Besucherregistrierung und Datenschutz

Eventpartners - Bezoekersregistratie|
27. März 2024

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Datenschutz: ein Thema, das immer wichtiger wird. Wer mit fremden Daten in Berührung kommt, muss sich an alle möglichen Gesetze und Vorschriften halten. Auch als Messeveranstalter muss man sich mit vielen personenbezogenen Daten auseinandersetzen. Zum Beispiel von Ausstellern und deren Beziehungen. Aber auch von Sponsoren und anderen Messebesuchern. Daher ist Vorsicht geboten und das ist manchmal recht schwierig. Denn wenn es um private Daten geht, wollen Sie keine Fehler machen. Doch welche Regeln müssen Sie eigentlich einhalten? Und wie bieten Sie Ihren Ausstellern und Geschäftspartnern ausreichenden Schutz?

Der Schutz personenbezogener Daten ist ein Grundrecht eines jeden Menschen

Seit 2018 gilt in Europa die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). In den Niederlanden haben wir dieses europäische Gesetz in die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) übernommen. Die niederländische Datenschutzbehörde (AP) stellt sicher, dass alle diese Regeln eingehalten werden.

Als Veranstalter einer Kunstmesse verarbeiten Sie auch personenbezogene Daten

Dabei handelt es sich häufig nicht nur um Daten der Aussteller, sondern auch von Sponsoren, Besuchern, Standbauern und der Presse. Eine Gruppe, die besondere Aufmerksamkeit erfordert, sind die Kunden und Beziehungen Ihrer Aussteller. Für Aussteller sind ihre Kunden ihre Daseinsberechtigung. Diese Daten werden in der Regel nicht weitergegeben. Daher ist es wichtig, dies zu berücksichtigen und eine Lösung zu finden.

Woran muss man als Veranstalter einer Kunstmesse denken?

Daher ist Vorsicht geboten. Aber wie macht man das richtig? Eine Reihe von Themen, die Sie berücksichtigen sollten:

- Datenminimierung

Fragen Sie nur nach Daten, die Sie auch tatsächlich nutzen. Also beispielsweise keine Adressangaben, wenn Sie mit Online-Tickets arbeiten.

- Transparenz

Stellen Sie sicher, dass Sie im Voraus klar angeben können, warum Sie diese Daten benötigen und was Sie mit den angeforderten Daten tun. Und wer kann es sehen.

-Recht auf Vergessenwerden

Wenn jemand möchte, dass Sie seine Daten löschen, müssen Sie dieser Aufforderung nachkommen und die Daten aus Ihrer Datei löschen.

Möchten Sie wissen, ob Sie als Veranstalter alle Regeln zum Datenschutz einhalten?

Wir verstehen, dass das alles manchmal eine ziemliche Herausforderung ist. Aber Sie müssen es nicht alleine schaffen. Es gibt viele Helplines. Schauen Sie sich zum Beispiel die Website der niederländischen Datenschutzbehörde (AP) an. Dort finden Sie die Hilfe zur DSGVO-Verordnung. So können Sie überprüfen, ob Sie die aktuell geltenden Vorschriften einhalten. Oder dass Sie Maßnahmen ergreifen müssen.

Die Eventsoftware von Eventpartners sorgt für Kontrolle und Überblick

Bei Eventpartners wissen wir, worauf es bei der Organisation einer Kunstmesse ankommt. Auch wenn es um Privatsphäre und den Schutz personenbezogener Daten geht. Zuverlässigkeit steht bei uns an erster Stelle und durch unsere langjährige Erfahrung wissen wir, wie wir dies am besten erreichen können. Eine kurze Vorschau:

- Jeder Aussteller erhält eine eigene sichere Umgebung mit 2-Faktor-Authentifizierung, um seine Geschäftspartner einzuladen. Hierzu schließen Sie als Veranstalter mit Ihren Ausstellern einen Verarbeitungsvertrag ab. Damit bieten Sie Ihren Ausstellern die Sicherheit, dass niemand sonst diese Daten sieht.

- Wir arbeiten nur mit Hosting-Anbietern zusammen, die die erforderlichen ISO-Zertifizierungen erfüllen und unsere Software nach den Grundsätzen „Privacy by Default“ und „Privacy by Design“ schreiben. Wir ergreifen daher bereits bei der Entwicklung unserer Software Maßnahmen zur Verbesserung des Datenschutzes. Und die Standardeinstellungen sind so datenschutzfreundlich wie möglich eingestellt. Dadurch entsteht das sicherste System und die Software ist maximal wasserdicht.

- Wir beraten Sie als Veranstalter während des gesamten Prozesses. Gemeinsam schauen wir, welche Daten Sie wirklich benötigen. Wie können wir diese erfassen und wofür können Sie diese Daten verwenden?

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Privacy: een onderwerp waar steeds meer om te doen is. Iedereen die in aanraking komt met gegevens van een ander moet zich houden aan allerlei wet- en regelgeving. Ook als beursorganisator heb je te maken met veel persoonlijke gegevens. Bijvoorbeeld van exposanten en hun relaties. Maar ook van sponsoren en andere bezoekers van de beurs. Voorzichtigheid is dus geboden en dat is soms best lastig. Want je wilt geen fouten maken als het gaat om privégegevens. Maar wat zijn nu eigenlijk de regels waar je aan moet voldoen? En hoe bied je jouw exposanten en relaties voldoende bescherming?

Bescherming van persoonsgegevens is een grondrecht van iedereen

In Europa geldt sinds 2018 de wet General Data Protection Regulation (GDPR). In Nederland hebben we deze Europese wet verwerkt in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) ziet er in Nederland op toe dat al deze regels worden nageleefd.

Als organisator van een kunstbeurs verwerk je ook persoonsgegevens

Vaak zijn dit niet alleen de gegevens van de exposanten, maar ook van sponsoren, bezoekers, standbouwers en pers. Een groep die speciale aandacht vraagt is die van de klanten en relaties van jouw exposanten. Voor exposanten zijn hun klanten hun bestaansrecht. Deze gegevens uit handen geven doen ze meestal niet. Belangrijk dus om daar rekening mee te houden en een oplossing voor te zoeken.

Waar moet je als organisator van een kunstbeurs allemaal over nadenken?

Voorzichtigheid is dus geboden. Maar hoe doe je dat op een goede manier? Een aantal onderwerpen waar je rekening mee moet houden:

- Dataminimalisatie

Vraag alleen data die je ook daadwerkelijk gebruikt. Dus bijvoorbeeld geen adresgegevens als je werkt met online tickets.

- Transparantie

Zorg dat je vooraf duidelijk aan kunt geven waarom je die data nodig hebt en wat je met de gevraagde data doet. En wie het mag inzien.

-Recht om vergeten te worden

Als iemand wil dat je zijn of haar gegevens verwijdert, dan moet je aan dat verzoek gehoor gegeven en de data verwijderen uit jouw bestand.

Wil je weten of jij als organisator aan alle regels rondom privacy voldoet?

We snappen dat het soms allemaal best een zoektocht is. Maar je hoeft het niet alleen te doen. Er zijn genoeg hulplijnen. Kijk bijvoorbeeld eens op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Daar vind je de AVG-regelhulp. Daarmee kun je toetsen of je voldoet aan de nu geldende regelgeving. Of dat je actie moet ondernemen.

De event software van Eventpartners zorgt voor controle en overzicht

Bij Eventpartners weten we wat belangrijk is bij de organisatie van een kunstbeurs. Ook als het gaat over privacy en het veilig stellen van persoonsgegevens. Betrouwbaarheid staat bij ons bovenaan de prioriteitenlijst en we weten door onze jarenlange ervaring hoe we dat het beste in kunnen vullen. Alvast een tipje van de sluier:

- Elke exposant krijgt een eigen veilige omgeving met 2-factorauthenticatie om zijn of haar relaties uit te nodigen. Jij als organisator sluit hierover een verwerkersovereenkomst met jouw exposanten. Dat betekent dat je jouw exposanten de zekerheid kunt bieden dat niemand anders deze gegevens ziet.

- We werken alleen samen met hosting-partijen die voldoen aan de vereiste ISO-certificeringen en schrijven onze software volgens privacy by default en privacy by design principes. We zorgen dus al bij de ontwikkeling van onze software voor privacy verhogende maatregelen. En de standaard instellingen zijn maximaal privacy-vriendelijk ingesteld. Hierdoor ontstaat een zo veilig mogelijk systeem en is de software maximaal waterdicht.

- We adviseren jou als organisator gedurende het hele traject. Samen kijken we welke gegevens je echt nodig hebt. Hoe kunnen we die verzamelen en waar mag je deze gegevens voor gebruiken?

Bezoekersregistratie en privacy - Foto 1

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