Sieben inspirierende Ideen, um Ihre Konferenz zu einem großen Erfolg zu machen

Eventpartners - Bezoekersregistratie|
10. Juni 2024

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Konferenzen bieten eine hervorragende Plattform für den Austausch über die neuesten Entwicklungen und Errungenschaften in einem Bereich oder Sektor. Wenn Ihre Konferenz jedoch jährlich organisiert wird, kann es eine ziemliche Herausforderung sein, jede Ausgabe für die Teilnehmer mindestens genauso interessant und attraktiv zu gestalten wie die vorherige Ausgabe. Wie verhindern Sie, dass Ihre Tagung eintönig und innovativ wirkt, ohne gleich enorme Zusatzbeträge investieren zu müssen? Wir präsentieren Ihnen eine Reihe einfacher, aber eindrucksvoller Möglichkeiten, Ihre Tagung aufzuwerten, sodass diese Ausgabe den Teilnehmern noch lange in Erinnerung bleibt.

1. Nutzen Sie Tools, um die Vernetzung zu fördern

Um die Vernetzung während Ihrer Konferenz zu beschleunigen und sicherzustellen, dass sich alle leicht finden, ist beispielsweise eine fortschrittliche Konferenzregistrierungssoftware mit der Möglichkeit des Ausweisdrucks vor Ort von Vorteil. Bauen Sie auch Gaming-Elemente in die Networking-Momente ein, etwa eine digitale Schnitzeljagd oder ein Quiz, das die Teilnehmer durch die Veranstaltung führt. Dies fördert die aktive Teilnahme und macht das Networking unterhaltsam und interaktiv.

2. Erstellen Sie ein Belohnungssystem für die Teilnahme

Entwickeln Sie ein Belohnungssystem, um Teilnahme und Interaktion zu fördern. Erstellen Sie beispielsweise eine einzigartige „Konferenzwährung“, die Menschen durch die Teilnahme an Sitzungen verdienen und dann für exklusive (Nach-)Inhalte, Workshops oder Networking-Möglichkeiten ausgeben können. Das fördert die Teilnahme. Sie können auch Wettbewerbselemente damit verknüpfen. Beispielsweise erhält der Teilnehmer, der während der Konferenz die meisten Münzen verdient hat, einen Preis.

3. Denken Sie an das Wohlbefinden Ihrer Teilnehmer

Den ganzen Tag auf einer Konferenz herumzulaufen und Hände zu schütteln, kann eine intensive Angelegenheit sein. Berücksichtigen Sie dies und bieten Sie Ihren Teilnehmern eine Wohlfühlzone mit Aktivitäten wie Achtsamkeitssitzungen, kurzen Meditationen zur Erfrischung und gesunden Snacks und Getränken zur Revitalisierung. Sorgen Sie außerdem für ausreichend Pausen und genügend Zeit zwischen den verschiedenen Teilen des Konferenzprogramms. Auch die Einführung von Spielen und VR kann den Konferenzgenuss für die Teilnehmer deutlich steigern. All diese Extras zeigen, dass der Tagungsorganisation das Wohl der Teilnehmer am Herzen liegt.

4. Gestalten Sie auch die Plenarsitzungen so interaktiv wie möglich

Vermeiden Sie Situationen, in denen Redner nur auf der Bühne stehen und senden, während das Publikum aufgrund mangelnden Engagements heimlich einschläft. Bieten Sie stattdessen Live-Umfragen und Feedback mithilfe mobiler Technologie an, um die Meinungen und Vorlieben der Teilnehmer im Raum in Echtzeit zu sammeln. Dadurch wird die Konferenz interaktiver und damit spannender. Darüber hinaus liefern Ihnen die Daten, die Sie im Fall sammeln, wertvolle Erkenntnisse, die Sie dann in Artikeln und Aufsätzen verarbeiten können.

5. Sorgen Sie für Flexibilität mit Online-Support

Nutzen Sie eine Konferenzregistrierungssoftware, die es den Teilnehmern ermöglicht, ihre eigene Agenda zu erstellen und diese am Tag selbst anzupassen. Dies erhöht die persönliche Relevanz des Programms und verbessert die Zufriedenheit der Teilnehmer. Durch den Einsatz einer damit verknüpften spezifischen Konferenz-App kann das Erlebnis noch benutzerfreundlicher gestaltet werden. Mithilfe all dieser Technologien optimieren Sie die Teilnehmerströme und bieten allen ein möglichst persönliches Erlebnis. Durch die Analyse des Verhaltens und der Vorlieben der Teilnehmer können Sie auch zukünftige Veranstaltungen besser auf die Bedürfnisse aller abstimmen.

6. Werten Sie Ihre Goodie-Bag auf

Beraten Sie sich mit den Ausstellern und Sponsoren Ihrer Konferenz, wie Sie eine würdige, wirklich bedeutungsvolle Goodie-Bag zusammenstellen können. Seien Sie kreativ mit dem, was Sie der Tasche hinzufügen, und denken Sie über einen Stift und ein Notizbuch hinaus. Das Beste, was Sie mit einem Goodie erreichen können, ist, dass die Teilnehmer diesen Artikel im täglichen Leben häufig verwenden, sodass sie das ganze Jahr über an Ihre Konferenz erinnert werden und im nächsten Jahr sicherlich wieder dabei sein werden.

7. Machen Sie Nachhaltigkeit zu Ihrer Priorität

Gehen Sie einen Schritt weiter als herkömmliche Nachhaltigkeitsinitiativen wie die Eliminierung von Einwegplastik. Versuchen Sie beispielsweise, Ihre Konferenz zu einer Zero-Waste-Veranstaltung zu machen oder den CO2-Fußabdruck der Konferenz großzügig zu kompensieren. Die Kommunikation darüber stärkt den gesellschaftlichen Wert Ihres Konferenztitels.

Durch die Anwendung der oben genannten unerwarteten, aber logischen Tipps bringen Sie Ihre Konferenz auf das höchste Niveau. Sie steigern nicht nur die Zufriedenheit und das Engagement der Teilnehmer, sondern schaffen auch ein einzigartiges und unvergessliches Erlebnis, das ihnen noch lange nach der Veranstaltung in Erinnerung bleibt. Der Erfolg einer Konferenz wird nicht nur am Inhalt gemessen, sondern auch daran, wie Sie die Teilnehmer einbeziehen und inspirieren.

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Congressen bieden een uitstekend platform voor het delen van de nieuwste ontwikkelingen en prestaties binnen een vakgebied of sector. Maar als jouw congres jaarlijks wordt georganiseerd, kan het best een uitdaging zijn om elke editie voor de deelnemers weer minstens zo interessant en aantrekkelijk te maken als de voorgaande editie. Hoe voorkom je dat jouw congres routinematig gaat voelen en vernieuwing mist, zonder meteen enorme extra bedragen te hoeven investeren? We presenteren je een aantal eenvoudige, maar indrukwekkende manieren om jouw congres een upgrade te geven, zodat deze editie nog lang in de herinnering van de deelnemers zal blijven hangen.

1. Gebruik tools voor het bevorderen van netwerken

Om het netwerken tijdens jouw congres te bespoedigen en ervoor te zorgen dat iedereen elkaar gemakkelijk weet te vinden, is geavanceerde congresregistratiesoftware met de mogelijkheid van bijvoorbeeld on-site badgeprinting een pré. Introduceer ook gamingelementen in de netwerkmomenten, zoals een digitale speurtocht of een quiz die deelnemers door het evenement leidt. Dit moedigt actieve deelname aan en maakt het netwerken leuk en interactief.

2. Creëer een beloningssysteem voor deelname

Ontwikkel een beloningssysteem om deelname en interactie te bevorderen. Creëer bijvoorbeeld een unieke 'congres munt' die mensen kunnen verdienen door deel te nemen aan sessies en vervolgens kunnen uitgeven aan exclusieve (after)content, workshops of netwerkgelegenheden. Dit stimuleert participatie. Je kunt er ook wedstrijdelementen aan koppelen. De deelnemer die de meeste munten bij elkaar heeft verdiend tijdens het congres, krijgt dan bijvoorbeeld een prijs.

3. Denk aan het welzijn van je deelnemers

Een hele dag rondrennen en handen schudden op een congres kan een intensieve aangelegenheid zijn. Heb hier oog voor en bied je deelnemers een welzijnszone aan, met activiteiten zoals mindfulness-sessies, korte meditaties om deelnemers op te frissen en gezonde hapjes en drankjes om te revitaliseren. Zorg ook voor voldoende pauzes en voldoende tijd tussen de verschillende onderdelen van het congresprogramma. Het introduceren van games en VR kan de congresvreugde voor deelnemers ook flink verhogen. Al dit soort extra’s laten zien dat de congresorganisatie oog heeft voor het welzijn van de deelnemers.

4. Maak ook de plenaire sessies zo interactief mogelijk

Voorkom situaties waarin sprekers alleen maar staan te zenden op het podium terwijl de zaal stiekem in slaap sukkelt bij gebrek aan engagement. Zorg liever voor live-polling en -feedback met behulp van mobiele technologie, om de meningen en voorkeuren van de deelnemers in de zaal in real-time te verzamelen. Dit maakt het congres interactiever en daarmee enerverend. Bovendien geeft de data die je uit de zaak ophaalt je waardevolle inzichten die je vervolgens weer kunt verwerken in artikelen en papers.

5. Bied ruimte voor flexibiliteit met online ondersteuning

Maak gebruik van een congresregistratiesoftware die deelnemers in staat stelt hun eigen agenda samen te stellen en op de dag zelf aan te passen. Dit verhoogt de persoonlijke relevantie van het programma en verbetert de tevredenheid van de deelnemers. De inzet van een hieraan gekoppelde specifieke congresapp kan de ervaring nóg gebruiksvriendelijker maken. Met behulp van al dit soort technologie optimaliseer je de deelnemersstromen en bied je zo veel mogelijk een persoonlijke ervaring voor iedereen. Door het gedrag en de voorkeuren van de deelnemers te analyseren, kun je bovendien toekomstige evenementen beter afstemmen op ieders behoeften.

6. Upgrade die goodiebag

Overleg met de standhouders en sponsors van jouw congres hoe jullie tot een waardige, écht betekenisvolle goodiebag kunnen komen. Wees creatief met wat je toevoegt aan de tas en denk verder dan een pen en notitieboekje. Het mooiste wat je met een goodie kunt bereiken is dat deelnemers dit item in het dagelijks leven veelvuldig gaan gebruiken, zodat zij het hele jaar door aan jouw congres worden herinnerd en volgend jaar zeker weer van de partij zijn.

7. Maak van duurzaamheid je prioriteit

Zet een stap verder dan de gangbare duurzaamheidsinitiatieven zoals het elimineren van het wegwerpplastic. Probeer van jouw congres bijvoorbeeld een zero-waste evenement te maken, of compenseer ruimhartig voor de CO2-voetafdruk van het congres. Communicatie hierover versterkt de maatschappelijke waarde van jouw congrestitel.

Door bovenstaande onverwachte maar toch zo logische tips toe te passen, til je jouw congres naar het hoogste niveau. Niet alleen verhoog je de tevredenheid en betrokkenheid van de deelnemers, je creëert ook een unieke en memorabele ervaring die hen lang na het evenement zal bijblijven. Het succes van een congres wordt niet alleen gemeten aan de inhoud, maar ook aan de manieren waarop je de deelnemers engageert en inspireert.