen. Füge zur besseren Übersichtlichkeit Notizen direkt zu den Aufgaben hinzu.
Stelle deinen Teammitgliedern Anweisungen oder Updates zur Verfügung.
Teile Aufgaben zum besseren Verständnis in Unteraufgaben auf.
Füge für zusätzlichen Kontext unterstützende Dokumente an.
Sende Aufgabenbenachrichtigungen
Deine Teammitglieder verpassen möglicherweise wichtige Updates. Sende automatische Benachrichtigungen, um alle auf dem Laufenden zu halten.
Benachrichtige Teammitglieder automatisch über neue Aufgaben.
Benachrichtige alle sofort über Fristen oder Aufgaben, die „heute“ fällig sind.
Sende automatische Updates zu neuen Aufgabenkommentaren.
Lieferantenintegration
Verwalte die Zusammenarbeit mit deinen Lieranten und Veranstaltungsorten direkt aus der Veranstaltungssoftware.
Verwende vordefinierte Lieferantenaufgaben
Wenn du eine vorhandene Checklistenvorlage auswählst, wird die Lieferantensuche automatisch zu den Aufgaben hinzugefügt.
Zeige Aufgaben an, für die die Unterstützung von Lieferanten erforderlich ist.
Erhalte mit nur einem Klick Zugriff auf das Lieferantenverzeichnis.
Sieh dir je nach Aufgabe unterschiedliche Lieferantenarten an.
Zugriff auf das lokale Verzeichnis
Beschleunige die Veranstaltungsvorbereitung, indem du auf eine Liste von Lieferanten und Standorten in der Nähe des Veranstaltungsortes zugreifst.
Greife mit wichtigen Veranstaltungsinformationen auf Lieferantenprofile zu.
Durchsuche die Lieferantenoptionen, die auf deinen Veranstaltungsort zugeschnitten sind.
Vergleiche schnell die Lieferantenoptionen nach Entfernung.
Filtere Lieferanten und Veranstaltungsorte
Zu viele Alternativen können die Auswahl erschweren. Schränke deine Optionen mit mehreren Filtern ein.
Wende Filter an, um Lieferanten nach Kategorie oder Service zu sortieren.
Verwende hochspezifische Kriterien, um die beste Übereinstimmung zu finden.
Verfeinere deine Suche anhand von Rezensionen und Bewertungen.
Lieferantendetails anzeigen
Ein Mangel an Informationen kann die Entscheidungsfindung verlangsamen. Erhalte Zugriff auf eine detaillierte Übersicht aller Lieferanten.
Lies mehr über die Profile und Dienstleistungen der Lieferanten.
Überprüfe bisherige Leistung und Kundenfeedback.
Vergleiche verschiedene Lieferantenprofile auf einen Blick.
Fordere Angebote von Lieferanten an
Beginne deine Kommunikation mit ausgewählten Lieferanten und Veranstaltungsorten, indem du mit nur wenigen Klicks Kontakt aufnimmst.
Fordere weitere Informationen direkt aus dem Verzeichnis heraus an.
Fordere ein Angebot mit einer vordefinierten E-Mail-Vorlage an.
Erhalte Antworten von Lieferanten auf deinem Planungs-Dashboard.
Weise Lieferanten Aufgaben zu
Arbeite über Veranstaltungs-Checklisten und andere Tools direkt mit Lieferanten und Vertretern von Veranstaltungsorten zusammen.
Erstelle neue Aufgaben für Veranstaltungslieferanten und Vertreter von Veranstaltungsorten.
Füge aufgabenbezogene Notizen und Dokumente für Lieferanten an.
Verfolge den Aufgabenfortschritt des Lieferanten entlang deiner Veranstaltungszeitleiste.
Zusammenarbeit im Team
Lege Berechtigungsstufen fest, um eine bessere Kontrolle und Verantwortlichkeit zu gewährleisten. Entscheide, ob Mitarbeiter nur ihre Aufgaben oder die vollständige Checkliste sehen – und definiere, welche Aktionen sie ausführen können.
Aufgabensichtbarkeit
Verwalte die Aufgabensichtbarkeit, um Sicherheit, Fokus und Verantwortlichkeit deines Teams und deiner Lieferanten zu maximieren.
Sichere vertrauliche Aufgaben, indem du den Zugriff beschränkst.
Lass das Team fokussiert bleiben, indem du nur einzelne Aufgaben anzeigst.
Ermögliche die Übersicht, indem du Managern vollständige Aufgabensichtbarkeit gewährst.
Aufgabenzugriff
Verwalte die Zugriffsebenen von Teammitgliedern, Lieferanten und Vertretern von Veranstaltungsorten für verschiedene Planungsaufgaben.
Lesezugriff
Ermögliche Teammitgliedern oder Lieferanten, Aufgaben und Fortschrittsaktualisierungen anzuzeigen, ohne Änderungen vornehmen zu können.
• Sorge für sichere Sichtbarkeit, ohne die Datensicherheit zu gefährden.
• Halte alle mit zeitnahen Fortschrittsaktualisierungen auf dem Laufenden.
• Verhindere versehentliche Bearbeitungen oder Änderungen der Aufgabenprioritäten.
Kommentarzugriff
Einige Teammitglieder oder Lieferantenvertreter müssen möglicherweise Eingaben ohne Bearbeitungsrechte bereitstellen.
• Aktiviere Feedback, ohne die Aufgabendetails zu ändern.
• Zentralisiere alle aufgabenbezogenen Kommentare für einen einfachen Zugriff.
• Sorge mit Feedbackschleifen dafür, dass jede Stimme gehört wird.
Vollzugriff
Gewähre ausgewählten Teammitgliedern die vollständige Kontrolle zum Erstellen, Bearbeiten und Verwalten von Aufgaben nach Bedarf.
• Gib wichtigen Kooperationspartnern volle Administratorrechte.
• Erlaube das Erstellen, Bearbeiten und Löschen von Aufgaben.
• Erhalte die Verantwortlichkeit mit klar definierten Rollen.
Veranstaltungs-Checklisten, ein Tool zur Priorisierung und Ausführung
Konzentriere dich auf das Wesentliche. Priorisiere Aufgaben, lege Fristen fest, verfolge deinen Fortschritt und verwalte jedes Detail mit Genauigkeit.
Visualisiere Aufgaben, zentralisiere Aktionen
Verwandele verstreute Pläne in organisierte Maßnahmen. Sieh Aufgaben und Fortschritte an einem Ort und fördere so die Abstimmung im Team.
Verfolge jedes Detail für eine präzise Ausführung
Halte jedes Detail fest und jede Frist ein. Behalte den Überblick über deine Aufgaben und führe Veranstaltungen genau wie geplant durch.
Engpässe erkennen, Dynamik aufrechterhalten
Halte die Dinge in Bewegung. Erkenne potenzielle Verzögerungen frühzeitig, beseitige Engpässe und sorge für einen konstanten Fortschritt.
Gestalte wirkungsvolle Veranstaltungen und wiederhole den Erfolg
Führe großartige Veranstaltungen durch, um deine Ziele zu erreichen. Schaffe unvergessliche Erlebnisse und schaffe wiederholbaren Erfolg
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Wie beginne ich mit der Verwendung von Veranstaltungs-Checklisten?
Registriere dich für einen kostenlosen Account, erstelle eine Veranstaltung, wähle deren Art, und das System generiert automatisch eine vorgefertigte Checklistenvorlage. Von dort aus kannst du Aufgaben hinzufügen, ändern oder löschen, um sie deinen spezifischen Anforderungen anzupassen. Nach Wunsch kannst du auch mit einem leeren Blatt oder einer Vorlage von einer deiner vorherigen Veranstaltungen beginnen.
Kann ich die vorgefertigten Vorlagen anpassen?
Ja, jede Aufgabe in einer vorgefertigten Vorlage ist vollständig editierbar. Du kannst sie an die individuellen Anforderungen deiner Veranstaltung anpassen.
Was muss ich tun, wenn ich die vordefinierte Veranstaltungs-Checkliste nicht verwenden möchte?
Du hast zwei Möglichkeiten. Wähle beim Erstellen der Veranstaltung „Mit einer leeren Checkliste beginnen“. Das System generiert dann automatisch eine neue Veranstaltungs-Checkliste, die du von Grund auf mit Aufgaben füllen kannst. Alternativ kannst du deine Checkliste auf der Grundlage einer vorherigen Veranstaltung beginnen, was bei wiederkehrenden Veranstaltungen sehr nützlich ist.
Kann mein Team gemeinsam an Aufgaben arbeiten?
Ja, du kannst verschiedene Berechtigungsstufen festlegen, Aufgaben zuweisen und direkt über die Aufgabenkarten mit deinen Teammitgliedern, Partnern, Freiwilligen und Lieferanten kommunizieren.
Wie verwalte ich Lieferanten innerhalb der Plattform?
Zu den vorausgefüllten Aufgaben gehören Lieferantenintegrationen. Du kannst direkt von der Plattform aus auf Lieferantenprofile zugreifen, Angebote anfordern und Lieferanten bestimmte Aufgaben zuweisen.
Was ist, wenn ich Unteraufgaben für meine Aufgaben erstellen muss?
Du kannst dies über die Aufgabenbeschreibung oder den Kommentarbereich tun. Füge manuell alle Unteraufgaben zu einer Aufgabe hinzu. Oder du kannst für jede Unteraufgabe eine Aufgabe erstellen und sie mithilfe intelligenter Benennung gruppieren.
Werde ich benachrichtigt, wenn eine Frist abläuft?
Ja. Du erhältst eine Liste der Aufgaben, auf die du dich konzentrieren solltest, zusammen mit den Fristen in deinen E-Mail-Posteingang. Auf diese Weise behälst du den Überblick über deine Verantwortlichkeiten und stellst sicher, dass nichts vergessen wird.
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Perfekt für Profis und kleinere Eventplanungsteams, die jeweils eine Veranstaltung verwalten.
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Wähle einen Plan, der deinen Ambitionen entspricht, unabhängig davon, ob du eine einzelne Veranstaltung verwaltest oder mehrere Projekte gleichzeitig ausführst.
