Klare Kommunikation = einwandfreie Streams: Warum Kommunikation bei Live-Events der Schlüssel ist

Onstream|
12. Februar 2025

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Meiner Meinung nach kann eine großartige Veranstaltung nur dann stattfinden, wenn die Kommunikation stimmt. Bei jedem meiner Live-Stream-Events ist die Technologie nur so gut wie die Kommunikation dahinter. Egal, wie fortschrittlich Ihre Kameras, Streaming-Encoder oder Ihr Produktions-Setup sind, wenn die Kommunikation zwischen den Teams nicht klar genug ist, ist alles umsonst.

Von der ersten Besprechung bis zum Vorfeld des Veranstaltungstages ist eine effektive Kommunikation in jeder Phase entscheidend, um eine reibungslose und qualitativ hochwertige Veranstaltung zu gewährleisten. Die wichtigsten Aspekte für die Produktion eines erfolgreichen Live-Streams sind für mich:

1. Briefing vor der Veranstaltung und Schaffung der Grundlagen

Jedes erfolgreich live gestreamte Event beginnt mit einem ausführlichen Gespräch mit dem Kunden. Dabei sammle ich die Details, um mir ein Bild davon zu machen, was ich tun muss, zum Beispiel:

✅ Welche Streaming-Plattform soll verwendet werden?

✅ Anforderungen an Auflösung und Bandbreite

✅ Backup-Pläne

✅ Kunden-, Sprecher- und Präsentationsanforderungen – Logos und Branding usw.

✅ Anforderungen an Kameras, Software/Hardware und Live-Umschaltung

Das Briefing legt Erwartungen fest und ermöglicht es mir, Arbeitsabläufe entsprechend zu planen. Missverständnisse in dieser Phase können zu Änderungen in letzter Minute führen, die die gesamte Produktion stören können.

2. Kommunikation im Vorfeld des Veranstaltungstages

Auch wenn der Plan steht, ist in den Tagen/Wochen vor der Veranstaltung weiterhin eine regelmäßige Kommunikation zwischen den Teams erforderlich.

Kontinuierliche Kommunikation ist der Schlüssel zu einem reibungslosen und erfolgreichen Live-Stream. Regelmäßige Kunden-Check-Ins helfen dabei, Erwartungen abzustimmen, Updates zu Tagesordnungen oder Produktionsänderungen bereitzustellen und Vorschauen darauf zu bieten, wie die Plattform oder der Videoplayer den Endbenutzern angezeigt wird. Dies verringert auch das Fehlerrisiko und stellt sicher, dass jeder informiert und vorbereitet bleibt. Proaktive Planung hilft auch dabei, kurzfristige Anpassungen zu bewältigen, wie z. B. das Hinzufügen von Remote-Sprechern oder Produktionsoptimierungen, während das Festlegen einer klaren Frist für Änderungen Störungen in letzter Minute verhindert.

Ebenso wichtig ist die Kommunikation mit der Crew. Indem Kameraleute, Tontechniker und Streaming-Techniker auf dem Laufenden gehalten werden, ist eine reibungslose Durchführung am Tag der Dreharbeiten gewährleistet.

3. Onsite-Kommunikation: Das Rückgrat jedes Live-Events

Am Showtag ist die Echtzeitkommunikation innerhalb der Crew unerlässlich. Hier kommen professionelle kabelgebundene, kabellose oder digitale Kommunikations-Apps ins Spiel, die eine nahtlose Koordination gewährleisten. Diese Tools ermöglichen eine sofortige Kommunikation, sorgen für reibungslose Übergänge, treffende Hinweise und ermöglichen bei Bedarf eine schnelle Fehlerbehebung. Mit der richtigen Kommunikationseinrichtung bleibt das gesamte Produktionsteam synchron.

Kommunikation = Vertrauen

Bei Live-Streams von Firmenveranstaltungen gibt es keinen Raum für Missverständnisse. Vom ersten Kundenanruf bis zum Showtag sorgt eine klare und zuverlässige Kommunikation für eine ausgefeilte, professionelle Übertragung. Durch die Kombination aus strukturierter Planung, laufenden Updates und Kommunikation vor Ort können wir professionelle Live-Streams von Veranstaltungen liefern – ohne Stress.

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For me, you can’t have a great event unless you have great communication. For every live-streamed event I do, the technology is only as good as the communication behind it. No matter how advanced your cameras, streaming encoders, or production setup may be, a lack of clear communication between teams means this will all be for nothing.

From the initial briefing to the lead up to the event day, effective communication is critical at every stage to ensure a seamless, high-quality event. The key aspects for me to produce a successful live stream are:

1. Pre-Event Briefing and Setting the Foundation

Every successfully live-streamed event starts with a detailed conversation with the client. This is where I gather the details to get an idea of what I need to do, such as:

✅ Which Streaming platform to use?

✅ Resolution and bandwidth requirements

✅ Backup plans

✅ Client, Speaker and presentation needs - logos and branding etc.

✅ Cameras, software/hardware and live switching requirements

The briefing sets expectations and allows me to plan workflows accordingly. Miscommunication at this stage can lead to last-minute changes that can disrupt the entire production.

2. Communication Leading Up to Event Day

With the plan in place, regular communication is still needed between the teams in the days/weeks leading up to the event..

Consistent communication is the key to a smooth and successful live stream. Regular client check-ins help align expectations, provide updates on agendas or production changes, and offer previews of how the platform or video player will appear to end users. It also reduces the risk of errors, ensuring everyone stays informed and prepared. Proactive planning also helps manage last-minute adjustments, such as remote speaker additions or production tweaks, while setting a clear cut-off time for changes prevents last-minute disruptions.

Equally important is communication with the crew—keeping camera operators, sound engineers, and streaming techs in the loop ensures flawless execution on the day.

3. Onsite Communication: The Backbone of Every Live Event

On show day, real-time communication among the crew is essential. This is where professional wired, wireless or digital comms apps come into play, ensuring seamless coordination. These tools allow for instant communication, keeping transitions smooth, cues on point, and enabling quick troubleshooting when needed. With the right comms setup, the entire production team stays in sync.

Communication = Confidence

Live-streamed corporate events leave no room for miscommunication. From the first client call to show day, clear and reliable communication ensures a polished, professional broadcast. By combining structured planning, ongoing updates, and on site comms, we can deliver professional live streamed events—without the stress.

Clear Comms = Flawless Streams: Why Communication is Key for Live Events - Foto 1

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