Digitale Konferenz für mehr als 500 Personen

evisit|
7. Juli 2020

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- Hopin einrichten

- Bereiten Sie ein Skript vor und weisen Sie die Sprecher an

- Verantwortlich für Trockenläufe

- Rolle als Gastgeber während der Online-Veranstaltung

Jetzt, da der neue Pensionsvertrag eine Tatsache ist, besteht Bedarf an Informationsbereitstellung für Arbeitgeber, Arbeitnehmer und Administratoren. Der Rentenverband, der niederländische Versicherungsverband und das Rentenwissensnetzwerk Netspar wollten dazu eine Konferenz organisieren. Aufgrund der Corona-Zeit ist dies nicht live möglich und deshalb haben sie beschlossen, es online zu organisieren! Es war eine große Veranstaltung mit 13 verschiedenen Rednern, einem Tagesstuhl, 2x5 parallelen Sitzungen und einem Plenarteil. Sie könnten Hilfe bei der Einrichtung und Überwachung dieser Hilfe gebrauchen.

Gemeinsam mit dem Kunden haben wir die Wünsche besprochen und einen Zeitplan erstellt. Nach endgültiger Vereinbarung konnten wir anfangen! Die Gäste meldeten sich bei evisit an und hatten die Wahl zwischen 10 verschiedenen Sessions. Sie erhielten eine soeben formatierte Bestätigungs-E-Mail mit Anweisungen zum Erstellen eines Kontos im Online-Tool Hopin. Wir haben das Online-Tool eingerichtet: 2x5 parallele Sitzungen und eine Bühne mit verschiedenen Sprechern. Insgesamt organisierten wir zwei Trockenläufe mit dem gesamten Organisationsteam und allen Rednern basierend auf einem Szenario. Nachdem wir das Feedback verarbeitet und alle Redner erneut angewiesen hatten, waren wir bereit.

Der Kongress begann am Dienstag, den 7. Juli um 13.00 Uhr. Mehr als 500 Teilnehmer sahen live zu. Die Konferenz begann mit einer Videobotschaft von Minister Koolmees, und danach sprachen mehrere Redner live. Nach der Eröffnung des Plenums teilten sich alle Teilnehmer in verschiedene Untersitzungen auf, die sich auf zwei Runden verteilten: Sie hatten sich im Voraus dafür angemeldet. Beide Runden dauerten 25 Minuten. Unsere Aufgabe während der Online-Veranstaltung war es, technische Fragen aktiv aufzugreifen, die Redner anzuleiten und Fragen zu Umfragen zu stellen. Nach den Breakout-Sessions gab es eine Plenarschließung, die auch live stattfand.

Es war eine unterhaltsame und lehrreiche Erfahrung, diese virtuelle Konferenz mit über 700 Anmeldungen zusammen mit dem Organisationsteam durchführen zu können.

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- Inrichten Hopin

- Maken draaiboek en instrueren sprekers

- Verantwoordelijk voor dry-runs

- Rol als host tijdens online event

Nu het nieuwe pensioenakkoord een feit is, is er behoefte aan informatieverstrekking voor werkgevers, werknemers en uitvoerders. Pensioenfederatie, het Verbond van Verzekeraars en pensioen-kennisnetwerk Netspar wilde hier een conferentie over organiseren. Door de corona periode is dit live niet mogelijk en daarom hebben zij ervoor gekozen om het online te organiseren! Het ging om een groot event met 13 verschillende sprekers, 1 dagvoorzitter, 2x5 parallelsessies en een plenaire gedeelte. Bij de inrichting en begeleiding hiervan konden zij wel wat hulp gebruiken.

Samen met de opdrachtgever hebben we de wensen besproken en een planning opgesteld. Na definitief akkoord konden we van start! De gasten registreerden zich in evisit en hadden de keuze uit 10 verschillende sessies. Ze ontvingen een net opgemaakte bevestigingsmail met instructies om een account in de online tool Hopin aan te maken. Wij hebben de online tool ingericht: 2x5 parallelsessies en een podium met verschillende sprekers. In totaal hebben we aan de hand van een draaiboek 2 dry runs georganiseerd met het complete organisatieteam en alle sprekers. Na het verwerken van feedback en het nogmaals instrueren van alle sprekers waren we er klaar voor.

Het congres ging op dinsdag 7 juli om 13.00 uur van start. Ruim 500 deelnemers keken live mee. Het congres begon met een videoboodschap van Minister Koolmees en daarna waren er verschillende sprekers die live aan het woord waren. Na de plenaire opening gingen alle deelnemers uiteen in verschillende deelsessies verspreid over 2 rondes: hier hadden zij zich van te voren voor opgegeven. Beiden rondes duurden 25 minuten. Onze rol tijdens het online event was het actief oppakken van technische vragen, het begeleiden van de sprekers en het inschieten van pollvragen. Na de deelsessies was er een plenaire afsluiting die ook weer live plaatsvond.

Het was een leuke en leerzame ervaring om deze Virtuele Conferentie met ruim 700 inschrijvingen samen met het organisatieteam te mogen realiseren.