Momice feierte letzte Woche ihr 10-jähriges Jubiläum. Natürlich mit Event! Das häufigste Feedback: Erstaunlich, wie warm und persönlich es sich anfühlte. Das möchte ich auch für meine Veranstaltungen!
Momice teilt das „Geheimnis“ gerne mit Ihnen!
1. Senden Sie ein persönliches Eröffnungsstatement über einen Podcast
Jede Veranstaltung beginnt in der Regel gemeinsam im Plenum mit einer Eröffnungsrede. Sie können dies durch eine persönliche Willkommensnachricht ersetzen, indem Sie den Regisseur/Moderator oder die Hostess in Form eines Podcasts versenden. Eine vorab aufgezeichnete Audionachricht, die Sie am Morgen der Veranstaltung senden. Damit jeder unterwegs die Geschichte hören kann und bereits die praktischen Informationen zur Veranstaltung hat.
2. Erwecken Sie die Corporate Identity zum Leben
Wenn Sie eine einzigartige Corporate Identity für eine Veranstaltung erstellen, trägt dies zum Erlebnis für die Teilnehmer bei, wenn Sie völlig „eintauchen“. Das beginnt mit der Einladung und allen nachfolgenden E-Mails und der Veranstaltungswebsite. Aber auch vor Ort durch die Umsetzung dieser Corporate Identity im Branding & Signage und den Präsentationen der Referenten. Integrieren Sie das Branding und die Beschilderung in die gesamte Kommunikation auf der Veranstaltung, z. B. Check-in, Catering, Toiletten, Karten oder andere Informationspunkte.
3. Begrüßen Sie alle Teilnehmer persönlich
Ihre Teilnehmer mussten wahrscheinlich einiges tun, um zur Veranstaltung zu kommen. Belohnen Sie ihre Aufmerksamkeit für Ihre Veranstaltung mit der persönlichen Aufmerksamkeit des Gastgebers oder der Gastgeberin, indem Sie alle an der Tür willkommen heißen.
4. Bieten Sie kleine interaktive Sitzungen an
Große Plenarvorträge sind oft unpersönlich, weil man als Teilnehmer einer von Hunderten ist. Das macht das Stellen von Fragen und die Teilnahme beängstigend. Wenn Sie kleine interaktive Sitzungen erstellen, machen Sie es den Teilnehmern viel leichter, daran teilzunehmen.
5. Stellen Sie sicher, dass Ihre Teilnehmer nie nach Informationen suchen müssen
Oft wird vergessen, wie viel Kommunikation nötig ist, um eine reibungslose Teilnahme aller Teilnehmer an der Veranstaltung zu gewährleisten. Zu oft sind Teilnehmer noch auf der Suche nach der Location und dem Parkplatz. Stellen Sie sicher, dass alle Informationen über den Standort, die Parkmöglichkeiten, den Check-in, das Programm und wer kommt, leicht verfügbar sind. zum Beispiel auf einer Veranstaltungswebsite und Sie verwenden die E-Mail für die wichtigsten Benachrichtigungen.
6. Verbinden Sie Ihre Teilnehmer mit einem Spiel
Einer der Hauptgründe für Teilnehmer, an einer physischen Veranstaltung teilzunehmen, ist das Kennenlernen anderer Menschen. Allein Networking ist oft erst im Anschluss an das inhaltliche Programm, beim Umtrunk, möglich. Letztendlich gibt es dort wenig Vernetzung, weil die Leute weggehen oder nicht selbst auf die Leute zugehen. Dann ist das sehr schade. Wenn Sie während des Programms ein Spiel nutzen, stellen Sie sicher, dass jeder dazu angeleitet wird, neue Leute kennenzulernen. Dies kann beispielsweise während des Mittagessens geschehen, bei dem Sie mit anderen Teilnehmern gepaart werden, oder während einer interaktiven Sitzung während des Programms.
7. Stellen Sie sicher, dass der Gastgeber und die Organisation genügend Zeit für ihre Gäste haben
Bei physischen Veranstaltungen geht es oft darum, neue Beziehungen aufzubauen oder bestehende Beziehungen zu stärken. Stellen Sie daher sicher, dass der Gastgeber/die Gastgeberin während der Veranstaltung Zeit hat, sich ausschließlich auf ihre Gäste zu konzentrieren. Und sich nicht um praktische Dinge zu kümmern. Bleiben Sie nicht hinter der Bühne herum. Sondern im Gespräch mit Ihrer Zielgruppe.
8. Bieten Sie flexible Arbeit vor Ort an
Mit einem flexiblen Arbeitsplatz an einem Veranstaltungsort beseitigen Sie die Hürde, nicht zu kommen, weil die Leute beschäftigt sind oder an diesem Tag etwas zu tun haben. Gerade wenn eine Veranstaltung den ganzen Tag dauert, kann dieser flexible Arbeitsplatz der Grund dafür sein, dass Menschen kommen können.
9. Bieten Sie Ihren Teilnehmern ein Programm so lange an, wie sie möchten
Aufgrund der aktuellen Arbeitsbelastung können Sie mit einem flexiblen Programm dafür sorgen, dass Ihr/e Eingeladene/r kommt, da er/sie nicht den ganzen Tag vor Ort sein muss. Bei einem „Festival“-Programm sagt man eigentlich; kommen, wann immer Sie wollen. Sie entscheiden, wie sehr Ihnen das Programm Spaß macht, ohne dass sie sich „schuldig“ fühlen müssen, wenn sie zu spät kommen oder früher gehen.
10. Stellen Sie sicher, dass die Expertensitzungen vollständig an die Zielgruppe angepasst sind
Veranstaltungen werden viel persönlicher erlebt, wenn die inhaltlichen Sitzungen voll und ganz auf die Bedürfnisse der Zielgruppe eingehen. Allzu oft wird eine „Standard-Keynote“-Geschichte erzählt, bei der der Teilnehmer eine Anwendung auf seine oder ihre Welt entwickeln muss. Wenn Sie Ihre Referenten/Experten briefen, um mit Beispielen und Fragen aus „ihrer Welt“ sicherzustellen, dass die Geschichte wirklich bei der Zielgruppe ankommt, trägt das enorm zum persönlichen Erleben bei und auch dazu, dass sie mit den neuen Informationen etwas anfangen.
