Ein effektives System zur Besucherregistrierung und -überwachung ist für Konferenzorganisatoren unerlässlich. Diese Systeme spielen nicht nur eine entscheidende Rolle bei der Verwaltung und Logistik der Veranstaltung, sondern auch bei der Gewährleistung von Sicherheit, Datenschutz und einem reibungslosen, personalisierten Erlebnis für jeden Teilnehmer. Doch wie arrangiert man das geschickt? Alles, was Sie wissen müssen.
Konferenzanmeldung und Verarbeitung personenbezogener Daten
Als Veranstalter von Tagungen erheben Sie bei der Anmeldung von Tagungsbesuchern verschiedene personenbezogene Daten. Von Namen und Kontaktinformationen bis hin zu Ernährungsbedürfnissen und Vorlieben für bestimmte Sitzungen. Es ist wichtig, dass Sie diese Daten ordnungsgemäß erheben und verarbeiten. In Europa gilt die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Diese Gesetzgebung stellt sicher, dass personenbezogene Daten sicher gespeichert und nur mit Zustimmung des Teilnehmers für bestimmte Zwecke verwendet werden. Als Tagungsveranstalter müssen Sie aufgrund der DSGVO eine Reihe von Themen berücksichtigen:
- Notieren Sie nur das Notwendige
Fragen Sie nur nach Daten, die Sie tatsächlich benötigen und nutzen. Registrieren Sie beispielsweise keine Adressdaten, wenn Sie mit Online-Tickets arbeiten.
- Seien Sie transparent darüber, was Sie aufzeichnen
Stellen Sie sicher, dass Sie im Vorfeld klar angeben können, warum Sie die Daten benötigen, wie und zu welchem Zweck Sie die Daten verwenden und wer die Daten einsehen darf. Teilnehmer müssen sich daher vor der Eingabe ihrer Daten gut informieren. Sie müssen Ihren Besuchern außerdem die Möglichkeit bieten, die Verarbeitung dieser Daten zu verweigern.
- Daten auf Wunsch löschen
Wenn jemand bei der Registrierung seine Daten eingegeben hat und anschließend möchte, dass Sie seine Daten löschen, müssen Sie dieser Aufforderung nachkommen und die Daten aus Ihrer Datei löschen. Das hat mit dem Recht auf Vergessenwerden zu tun.
Besucherregistrierung und Sicherheit
Sicherheit steht bei jeder Konferenz an erster Stelle. Ein zuverlässiges Registrierungs- und Überwachungssystem hilft Konferenzorganisationen dabei, Teilnehmer zu identifizieren und Besucherströme vor und während der Konferenz zu orchestrieren. Dies ist wichtig, um unerwünschte Menschenansammlungen zu verhindern und etwaige Notfallsituationen zu bewältigen.
Überwachen Sie die Besucherströme während der Konferenz
Moderne Veranstaltungsregistrierungssysteme bieten häufig umfangreiche Überwachungs- und Analysemöglichkeiten. Durch die Verfolgung, welche Sitzungen am beliebtesten sind und wie sich die Teilnehmer durch die Veranstaltung bewegen, können Organisatoren mithilfe des Badge-Scannens wertvolle Erkenntnisse gewinnen. Welche Stände werden zum Beispiel häufig besucht und welche nicht? Diese Daten können genutzt werden, um das Erlebnis bei zukünftigen Veranstaltungen zu verbessern, beispielsweise durch die Optimierung der Raumaufteilung oder die Anpassung des Programms an die Interessen der Teilnehmer.
Besucherregistrierung und Vergabe von Akkreditierungspunkten
Für viele Fachtagungen ist die Vergabe von Akkreditierungspunkten eine wichtige Säule. Mit diesen Punkten können Teilnehmer wie Fachärzte und Juristen zeigen, dass sie sich in ihrem Fachgebiet weiterentwickeln. Ein fortschrittliches Registrierungs- und Überwachungssystem kann den Prozess der Vergabe dieser Punkte automatisieren. Und weil am Konferenztag selbst nachvollzogen werden kann, an welchen Sitzungen die Teilnehmer wie lange teilgenommen haben, entsteht ein lückenloses System zur Vergabe von Akkreditierungspunkten.
Wählen Sie ein fortschrittliches Event-Registrierungssystem
Für die erfolgreiche Organisation einer Konferenz ist ein fortschrittliches System zur Besucherregistrierung und -überwachung unabdingbar. Es gewährleistet nicht nur ein optimiertes Erlebnis für Organisatoren und Teilnehmer, sondern trägt auch zur Sicherheit bei, respektiert die Privatsphäre und unterstützt die berufliche Entwicklung der Teilnehmer. Durch die sorgfältige Auswahl eines Systems, das diese Kriterien erfüllt, legen Sie den Grundstein für eine erfolgreiche und unvergessliche Veranstaltung.
Die Eventsoftware von Eventpartners sorgt für Kontrolle und Überblick
Eventpartners hat jahrelange Erfahrung mit der Besucherregistrierung auf Konferenzen und weiß, worauf es für Konferenzorganisationen ankommt. Effizienz, Zuverlässigkeit und Datenschutz gehen für uns Hand in Hand. Aus diesem Grund entscheiden sich Konferenzorganisationen für unsere Veranstaltungsregistrierung und -überwachung:
- Wir bieten eine sichere Umgebung, um Menschen einzuladen. Hierzu schließt der Hauptveranstalter mit den anderen Einladenden einen Auftragsverarbeitungsvertrag ab.
- Wir arbeiten nur mit Hosting-Anbietern zusammen, die die erforderlichen ISO-Zertifizierungen erfüllen und unsere Software nach den Grundsätzen „Privacy by Default“ und „Privacy by Design“ schreiben. Wir ergreifen daher bereits bei der Entwicklung unserer Software Maßnahmen zur Verbesserung des Datenschutzes. Und die Standardeinstellungen sind so datenschutzfreundlich wie möglich eingestellt. Dadurch entsteht das sicherste System und die Software ist maximal wasserdicht.
- Wir bieten während der Konferenz erweiterte Funktionen an, wie z. B. eine Fotokabine für den Ausweisdruck vor Ort und ein digitales Warteschlangensystem für Standbesuche, damit Besucher nicht physisch anstehen müssen.
- Wir beraten Sie als Veranstalter während des gesamten Prozesses. Gemeinsam schauen wir, welche Daten Sie wirklich benötigen. Wie können wir diese sammeln und wofür können Sie diese Daten verwenden?
