Wer hätte gedacht, dass es 2020 keine Events geben würde? Diese Worte nur laut auszusprechen klingt verrückt, selbst nach der Krise, die wir erlebt haben. Es ist immer noch unglaublich und ein Schock für uns alle. Aber die gute Nachricht ist, dass sich die Wirtschaft allmählich wieder öffnet und wir baldwiedermit Veranstaltungen beginnen.
Nach so vielen Monaten der Sperrung und einem kontinuierlichen Strom von Mediennachrichten über die Gefahren dieser epidemischen Krise haben Ihre potenziellen Teilnehmer möglicherweise Angst, wieder an Ihren Veranstaltungen teilzunehmen. Sie können am Ende eine viel geringere Anwesenheitsrate haben, als Sie es gewohnt sind.
Deshalb ist es Ihre neue Aufgabe als Veranstalter, dafür zu sorgen, dass die Gäste bei Ihren Veranstaltungen sicher sind, damit sie wieder physischen Veranstaltungen vertrauen können. Auf diese Weise können Sie Ihre normale Anwesenheitsrate zurückerhalten und einen verantwortungsvollen Beitrag zur „neuen Normalität“ leisten. Wie können Sie also die Sicherheit der Menschen bei Ihren Veranstaltungen gewährleisten und das Vertrauen wiederherstellen, das sie im persönlichen Kontakt verloren haben? Hier sind einige erste Schritte, die Sie bei der Planung Ihrer ersten Veranstaltung nach der Epidemiekrise berücksichtigen sollten:
Schritt 1. Beginnen Sie mit der Durchführung lokaler Events
Gehen Sie die Dinge langsam an. Sie müssen Ihre Teilnehmer nicht in die Situation bringen, an einen anderen Ort zu fliegen und sich einem bestimmten Risiko auszusetzen. Denken Sie stattdessen lokal und planen Sie zunächst Veranstaltungen in Ihrer Stadt. Abgesehen davon, dass Sie Ihre Gäste schützen, tragen Sie auch zu Ihrer lokalen Wirtschaft bei, was heutzutage angesichts der Auswirkungen der Sperrung auf so viele Unternehmen von entscheidender Bedeutung ist. Sie können mit lokalen Veranstaltungsanbietern in Kontakt treten, ihnen helfen, ihr eigenes Geschäft zu steigern und die Wirtschaft wieder in Schwung zu bringen. Die Teilnehmer werden eher an einer lokalen Veranstaltung teilnehmen als an einen anderen Ort zu reisen.
Schritt 2. Achten Sie bei Ihren Veranstaltungen auf soziale Distanzierung
Vergessen Sie diese kompakten Veranstaltungsräume, in denen die Leute Schulter an Schulter zusammengepfercht sind. Um die Sicherheit Ihrer Teilnehmer zu gewährleisten und sie den Veranstaltungen wieder zu vertrauen, müssen Sie ihre Sitzposition überdenken. Vielleicht möchten Sie Ihre Gäste in einem gewissen Abstand platzieren und einen größeren Veranstaltungsort als normal buchen. Ja, bei physischen Veranstaltungen geht es darum, Menschen zusammenzubringen, aber wir müssen uns an die neuen Umgebungen gewöhnen und andere Wege finden, um eine Menge Menschen zusammenzubringen, ohne ihre Gesundheit zu gefährden.
Schritt 3. Teilen Sie große Ereignisse in kleinere Erlebnisse auf
Vergessen Sie große Ereignisse für eine Weile. Anstatt zu versuchen, Tausende von Teilnehmern zusammenzubringen, müssen Sie vorerst klein denken und Mikrositzungen mit weniger Gästen durchführen. Nehmen wir zum Beispiel eine Konferenz. Normalerweise wäre es eine zwei- oder dreitägige Veranstaltung mit Dutzenden von Aktivitäten pro Tag. Aber jetzt müssen Sie das gesamte Konferenzformat neu erstellen und vielleicht ein oder zwei Workshops pro Tag während einer ganzen Woche mit begrenzter Kapazität durchführen. Anstatt nur einmal einen Workshop durchzuführen, können Sie den gleichen Workshop für ein paar Tage durchführen, damit mehr Personen teilnehmen können. Halten Sie Ihre Events klein und verlängern Sie diese über einen längeren Zeitraum.
Schritt 4. Erstellen Sie eine Biosicherheitsrichtlinie für Ihr Team
Ihr Team steht an der Spitze Ihrer Veranstaltung. Sie werden mit den Teilnehmern in Kontakt treten, sie registrieren, ihnen die Räume zeigen und Fragen beantworten. Sie müssen also nicht nur Ihre Gäste schützen, sondern auch Ihr Team. Erstellen Sie eine Biosicherheitsrichtlinie, die die notwendigen Vorsichtsmaßnahmen beschreibt, die jedes Teammitglied treffen sollte. Wenn möglich, erstellen Sie die Leitlinie in Abstimmung mit einem Epidemiologen, der Ihnen helfen kann, die wesentlichen Praktiken zu definieren und alles zu vermeiden, was die Sicherheit der Menschen beeinträchtigen könnte. Ihre Richtlinie kann Dinge enthalten, wie zum Beispiel die Beschreibung von Situationen, in denen Ihr Team eine Maske tragen muss oder wie es mit den Teilnehmern interagieren soll, sowie die Vorbereitung des Veranstaltungsortes und die Markierung der Abstände zwischen den Personen.
Schritt 5. Kommunizieren Sie all diese Regeln an Ihre Teilnehmer
Erstellen Sie vor der Veranstaltung eine E-Mail-Kampagne, um die Biosicherheitsregeln zu kommunizieren. So vermeiden Sie Missverständnisse, bereiten Ihre Gäste vor und sorgen dafür, dass sie sich wohl fühlen, da Sie alle notwendigen Maßnahmen getroffen haben, um ihre Sicherheit zu gewährleisten. Erstellen Sie eine leicht verständliche E-Mail mit den grundlegenden Regeln zur biologischen Sicherheit, die Personen befolgen sollten, sobald sie den Veranstaltungsort betreten. Sie können die Botschaft verstärken, indem Sie die gleichen Regeln am Eingang aufstellen und die Leute ermutigen, sie noch einmal anzusehen.
Bonusschritt
Machen Sie unnötige Interaktionen digital. Beispielsweise versammeln sich in der Regel viele Menschen an der Rezeption des Veranstaltungsortes, um sich zu registrieren . Um die biologische Sicherheit sowohl Ihres Teams als auch der Teilnehmer zu gewährleisten, digitalisieren Sie den Check-in-Prozess, anstatt einen Registrierungsschalter einzurichten, indem Sie Ihren Teilnehmern den Badge oder QR-Code senden, mit dem sie über ihr Telefon auf den Veranstaltungsort zugreifen können.
