Die Regeln zu befolgen kann manchmal schwierig sein, besonders wenn wir unsere Gewohnheiten ändern müssen. Angesichts der aktuellen Gesundheitskrise ist es jedoch wichtig, nicht nur neue Regeln für Ihre zukünftigen körperlichen Ereignisse festzulegen, sondern auch sicherzustellen, dass die Menschen diese befolgen. Andernfalls riskieren wir, die Sicherheit unserer Teilnehmer zu gefährden und die Veranstaltungsbranche neu zu entfachen.
Wenn einige unserer Gäste zögern, das zu tun, was für die Sicherheit aller erforderlich ist, besteht die Möglichkeit, dass der Rest Ihrer Teilnehmer Unbehagen und sogar Gefahr verspürt. Dies wird in der Folge ihre Erfahrung stark beeinträchtigen und sie möglicherweise dazu bringen, die Teilnahme an Ihrer nächsten Veranstaltung zu vermeiden.
Und das ist das Letzte, was Sie als jemand brauchen, dessen Geschäft bereits stark von COVID-19 betroffen ist. Während wir also auf dem Weg sind, diesen ganzen Albtraum zu beenden, müssen wir auch die Art und Weise überdenken, wie wir sicherstellen, dass alle die neuen Sicherheitsregeln befolgen. Mit anderen Worten, Ihre Rolle ändert sich von der Planung einer Veranstaltung hin zur Sicherstellung, dass Ihre Veranstaltung eine sichere Umgebung für Ihre Teilnehmer ist. Und obwohl Veranstaltungssicherheit immer wichtig war, wird es in Zukunft eine Frage des persönlichen Engagements sein. Auch wenn es überwältigend erscheinen mag, können Sie Ihre Teilnehmer dazu bringen, das neue Sicherheitsprotokoll zu respektieren und zu befolgen, indem Sie diese einfachen Schritte ausführen:
Schritt 1: Kommunizieren Sie die neuen Regeln klar vor der Veranstaltung
Jetzt fangen wir wieder an, physische Events zu veranstalten, die Dinge werden drastisch anders sein. Die Leute wissen nicht, was sie bei Ihrer Veranstaltung erwartet, also brauchen sie Anleitung. Wie können Ihre Teilnehmer die neuen Regeln befolgen, wenn sie die geltenden Vorschriften nicht kennen? Deshalb ist es Ihre Hauptaufgabe, diese neuen Regeln richtig zu kommunizieren. Es ist wichtig, dies vor der Veranstaltung zu tun, damit Ihre Gäste Zeit haben, sich vorzubereiten und sich an die Idee zu gewöhnen. Und informieren Sie sie gerne mehr als einmal über E-Mail-Kampagnen.
Wir empfehlen Ihnen, Ihren Gästen eine E-Mail mit einem Überblick über die neuen Regeln sowie die Strafen zu senden, denen Personen ausgesetzt sind, wenn sie diese nicht befolgen. Diese E-Mail-Kampagne sollte getrennt von den typischen ereignisbezogenen E-Mails versendet werden. Denn die einfache Auflistung der Regeln am Ende Ihrer Registrierungs-E-Mail verringert deren Bedeutung. Erstellen Sie eine E-Mail-Kampagne, die sich ausschließlich darauf konzentriert, Menschen darüber zu informieren, was von ihnen erwartet wird. Sie können diese E-Mail-Kampagne nach der Registrierungsbestätigungs-E-Mail senden. Anschließend können Sie es ein oder zwei Tage vor der Veranstaltung erneut senden, damit die Leute es nicht vergessen.
Schritt 2: Platzieren Sie Schilder an sichtbaren Stellen und ermutigen Sie die Menschen, die Regeln zu befolgen
Die Vorbereitung des Veranstaltungsortes ist genauso wichtig wie die Vorbereitung Ihrer Teilnehmer. Schilder werden immer die Rolle von Erinnerungen spielen, die es den Menschen erleichtern, sich daran zu halten. Sie können zum Beispiel ein großes Schild am Eingang des Veranstaltungsortes platzieren, das die wichtigsten Regeln auflistet, und dann kleinere Schilder am Eingang jedes einzelnen Raums platzieren. Sie könnten auch ein paar Schilder im Kaffeepausenraum und im Essbereich platzieren. Wenn Ihre Veranstaltung einen großen Speisesaal hat, dann bringen Sie an jedem Ende des Raumes ein Schild an. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass jeder die Regeln sehen kann, egal wo er sich im Veranstaltungsort befindet, und sich daran erinnern, was von ihm erwartet wird.
Schritt 3: Geben Sie bei Bedarf sanfte Erinnerungen
Die Leute werden es wahrscheinlich nicht gewohnt sein, bestimmte Regeln zu befolgen, wenn sie an Veranstaltungen teilnehmen. Schließlich sind diese Regelungen für uns alle neu und wir brauchen möglicherweise Zeit, um uns anzupassen. Aus diesem Grund stellen Sie möglicherweise fest, dass manche Menschen beim Betreten eines neuen Raums oder beim richtigen Tragen der Maske vergessen, sich die Hände zu desinfizieren. Es ist also eine gute Idee, die Leute sanft daran zu erinnern, wenn Sie das sehen. Sprechen Sie mit Ihrem Team darüber, wann es eingreifen sollte. Stellen Sie sicher, dass Ihr Team weiß, dass alle Erinnerungen sanft, nicht aggressiv oder paternalistisch sein sollten, damit die Teilnehmer nicht verärgert oder gestresst werden.
Schritt 4: Stellen Sie beim Betreten Händedesinfektionsmittel und Masken bereit
Stellen Sie neben Schildern und sanften Erinnerungen sicher, dass Sie am Eingang jedes Zimmers Händedesinfektionsmittel und sogar Einwegmasken (je nach örtlichen Vorschriften) bereitstellen. Auch wenn Menschen möglicherweise keine Maske benötigen, weil sie eine eigene haben, könnten die Masken als Erinnerung daran dienen, die neuen Sicherheitsrichtlinien zu befolgen.
Schritt 5: Erstellen Sie ein Aktionsprotokoll für den Fall, dass sich einige Teilnehmer nicht an die Regeln halten
Niemand möchte mit einem trotzigen Teilnehmer umgehen, der sich nicht an die Regeln hält. Am Ende des Tages ist es Ihr Ziel, dass alle die Veranstaltung genießen und niemanden dafür bestrafen, dass er etwas anders macht. Bei Bedarf müssen Sie und Ihr Team jedoch möglicherweise strengere Maßnahmen ergreifen, um die Sicherheit aller zu gewährleisten. Und wir sprechen nicht über diese sanften Erinnerungen, die manche Teilnehmer von Zeit zu Zeit brauchen – wir beziehen uns auf Gäste, die die Regeln vielleicht unverblümt ignorieren. Was sollten Sie also tun, wenn das passiert, wenn man bedenkt, dass manche Menschen gewalttätig werden können?
Zuerst können Sie oder jemand aus Ihrem Team auf die Person zugehen und sie höflich bitten, ihre Maske zu tragen oder eine bestimmte Regel zu respektieren. Beurteilen Sie dann die Situation entsprechend der Antwort, die Sie erhalten, und wiederholen Sie den Vorschlag, wenn er nicht beim ersten Mal befolgt wird. Wenn die Person sich weigert, möchten Sie vielleicht jemanden vom Sicherheitsdienst einschalten. Konfrontieren Sie den Teilnehmer niemals allein. Das kann gefährlich sein. Stellen Sie sicher, dass Sie von einem Sicherheitsteam unterstützt werden, das mit dieser Person sprechen und die erforderlichen Messungen vornehmen kann. Aber hoffen wir, dass es nicht so weit eskaliert und sich alle an die Regeln halten.
Rekapitulieren
Es kann überwältigend und stressig klingen, neue Regeln für Ihre physische Veranstaltung aufzustellen und die Leute dazu zu bringen, sie zu befolgen. Haben wir schließlich nicht genug Sorgen? Dies ist jedoch eine neue Realität, und wenn wir wieder persönliche Veranstaltungen durchführen möchten, müssen wir proaktiv sein und sicherstellen, dass alle sicher sind. Beachten Sie, dass es einige Zeit dauern wird, bis Sie und Ihre Teilnehmer sich an die neuen Vorschriften gewöhnen, aber mit Geduld und klaren Maßnahmen können Sie diese Herausforderungen meistern und eine sichere und komfortable Umgebung für Ihre Gäste schaffen.
