Sie arbeiten also im Eventbereich? Egal, ob Sie Eventmanager in einem großen Unternehmen oder in einer Eventagentur sind, Sie wissen, dass dies einer der stressigsten Jobs der Welt ist.
Wahrscheinlich haben Sie inzwischen zahllose Veranstaltungen – große und kleine – gemanagt, oft mit knappen Fristen in letzter Minute.
Alles beginnt mit dem Kunden.
Entscheidungen werden oft erst im letzten Moment getroffen. „Wir haben noch Zeit, ein guter Eventmanager schafft das in ein paar Tagen“, hört man oft. Doch je später wir anfangen, desto schwieriger und teurer wird es. Es ist wie bei der Buchung eines Flugtickets: je später, desto teurer und desto weniger Optionen.
Also, wie gehen wir mit diesen Projekten um?
Egal, ob das Veranstaltungskonzept bereits entwickelt ist oder gerade erst Gestalt annimmt, wir engagieren das richtige Team – von Designern bis hin zu Technikern und Planern. Da unser gesamtes Team „im Haus“ ist, ist es für uns einfach, das Projekt zusammenzustellen und zu besprechen. ARAM ist ein Team von über 50 Vollzeitfachleuten, was es uns ermöglicht, schnell zu reagieren und zu handeln, ohne „in der Stadt“ nach verfügbaren Freiberuflern suchen zu müssen. Obwohl wir mit Freiberuflern zusammenarbeiten, besteht das Kernteam aus unseren internen Experten.
Auf die Erfahrung kommt es an.
Polen hat viele talentierte Freelancer, aber die besten sind sehr gefragt, ständig unterwegs und der Tag hat nur eine begrenzte Anzahl an Stunden. Wenn ein Experte keine Zeit hat, sich gründlich in ein Projekt zu vertiefen, weil er mit einem anderen beschäftigt ist, leidet der gesamte Prozess darunter. Schnelle Analysen „zwischendurch“ können hilfreich sein, aber eine solide Planung erfordert tiefere Analysen, Überlegungen und Zusammenarbeit. Deshalb trifft sich unser Team immer schnell, um neue Projekte zu analysieren und dem Kunden oder der Agentur einen ersten Entwurf zu liefern. Wir nehmen nicht jedes Projekt an, insbesondere wenn wir bereits an anderen Projekten beteiligt sind, die unsere volle Aufmerksamkeit und Vorbereitung erfordern.
Welchen Einfluss haben Anzahl und Art der Ausrüstung auf die Kosten?
Jeder möchte die besten und neuesten Lösungen. Atemberaubende Visualisierungen beeindrucken Kunden – bis zur ersten Budgetschätzung, die oft das Budget übersteigt. Und die Zeit läuft.
Sobald eine Visualisierung den Kunden erreicht, werden oft Kürzungen vorgenommen, um das Projekt „abzuspecken“, damit es ähnlich aussieht, aber ins Budget passt. Wir kürzen, wo es geht, aber die Kosten sinken nicht. Warum?
Heute übersteigen die Arbeitskosten die Kosten für die Ausrüstung. Das Entfernen einiger Beleuchtungsgeräte oder LED-Messgeräte aus einem Projekt reduziert die Kosten nicht wesentlich. Das Entfernen von Ausrüstung ohne Änderung der Struktur, Komplexität und Bauzeit hat kaum echte Auswirkungen auf das Budget.
Erfahrene Produzenten wissen das gut.
Um ein Projekt innerhalb des Budgets zu halten, müssen wir die Anzahl der Mitarbeiter und die Anzahl der Arbeitsstunden reduzieren. Das bedeutet, dass das Projekt gründlich neu gestaltet werden muss, damit es ähnlich aussieht, aber effizienter ist. Kreatives Design und intelligente Planung sind hier unerlässlich – sie erfordern mehr Wissen und Erfahrung als die Erstellung einer ansprechenden Visualisierung. Visualisierungen vertragen, wie Papier, alles.
Deshalb optimieren wir jedes Projekt, egal ob wir an einem Projekt eines unabhängigen Künstlers arbeiten oder etwas von Grund auf neu erstellen, so, dass es den Budgetanforderungen entspricht. Auf diese Weise sieht das dem Kunden gezeigte Konzept genauso aus wie die endgültige Umsetzung.
Ein gut vorbereitetes Projekt kann sich ändern, ist aber von Anfang an auf das Budget des Kunden zugeschnitten. Auch wenn es zunächst bescheiden erscheint, können wir immer weitere Optionen hinzufügen. Gut begründete Änderungen erhalten eher zusätzliche Mittel.
Durch unsere frühzeitige Einbindung können Sie sicher sein, dass Ihr Projekt innerhalb des vorgegebenen Budgets umgesetzt werden kann. Ja, manchmal möchten wir mehr Licht und Multimedia hinzufügen, aber „mehr“ bedeutet nicht immer „besser“. Sie können bei Bedarf immer etwas hinzufügen.
Ist dieses Modell wirksam?
Wir wissen, dass dieser Ansatz in Polen selten ist. Seit Jahren bemühen wir uns, organisiert und durchdacht zu arbeiten, um vorhersehbare Ergebnisse zu gewährleisten, den Produktionsstress zu reduzieren und den Prozess für alle Beteiligten angenehm zu gestalten – egal, ob es sich um ein großes Konzert, eine Veranstaltung, ein Sportturnier oder eine Konferenz handelt.
Unser Team ist eine stabile Gruppe vertrauter Gesichter. Manchmal holen wir Leute dazu, die das Chaos in der Branche satt haben und in einem besser organisierten, aber anspruchsvolleren Umfeld der technischen Eventproduktion arbeiten möchten.
Wir wissen, wie man multimediale Szenografien sinnvoll plant und gestaltet und wo man nach Einsparpotenzialen sucht, bevor der erste Entwurf den Kunden erreicht.
Hatten Sie die Möglichkeit, mit uns zusammenzuarbeiten?
Als eines der wenigen polnischen Unternehmen haben wir Projekte auf der ganzen Welt umgesetzt – in den größten Arenen und Hotels in Europa, den USA, Brasilien und China. Budgets spielen überall eine Rolle und jeder möchte so wenig wie möglich ausgeben. Sorgfältige Planung und durchdachte Konzepte sind unserer Meinung nach heute die einzige Möglichkeit, großartige Projekte umzusetzen.
