Event Management Software

Warum Veranstaltungs-Software eine gute Idee für dein Event ist

Eventsoftware auf deinen Veranstaltungen hat viele Vorteile. Als Veranstaltungsorganisator weißt du, dass die Organisation einer Veranstaltung viel Arbeit bedeutet. Manchmal sieht man den Wald vor lauter Bäumen nicht. Glücklicherweise kann dir eine Veranstaltungs-Planungssoftware bei der Veranstaltungsplanung und -koordination deiner Präsenz-, Hybrid- und Online-Veranstaltung oder -Party helfen. Mit einer Veranstaltungsplanungs-Software kannst du viele Aspekte deiner Veranstaltungsplanung automatisieren: Marketing, Registrierung, Teilnehmerverwaltung, Aufgabenzuweisung, Teilnehmerausweise, Budgetverwaltung, Zeitpläne, Szenarien und die Verwaltung deines Standorts.

Veranstaltungs-Software verbindet alle Bereiche der Veranstaltungskommunikation. Auf diese Weise müssen du und dein Team nicht mehr mit unterschiedlichen Systemen arbeiten, was Zeit spart und weniger Fehler verursacht. Alle Informationen sind immer aktuell, denn jede Anpassung, die du vornimmst, wird sofort in allen Dokumenten und Berichten aktualisiert. So arbeiten du und dein Team immer mit den aktuellsten Informationen.

Überraschend vielseitige Veranstaltungs-Software

Veranstaltungs-Software macht dir nicht nur das Leben leichter und verbessert den Gewinn (ROI) deiner Veranstaltung. Veranstaltungsmanagement-Tools bieten deinen Gästen und Besuchern auch zahlreiche Vorteile. Auch Self-Service-Funktionen wie Online-Anmeldung, Push-Kommunikation und Bezahlmodule sind angenehme und effiziente Optionen, die diese Software bietet.

Hinsichtlich der Funktionalitäten kann sich Veranstaltungs-Software stark unterscheiden. Häufig sind folgende Funktionen vorhanden:

1/ Mit Veranstaltungs-Software beschleunigst du deine Kommunikation. Du kommunizierst einfach und schnell mit deinen Lieferanten und erleichterst auch die interne Kommunikation, Zusammenarbeit und Projektverwaltung innerhalb deines Organisationsteams.

2/ Veranstaltungsmanagement-Software macht dich und dein Team zu Planungsmeistern. Du verwaltest die gesamte Planung deiner Veranstaltung von Anfang bis Ende. Szenarien erstellen, (flexible) Mitarbeiter einplanen, ... Du erledigst alles an einem Ort und behältst den vollen Überblick.

3/ In deiner Veranstaltungsplanungs-Software steuerst du auch deine Zahlen: du erstellst Angebote und verwaltest deine Budgets. Lieferanten, Location, Unterhaltung, Catering, Technik, Marketing, Ausgaben und Einnahmen, du profitierst stark von der klaren (finanziellen) Übersicht in deiner Software.

4/ Mithilfe von Veranstaltungs-Software kannst du eine responsive Veranstaltungs-Website im Stil deiner Marke erstellen. Die Veranstaltungs-Website ist die zentrale Schaltstelle für deine gesamte Kommunikation. Auf all deinen Kommunikationskanälen verweist du auf deine Website, wo deine Besucher Informationen zu deiner Veranstaltung abrufen können.

5/ Über die integrierten Mailplattformen der Veranstaltungs-Software kannst du ganz einfach Einladungen an deine potenziellen Gäste versenden, vom Save-the-Date bis zur endgültigen Bestätigung. Du bestimmst deine Zielgruppe(n) und es ist möglich, E-Mail-Kampagnen komplett im Stil deines Unternehmens zu versenden. In der Veranstaltungs-Software werden oft umfangreiche Auswertungsmöglichkeiten bereitgestellt, sodass du als Veranstaltungsplaner genau weisst, was deine Kampagnen erreichen.

6/ Mit dieser Software verwaltest du auch deine Besucherregistrierung auf einer benutzerfreundlichen Plattform. Deine eingeladenen Gäste registrieren sich über Registrierungssoftware, z.B. ein auf deine Bedürfnisse zugeschnittenes Registrierungsformular, und über diese Veranstaltungsregistrierung verfolgst du alle Zahlen & Fakten lückenlos in deinem Backoffice.

7/ Möchtest du auch deinen Rechnungs- und Zahlungsprozess über eine Veranstaltungs-Software automatisieren? Das ist möglich! Beim Event-Ticketing legst du deinen Eintrittspreis nach Belieben fest, mit oder ohne Ermäßigungen, ggf. in verschiedenen Teilen. Nach der Zahlung erhalten deine Gäste automatisch eine Bestätigungs-E-Mail und ihr (E-)Ticket.

8/ Die Software vereinfacht auch die Zutrittskontrolle bei deiner Veranstaltung. Mit einem Scanner-Tool kannst du die Barcodes auf den (E-)Tickets oder Ausweisen deiner Besucher auslesen. Du weißt jederzeit, welcher deiner Gäste anwesend ist und wer nicht.

9/ Möchtest du die Wirkung deiner Veranstaltung mit Veranstaltungs-Software steigern? Das ist mit einer Event-App möglich. Mit dieser mobilen App auf Smartphone oder Tablet haben deine Besucher alle allgemeinen und persönlichen Informationen in der Tasche (E-Ticket, Programm, Lageplan etc.). Du zeigst deinen Gästen den Weg, bindest sie in deine Community ein und kannst sie immer erreichen. Praktisch, oder?

10/ Die Veranstaltung ist beendet und das war's? Noch nicht ganz. Als Veranstaltungsprofi weisst du, wie wichtig es ist, mit deinen Besuchern in Kontakt zu bleiben, damit du mit deinen Gästen eine Beziehung aufbauen kannst. Du versorgst deine Community mit Veranstaltungsfotos, Videoaufzeichnungen deiner Sessions und Präsentationen auf der Veranstaltungs-Website. Mit dieser Software kannst du deinen Gästen auch ganz einfach eine Dankes-E-Mail für ihre Teilnahme senden.

11/ Ganz wichtig: die Auswertung deiner Veranstaltung. Du misst den Erfolg, indem du durch offene oder geschlossene Fragen oder eine Bewertungsskala um Feedback bittest. Dieses Feedback ist für deine nächsten Veranstaltungen von unschätzbarem Wert. Um Feedback bitten, das ist alles dank professioneller Veranstaltungsplanungs-Software integriert.

Software-Erweiterungen sind möglich

Darüber hinaus enthält Software für Veranstaltungen häufig eine offene API, sodass diese Programme problemlos mit anderen Softwareanwendungen wie einem CRM- und/oder Buchhaltungspaket kommunizieren können. Auf diese Weise kannst du die Funktionalitäten deiner Veranstaltungsplanungs-Software ganz einfach auf andere Bereiche deiner Veranstaltungsplanung ausweiten.

Veranstaltungs-Software für dein Event, worauf wartest du noch?

Professionelle Veranstaltugns-Software; die passende Lösung für dich? Im Stil deines Unternehmens? Einschließlich einer optimalen Benutzererfahrung? Diese Unternehmen können dir dabei helfen. Sie entwickeln, gestalten und implementieren Veranstaltungsplanungs-Software für dein Veranstaltungsunternehmen.

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