Es war ein seltsames Gefühl, vor ungefähr anderthalb Jahren. Was niemand für möglich gehalten hätte, geschah: Die Veranstaltungs- und Konferenzwelt kam auf einen Schlag zum Erliegen. Plötzlich sah sich das Beurs van Berlage wie seine anderen Veranstaltungsorte mit einer leeren Agenda konfrontiert. „Wir waren am Anfang noch ziemlich beschäftigt“, sagt der . „Vor allem bei bewegenden Events. Dabei gilt es einiges zu bedenken: Man muss Veranstalter beruhigen, Platz schaffen in der ohnehin vollen Agenda, schauen, ob die aktuelle Form der Veranstaltung zum Beispiel in einem Jahr noch passt und sich mit den Hotels über die Zimmer abstimmen bereits für mehrere Tage gebucht. Konferenzen.“
Schauen, was möglich ist: Neustart mit kleinen Events
Die Beurs erkannten schnell, dass Stillsitzen und Warten auf das Ende der Pandemie keine Lösung war. Es galt, den Wünschen des Marktes genau zuzuhören, um entsprechende neue Produkte und Dienstleistungen zu entwickeln. Wir haben uns angeschaut, was trotz aller Einschränkungen und Unsicherheiten noch möglich war. Dies führte zu einem Neustart mit kleinen Veranstaltungen wie Konzerten und Abschlussfeiern. Auch für Aktionärsversammlungen und Prüfungskandidaten wurden Räume zur Verfügung gestellt, und die Börse wurde sogar als Wahllokal für nationale Wahlen eingerichtet. „Das war eine großartige Möglichkeit, anderen Sektoren mit Platzmangel zu helfen. Es war auch schön für unsere Leute, denn Nichtstun und Stillsitzen liegt nicht in unserer DNA.“
Der nächste Schritt: wieder virtuell an die Börse gehen
Doch die Beurs taten noch mehr und reagierten beispielsweise auf die steigende Nachfrage nach hybriden und virtuellen Events. Gemeinsam mit den Partnern Faber Audiovisuals, Univate und Plugged Live Shows wurde bald eine Plattform entwickelt, die es Veranstaltern ermöglichte, ihr physisches Event um ein virtuelles Erlebnis zu erweitern oder sogar komplett digital zu gestalten.
Mit der 'Beurs van Berlage Virtual Live Events Platform' treten Sie als Teilnehmer in das digitale Beurs ein. Der Türsteher begrüßt Sie persönlich und Sie betreten das Messefoyer. Dort hört man wie bei einer Live-Konferenz im Hintergrund das Summen der anderen Teilnehmer. Van Kessel ist davon sehr begeistert, denn so ist es noch möglich, das Ambiente des monumentalen Gebäudes und die persönliche Gastfreundschaft zu erleben. „Bei einer Online-Konferenz bekommt man oft einen Link. Wenn Sie darauf klicken, landen Sie normalerweise in einer Zoom-ähnlichen Umgebung. Aber das Beurs ist genau ein Ort, den Sie wegen seiner reichen Geschichte und seines Aussehens wählen. Mit der Plattform stellt man sich, obwohl digital, im Beurs van Berlage vor. Das Karussell in der Plattform ermöglicht es den Besuchern, mit anderen Konferenzteilnehmern zu kommunizieren und den Referenten sogar Live-Fragen zu stellen.“
Um hybride und virtuelle Events auf ein ausgereiftes Niveau zu heben, realisierten die Beurs ein komplett neues, hochmodernes Eventstudio: Studio Berlage. Studio Berlage ist nicht nur ein Greenscreen, bei dem ein Lautsprecher flach in einen anderen Hintergrund projiziert wird, sondern eine echte Bühne in einem der historischen Säle der Beurs. Wir arbeiten mit einem von einer virtuellen Welt umgebenen LED-Sockel, der eine lebendige Interaktion auf Distanz zwischen Publikum, Moderatoren und/oder mehreren Keynote-Speakern ermöglicht.
Darüber hinaus wurde der Verwaltungsraum in ein kleineres Studio, Studio 1903, umgewandelt, das vollständig ausgestattet ist, um die Organisatoren kleinerer Online-Webinare, Seminare und anderer kleiner virtueller Veranstaltungen zu entlasten.
Bleibt online wegen des großen Mehrwerts
Die Beurs van Berlage geht davon aus, dass Hybrid-Events bleiben werden, da die Online-Komponente einen großen Mehrwert bietet. Ein wichtiger Vorteil ist, dass Veranstalter nun ihre Reichweite erhöhen können. „Normalerweise bietet die Beurs van Berlage maximal 1.300 Konferenzteilnehmern Platz. Durch Hinzufügen einer Online-Komponente können Sie die Teilnehmerzahl bis ins Unendliche erhöhen. Sie können aber auch eine ganz andere Zielgruppe ansprechen, denn Online funktioniert auch als eine Art On-Demand-Modell. Wer sich nur für einen bestimmten Teil des Kongresses interessiert, schaut sich nur diesen an. Die Betrachtung aus der Ferne ist auch für Menschen interessant, die nicht reisen wollen, können oder dürfen. Sie können die Sitzungen auch zu einem späteren Zeitpunkt überprüfen. Mit Online-Ergänzungen erzielen Sie mehr Rendite aus Ihrer Veranstaltung. Da eine Aufnahme beispielsweise teilbar ist, können Sie sie später erneut anbieten. Das geht über einen digitalen Kanal, zum Beispiel über ein Abonnement, aber auch während einer anderen Veranstaltung.“
Live-Events kommen in vollem Umfang zurück
Aber so wertvoll alle Online-Optionen auch sind, Van Kessel glaubt immer noch an die Kraft von Live-Events. „Ein spontanes Gespräch auf dem Boden unterscheidet sich von einer Kommunikation über einen Bildschirm. Natürlich ist es auch ein anderes Gefühl, eine Veranstaltung in einem internationalen Hotspot mit Charme zu besuchen; ein Gebäude mit Grandezza, der Ort im Herzen von Amsterdam, wo besondere Dinge passieren.“
Sie ist daher überzeugt, dass Live-Events in voller Pracht zurückkehren werden. Dies geht aus ihrer Sicht mit neuen Herausforderungen einher, wenn es auch eine Online-Komponente gibt. Zum Beispiel lassen sich Menschen, die durch einen Bildschirm schauen, oft leicht ablenken, was es schwieriger macht, ihre Aufmerksamkeit aufrechtzuerhalten. Umgekehrt: Gerade wenn es einfach ist, eine Veranstaltung vom Wohnzimmer aus zu besuchen, erfordert es einen zusätzlichen Aufwand, die Leute vor Ort zu einem Besuch zu locken.
„Wer mit einem Hybrid-Event erfolgreich sein will, muss wirklich zwei getrennte Programme anbieten. Diese Programme müssen unverwechselbarer sein als bisher. Live-Konferenzen stehen den ganzen Tag über auf dem Programm, darunter ein gutes Mittagessen, saubere Toiletten, klare Beschilderung und freundliches Personal. Im Online-Teil geht es viel mehr um Dinge wie die Power der Referenten, die Themen der Sessions und die Inhalte.“
Gemeinsam Ihre Veranstaltung zum Erfolg machen
Die Beurs van Berlage denkt gerne gemeinsam mit Veranstaltern von Konferenzen und anderen Events darüber nach, wie sie ihre Teilnehmer live und online am besten fesseln können. „Wir haben alle Möglichkeiten im Haus, um eine unvergessliche Konferenz komplett von A bis Z zu organisieren und einzurichten, sowohl live, hybrid als auch komplett virtuell. Unsere Mitarbeiter sind sehr erfahren und können gemeinsam mit unseren Partnern einem Veranstalter viel Arbeit abnehmen. Denken Sie an die Vorlaufphase, Anmeldung, Hotelvermittlung während der Veranstaltung, die Veranstaltung selbst mit allem Drum und Dran, aber auch die Nachbetreuung. Wir haben alles im Haus, damit jede Veranstaltung ein voller Erfolg wird.“
Die jüngsten Ereignisse haben jedenfalls viel Kreativität an die Oberfläche des Beurs van Berlage gebracht. Die Organisation hat sich als belastbar erwiesen und ist in der Lage, schnell auf Veränderungen zu reagieren. „Wir haben nicht aufgegeben. Die Krise hat uns gelehrt, dass man immer einen Plan B haben sollte. Dadurch kann eine Veranstaltung immer fortgesetzt werden, auch wenn etwas Unerwartetes passiert. So können wir immer etwas für unsere Kunden tun. Gemeinsam machen wir es zu einem Erfolg und sorgen dafür, dass wir am Ende das erreichen, worum es geht: dass die Besucher ein unvergessliches Erlebnis haben“, so Evelien van Kessel abschließend.
