Es gibt verschiedene Systeme, die Sie als Grundlage für die Erstellung eines Eventbudgets verwenden können, jedes mit seiner eigenen Perspektive und seinen Vor- und Nachteilen. In diesem Beitrag listen wir die Optionen für Sie auf.
Die Erstellung eines Budgets ist ein kontinuierlicher Prozess. Beginnen Sie am besten mit einer globalen Schätzung. Sie tun dies, bevor Sie Angebote anfordern. So erkennen Sie sofort, ob Sie realistisch arbeiten. Sie passen das vorläufige Budget systematisch an, wenn Sie Angebote erhalten oder eine gezieltere Schätzung vornehmen können.
Ist Ihr Budget zu hoch? Überprüfen Sie dann nacheinander alle Kostenpositionen und prüfen Sie, ob es günstigere Alternativen gibt oder ob Sie bestimmte Ausgaben eliminieren können, aber niemals Abstriche bei der Qualität machen. Sie können auch Sponsoring in Betracht ziehen, um Ihr Veranstaltungsbudget zu erhöhen. Auch eine Partnerschaft mit einem anderen Unternehmen, das die gleiche Zielgruppe erreichen möchte, kann eine Lösung sein. Dann können Sie sich die Kosten teilen.
Die verschiedenen Strategien, mit denen Sie Ihr Eventbudget vorbereiten können:
Funktionale Kostenklassifizierung
Wenn Sie sich für eine funktionale Kostenaufteilung entscheiden, gruppieren Sie die Kosten in Hauptgruppen wie Catering, Location, audiovisuelle Kosten usw. Sie geben die Kosten pro Aktivität an. Sie bilden für jede Hauptgruppe eine Zwischensumme. Verwenden Sie diese Kostenaufstellung nur für kleine Veranstaltungen; schließlich reicht diese Klassifizierung für komplexere Projekte nicht aus.
Vorteile
- Sie haben einen guten Überblick über das Gleichgewicht zwischen den verschiedenen Aktivitätsgruppen. Mit einer funktionalen Kostenaufschlüsselung schaffen Sie ein ausgeglichenes Budget. Sind die Kosten für das Catering im Vergleich zu den Kosten für den technischen Support sehr gering? Anhand Ihrer Zielsetzung können Sie dann feststellen, ob Sie es mit einem realistischen Budget oder mit einem Ungleichgewicht zu tun haben. Im letzteren Fall sollten Sie den Inhalt Ihrer Veranstaltung überprüfen.
Negative
- Zusammenhänge zwischen diesen Gewerken werden oft übersehen und scheinen in der Folge unvorhergesehene Kosten zu verursachen. Wenn Sie sich beispielsweise entscheiden, mehr Gäste einzuladen, sollten Sie nicht nur den Catering-Bereich erweitern, sondern auch die Bereiche Kommunikation (Einladungen), Standort (ein größerer Raum) und Sicherheit (z. B. eine bessere Brandschutzrichtlinie und zusätzliche Sicherheitskräfte). auch angepasst werden.
Fixe und variable Kosten
Bei der Einordnung Ihrer Kosten unterscheiden Sie zwischen den fixen und variablen Kosten Ihrer Veranstaltung. Feste Kosten sind unabhängig von der Anzahl der Gäste, wie Unterhaltung, Lautsprecher und audiovisuelle Ausstattung. Variable Kosten bewegen sich mit der Anzahl der Gäste, wie z. B. Verpflegungskosten oder Programmhefte.
ACHTUNG! Einige Kosten sind bis zu einer bestimmten Obergrenze festgelegt. Die Location ist zum Beispiel ein Fixkostenposten, aber sobald die Anzahl der Eingeladenen die Kapazität des Raumes übersteigt, muss man sich nach einer anderen Location umsehen. Aus einer fixen Kostenposition kann somit eine variable werden.
Vorteile
- Die Aufteilung in fixe und variable Kosten ist ein praktisches, oft notwendiges Instrument, um schnell abzulesen, bei welcher Gästezahl das Budget ausgeglichen ist.
Negative
- Es ist weniger einfach, die Budgets der verschiedenen Teilaktivitäten zu überwachen.
Berechnung nach Programmkomponenten
Mit dieser Methode verschaffen Sie sich einen Überblick über die Kosten pro Programmteil. Wenn Sie beispielsweise eine ganztägige Veranstaltung planen, haben die Teambuilding- und Abendpartys ein eigenes Budget. Bei übergreifenden Kosten, wie Einladungen und einer Website, verwenden Sie einen Umlageschlüssel, um diese auf die Teilaufgaben aufzuteilen.
Vorteile
- Sie haben einen guten Überblick über das verfügbare Budget für jeden Teil.
Negative
- Ein Umlageschlüssel für die übergeordneten Kosten ist oft künstlich.
Kombination der Kostenklassifizierung
Natürlich können Sie sich auch für eine Kombination verschiedener Kosteneinstufungen entscheiden. So können Sie zum Beispiel eine funktionale Kostenaufschlüsselung pro Programmteil vornehmen, während Sie für die Abendparty separate Zwischensummen für Location, Catering, ...
Event-Budget-Software
Automatisieren Sie Ihre Budgetierung, damit Sie immer einen aktuellen Überblick über die Kosten Ihrer Veranstaltung haben. Verwenden Sie am besten spezielle Event-Budgetierungssoftware wie die kostenlose Event-Software von eventplanner.net
