Die aktuellen Verarbeitungsbestimmungen (im Folgenden: „Verarbeitungsbestimmungen“ oder „Verordnungen“) regeln die Verarbeitung personenbezogener Daten durch Pink Minds Media im Rahmen von eventplanner.net, der Account-/Benutzerverwaltung und den damit verbundenen Diensten (im Folgenden: „die Software“). ). Diese Bestimmungen ergeben sich aus der in Artikel 28 der Datenschutz-Grundverordnung 2016/679 vom 27. April 2016 (im Folgenden: „DSGVO“) enthaltenen Verpflichtung.

Die Begriffe aus diesen Bestimmungen folgen der Definition aus den Allgemeinen Nutzungsbedingungen von Pink Minds Media, Unternehmen mit Sitz in Moleneinde 10, 2381 Weelde, Belgien, mit Umsatzsteuer-Identifikationsnummer BE 0892 854 217, mit E-Mail-Adresse info@eventplanner.net (im Folgenden: „Pink Minds Media“). Diese Version des Dokuments ist eine Übersetzung des niederländischen Originals und dient nur zu Informationszwecken. Im Falle von Unstimmigkeiten ist das niederländische Original maßgebend.

Pink Minds Media stellt Nutzern die Software über www.eventplanner.net (und alle lokalen Varianten: .be, .nl, .es, .de, .co.uk, .ie, .fr, ...) zur Verfügung. Wenn du die Software verwendest (im Folgenden: „Benutzer“), akzeptierst du die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß dieser Auftragsverarbeitungsordnung. Bei der Nutzung der Software bestimmt der Benutzer den Zweck und die Mittel der Verarbeitung personenbezogener Daten und gilt daher als „Verantwortlicher“. Pink Minds Media gilt als „Auftragsverarbeiter“ der personenbezogenen Daten, die der Nutzer in die Software eingibt.

Pink Minds Media verpflichtet sich, bei der Durchführung von Verarbeitungstätigkeiten die folgenden Bestimmungen einzuhalten. Den Begriffen in diesen Bestimmungen sollte die übliche Bedeutung im Sinne der DSGVO gegeben werden. Sofern nicht ausdrücklich schriftlich anders vereinbart, erklärt sich der Nutzer mit der erstmaligen Nutzung der Software mit diesen Bestimmungen einverstanden. Die Bestimmungen dieses Reglements gehen allen anderen zwischen den Parteien getroffenen Vereinbarungen vor, soweit solche Vereinbarungen diesem Reglement widersprechen.

Pink Minds Media verarbeitet die personenbezogenen Daten, die der Nutzer in die Software eingibt. Dabei handelt es sich um folgende Daten (im Folgenden: „personenbezogene Daten“):

• Teammitglieder: Wenn der Nutzer Teammitglieder hinzufügt, verarbeitet Pink Minds Media deren Nachnamen, Vornamen und andere Daten, die über das Team eingegeben werden;
• Lieferantendaten: Wenn der Benutzer Daten über Lieferanten hinzufügt, verarbeitet Pink Minds Media den Namen des Unternehmens und die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, den Namen und die Position der Kontaktperson, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Adresse und andere Daten, die über den Zulieferer eingegeben werden;
• Gäste: Wenn der Nutzer Gästelisten hinzufügt, verarbeitet Pink Minds Media den Namen, den Vornamen und alle anderen eingegebenen Daten über die Gäste;
• Besucherregistrierung: Wenn der Nutzer das Ticketing-/Registrierungsmodul nutzt, verarbeitet Pink Minds Media den Namen und Vornamen der Gäste, alle anderen eingegebenen Daten über die Gäste sowie deren Anwesenheit.

Pink Minds Media verarbeitet diese personenbezogenen Daten im Auftrag des Nutzers, um die vom Nutzer angeforderten Dienstleistungen erbringen zu können, wobei die Vertragsdurchführung die Rechtsgrundlage darstellt.

Alle personenbezogenen Daten, die der Benutzer als Verantwortlicher in die Software eingibt, werden aufbewahrt, bis der Benutzer sie löscht oder bis der Benutzer das Konto löscht.

Pink Minds Media hat Bart Van den Brande von der Wirtschaftskanzlei Sirius Legal zum Datenschutzbeauftragten ernannt. Bei allen Fragen zu dieser Auftragsverarbeiterordnung kann sich der Nutzer über Privacy@eventplanner.net an ihn wenden

Pink Minds Media handelt ausschließlich im Auftrag des Nutzers und verarbeitet nur personenbezogene Daten, die für die Durchführung des Vertrages mit dem Nutzer unbedingt erforderlich sind. Pink Minds Media verarbeitet die personenbezogenen Daten nur für die in Artikel 1 beschriebenen Zwecke.

Pink Minds Media verpflichtet sich, seine Mitarbeiter, die für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten und die Ausführung der Vereinbarung mit dem Nutzer verantwortlich sind, regelmäßig über die Bestimmungen des Datenschutzrechts im Allgemeinen und der Verordnung im Besonderen zu informieren und zu schulen.

Pink Minds Media hat das Recht, eine Sicherungskopie oder Kopie der personenbezogenen Daten anzufertigen, wenn dies für die Ausführung des Vertrages unbedingt erforderlich ist.

Pink Minds Media stellt dem Nutzer alle notwendigen Informationen zur Verfügung, um die Einhaltung der in dieser Auftragsverarbeiterordnung festgelegten Pflichten nachzuweisen.

Der Nutzer garantiert Pink Minds Media, dass dieser berechtigt ist, die personenbezogenen Daten in Erfüllung der Vereinbarung mit dem Nutzer zu verarbeiten. Der Benutzer garantiert auch, dass er alle Verpflichtungen erfüllt hat, die dem Verantwortlichen in Bezug auf die Verarbeitung der personenbezogenen Daten obliegen, sowohl nach der DSGVO als auch nach allen anderen anwendbaren Gesetzen oder Vorschriften.

Der Benutzer als Datenverantwortlicher ist dafür verantwortlich, eine Rechtsgrundlage für die Verarbeitung bereitzustellen. Insbesondere garantiert der Nutzer, die erforderliche Erlaubnis und Autorisierung erhalten zu haben, um berechtigt zu sein, die personenbezogenen Daten an Pink Minds Media zu übermitteln und Pink Minds Media die Verarbeitung der personenbezogenen Daten im Rahmen der Vereinbarung zwischen Pink Minds Media und dem Nutzer zu gestatten.

Wenn Pink Minds Media von der betroffenen Person, deren personenbezogene Daten verarbeitet werden, eine Anfrage erhält, ihre Rechte gemäß der Verordnung auszuüben, wie beispielsweise das Widerspruchsrecht oder das Recht auf Löschung personenbezogener Daten, wird Pink Minds Media dies tun und leitet diese Abtretung unverzüglich an den Nutzer weiter.

Pink Minds Media unterstützt den Nutzer, soweit möglich, bei der Erfüllung seiner Pflichten zur Ausübung seiner Rechte durch die betroffenen Personen sowie bei der Durchführung einer Datenschutz-Folgenabschätzung. Wenn Pink Minds Media für diese Unterstützung Kosten (Stunden oder andere) entstehen müssen, ist sie berechtigt, dem Benutzer eine Rechnung zu stellen.

Pink Minds Media ist verpflichtet, die Vertraulichkeit der personenbezogenen Daten zu wahren, die sis im Auftrag des Nutzers verarbeitet.

Der Benutzer erteilt Pink Minds Media die Erlaubnis, die personenbezogenen Daten an alle Personen, Institutionen und Stellen weiterzugeben, die direkt an der Ausführung des Auftrags beteiligt sind, wenn dies für die Ausführung der Vereinbarung mit dem Benutzer und im Rahmen der Verordnung unbedingt erforderlich ist.

Die Mitteilung an andere als die im vorstehenden Absatz beschriebenen Dritten ist untersagt, es sei denn, dies ist gesetzlich vorgeschrieben oder aufgrund eines Gerichtsbeschlusses erforderlich. Eine gesetzlich vorgeschriebene Weitergabe an Dritte muss Pink Minds Media dem Nutzer vorab mitteilen.

Pink Minds Media trifft geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um ein angemessenes Sicherheitsniveau zu gewährleisten. Hierfür verwendet Pink Minds Media ein Verfahren, die technischen und organisatorischen Maßnahmen auf ihre Effektivität für die Sicherheit der Verarbeitung regelmäßig zu testen, zu analysieren und zu evaluieren.

Pink Minds Media ergreift gemäß Artikel 32 der Datenschutz-Grundverordnung geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zur Sicherung der personenbezogenen Daten und ihrer Verarbeitung, um die personenbezogenen Daten des Benutzers vor Verlust, Hacking, Zerstörung sowie jeder anderen Form der rechtswidrigen Verarbeitung zu schützen. Stellt Pink Minds Media fest, dass eine unbefugte Verarbeitung stattgefunden hat, wird es den Nutzer innerhalb von 48 Stunden darüber informieren.

Pink Minds Media ergreift die erforderlichen Maßnahmen, um den Zugriff auf personenbezogene Daten auf diejenigen Mitarbeiter von Pink Minds Media zu beschränken, die Zugriff auf diese personenbezogenen Daten benötigen, um die Vereinbarung mit dem Benutzer erfüllen zu können.

Der Benutzer garantiert, dass die angegebenen personenbezogenen Daten richtig und vollständig sind. Der Nutzer erkennt an und akzeptiert, dass Pink Minds Media keinerlei Verpflichtung gegenüber dem Nutzer hat, die Richtigkeit und Vollständigkeit der bereitgestellten personenbezogenen Daten zu überprüfen. Pink Minds Media haftet gegenüber dem Nutzer aus keinem Grund, einschließlich der Haftung für Schäden, die dem Nutzer aufgrund von Ansprüchen Dritter, einschließlich der betroffenen Person im Sinne der DSGVO, aufgrund der Verarbeitung durch Pink Minds entstehenden Medien falsche oder unvollständige personenbezogene Daten, die der Benutzer Pink Minds Media zur Verfügung gestellt hat.

Der Nutzer haftet für und verpflichtet sich, Pink Minds Media für alle Schäden und Kosten zu entschädigen, die Pink Minds Media im Zusammenhang mit der Verarbeitung personenbezogener Daten durch Pink Minds Media in Ausführung der Vereinbarung mit dem Nutzer entstehen, einschließlich jeglicher Schäden, für die Pink Minds Media einen Dritten kompensieren muss, einschließlich der betroffenen Person, und die das Ergebnis eines dem Benutzer zuzuschreibenden Fehlers, Nichteinhaltung seiner Verpflichtungen aus diesen Bestimmungen oder der Ungenauigkeit einer vom Benutzer in diesen Bestimmungen gegebenen Garantie sind.

Die Haftung von Pink Minds Media ist stets auf diese in der DSGVO konkret vorgesehenen Fälle beschränkt. Die Haftung von Pink Minds Media ist in allen Fällen immer auf den direkten Schaden des Nutzers beschränkt. Der Nutzer stellt Pink Minds Media jederzeit von allen Ansprüchen Dritter frei.

Pink Minds Media wird in Bezug auf die verarbeiteten personenbezogenen Daten stets die größte Vertraulichkeit wahren. Personenbezogene Daten werden nicht länger aufbewahrt, als für die Erfüllung der Vereinbarung mit dem Benutzer erforderlich. Wenn personenbezogene Daten danach nicht mehr benötigt werden, werden sie von Pink Minds Media angemessen gelöscht und dauerhaft entfernt.

Im Falle der Beendigung der Verarbeitung wird Pink Minds Media unabhängig von der Art und Weise unverzüglich und von sich aus alle personenbezogenen Daten, die Dokumente, Computerfestplatten, USB-Sticks und andere Informationsträger enthalten, einschließlich Kopien davon, unabhängig davon, ob der Inhalt der Datenträger von Pink Minds Media produziert oder hergestellt wird, den Nutzer für die Verarbeitung oder Dritte vernichten und/oder Unterauftragsverarbeiter mit dem Notwendigen beauftragen.

Der Benutzer akzeptiert, dass personenbezogene Daten nicht sofort aus allen Backups entfernt werden können. Pink Minds Media bewahrt Backups mit personenbezogenen Daten für einen Zeitraum von zwölf Monaten nach Beendigung der Verarbeitung auf. Nach Ablauf von zwölf Monaten werden die Backups mit personenbezogenen Daten dauerhaft gelöscht.

Pink Minds Media gibt die personenbezogenen Daten des Nutzers nicht zu kommerziellen Zwecken an Dritte weiter. In bestimmten Fällen ist Pink Minds Media gesetzlich oder per Gerichtsbeschluss verpflichtet, personenbezogene Daten an Dritte zu übermitteln. Für alle anderen Fälle muss Pink Minds Media die Zustimmung des Nutzers zur Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte (Institutionen, Behörden, ...) einholen.

Wenn Pink Minds Media die vorherige schriftliche Zustimmung des Nutzers eingeholt hat, darf Pink Minds Media nur anonymisierte Daten an Dritte weitergeben, die nicht direkt oder indirekt an der Ausführung des Vertrages mit dem Nutzer beteiligt sind. Pink Minds Media garantiert, dass diese Weitergabe an Dritte stets im Rahmen der Datenschutz-Grundverordnung erfolgt und nur eine Verarbeitung im Hinblick auf die Archivierung im öffentlichen Interesse, wissenschaftliche oder historische Forschung oder zu statistischen Zwecken betrifft.

Pink Minds Media kann Subunternehmer-Verarbeiter ernennen, um die Verarbeitungstätigkeiten für den Nutzer durchzuführen. Wenn Pink Minds Media einen Subunternehmer-Verarbeiter im Sinne dieses Artikels hinzuzieht, schließt Pink Minds Media mit dem Subunternehmer-Verarbeiter eine schriftliche Vereinbarung ab, die mindestens alle Garantien, Verpflichtungen und Haftungen enthält, die sich aus dieser Auftragsverarbeiterordnung ergeben.

Pink Minds Media versucht immer, möglichst viele europäische Subunternehmer-Verarbeiter zu nutzen und so die personenbezogenen Daten nach Möglichkeit innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) zu halten. Wenn sich Pink Minds Media dennoch auf außereuropäische Auftragsverarbeiter verlassen muss, stellt es sicher, dass die personenbezogenen Daten außerhalb Europas genauso sicher sind wie in Europa. Pink Minds Media schließt bei Bedarf Standardvertragsklauseln mit diesen Subunternehmern und Auftragsverarbeitern ab und bietet zusätzliche Garantien zum Schutz der personenbezogenen Daten.

Kommt der Unterauftragsverarbeiter diesen Pflichten nicht nach, haftet Pink Minds Media für die Erfüllung der Pflichten des Unterauftragsverarbeiters. Der Benutzer kann die aktuelle Liste der Subunternehmer-Verarbeiter auf einfache Anfrage per E-Mail anfordern und hat das Recht, der Zusammenarbeit mit einem bestimmten Verarbeiter zu widersprechen.

Eine Datenschutzverletzung im Sinne dieser Vorschriften bedeutet eine Sicherheitsverletzung, die versehentlich oder rechtswidrig zur Zerstörung, zum Verlust, zur Änderung, zur unbefugten Offenlegung oder zum Zugriff auf übertragene, gespeicherte oder anderweitig verarbeitete personenbezogene Daten führt.

Wenn eine Datenpanne entdeckt wird, informiert Pink Minds Media den Nutzer so schnell wie möglich und spätestens innerhalb von 48 Stunden nach der Entdeckung per E-Mail.

Nach der Entdeckung einer Datenschutzverletzung wird Pink Minds Media den Nutzer über die Maßnahmen informieren, die ergriffen wurden, um das Ausmaß der Datenschutzverletzung zu begrenzen oder in Zukunft zu verhindern.

Der Nutzer ist dafür verantwortlich, die Datenschutzverletzung innerhalb der gesetzlichen Fristen an die Aufsichtsbehörden zu melden.