In der heutigen wettbewerbsintensiven Eventlandschaft ist die Sicherung der richtigen Sponsoren entscheidend für den Erfolg und die Nachhaltigkeit Ihrer Veranstaltungen. Da Event-Sponsoring für die meisten Verbraucher das Markenengagement fördert, ist die Erstellung überzeugender Sponsoring-Pakete nicht nur eine nette Nebenbeschäftigung, sondern ein Muss.
Angesichts knapper werdender Budgets und knapper werdender Sponsorengelder müssen Veranstaltungsplaner jedoch strategischer vorgehen als je zuvor und Sponsoringpakete entwerfen, die die richtigen Partner anziehen und gleichzeitig allen Beteiligten einen Mehrwert bieten.
In diesem Leitfaden führen wir Sie durch die wesentlichen Schritte zum Erstellen von Sponsoring-Paketen, die hervorstechen, mit den Zielen des Sponsors übereinstimmen und das Gesamterlebnis der Veranstaltung verbessern.
Informationen zu Event-Sponsoring-Paketen
Bevor Sie sich in den Erstellungsprozess stürzen, müssen Sie verstehen, was ein Sponsoringpaket für eine Veranstaltung beinhaltet. Einfach ausgedrückt handelt es sich bei einem Sponsoringpaket um einen für beide Seiten vorteilhaften Vertrag zwischen einem Veranstalter und einem Sponsor, bei dem der Sponsor finanzielle oder Sachleistungen im Austausch für Werbemöglichkeiten und Markenpräsenz bei der Veranstaltung bereitstellt.
Bei diesen Paketen geht es nicht nur darum, ein Logo auf einen Veranstaltungsflyer zu kleben; es sind sorgfältig ausgearbeitete Angebote, die einen messbaren ROI für Sponsoren liefern und gleichzeitig das Erlebnis der Teilnehmer verbessern. Die besten Sponsoringpakete bieten dem Sponsor, dem Veranstalter und den Teilnehmern einen Mehrwert – eine echte Win-Win-Win-Situation.
Schlüsselelemente eines erfolgreichen Sponsoringpakets
Berücksichtigen Sie beim Zusammenstellen Ihrer Sponsoring-Pakete diese Schlüsselelemente, die jedes Paket enthalten sollte:
- Detaillierte Informationen zu Ihrer Organisation und Veranstaltung : Dazu gehören Ihre Mission, Ziele und der Zweck der Veranstaltung sowie logistische Details wie der Veranstaltungsplan, die erwartete Besucherzahl und die Demografie des Publikums.
Klare Sponsoringstufen oder Anpassungsoptionen : Abhängig von Ihrem Ansatz können Sie abgestufte Pakete (z. B. Bronze, Silber, Gold, Platin) oder À-la-carte-Optionen anbieten, bei denen Sponsoren entsprechend ihren spezifischen Anforderungen und ihrem Budget auswählen können.
Definierte Vorteile und ROI : Sponsoren möchten wissen, was sie für ihre Investition bekommen. Dazu können Markenpräsenz, Lead-Generierung, Vortragsmöglichkeiten und mehr gehören. Stellen Sie sicher, dass Sie diese Vorteile in Ihrem Paket klar darlegen.
Erfolgsgeschichten und Erfahrungsberichte aus der Vergangenheit : Teilen Sie Erfolgsgeschichten und Erfahrungsberichte früherer Sponsoren, um potenziellen Sponsoren die konkreten Vorteile einer Partnerschaft mit Ihnen aufzuzeigen.
Visuelle Attraktivität und professionelle Präsentation : Sorgen Sie dafür, dass Ihr Sponsoringpaket optisch ansprechend und leicht verständlich ist. Dies vermittelt Professionalität und kann einen soliden ersten Eindruck hinterlassen.
Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Erstellen von Event-Sponsoring-Paketen
Schritt 1: Beginnen Sie mit einer gründlichen Recherche
Eine gründliche Recherche ist die Grundlage jedes erfolgreichen Sponsoringpakets. Beginnen Sie mit der Analyse vergangener Ereignisse, um herauszufinden, was bei früheren Sponsoringverträgen gut funktioniert hat und was nicht. Dies kann Ihnen dabei helfen, Ihren Ansatz zu verfeinern und auf erfolgreichen Strategien aufzubauen.
Identifizieren Sie als Nächstes die Alleinstellungsmerkmale (USPs) Ihrer Veranstaltung. Was unterscheidet Ihre Veranstaltung von anderen? Ist es die Qualität der Teilnehmer, einzigartige Inhalte oder Networking-Möglichkeiten? Heben Sie diese in Ihrem Paket hervor, um Ihre Veranstaltung für Sponsoren attraktiver zu machen.
Sammeln Sie außerdem Erkenntnisse über Ihr Publikum durch Umfragen, Social-Media-Analysen und Teilnehmerfeedback. Wenn Sie die Demografie und Vorlieben Ihres Publikums verstehen, können Sie Ihre Sponsoring-Pakete an die Bedürfnisse und Ziele potenzieller Sponsoren anpassen.
Informieren Sie sich abschließend über die Veranstaltungen Ihrer Mitbewerber. Wenn Sie wissen, was ähnliche Veranstaltungen bieten, können Sie Ihre Pakete differenzieren und etwas Einzigartiges anbieten.
Schritt 2: Verstehen, was Sponsoren brauchen
Um ein Paket zu erstellen, das Anklang findet, müssen Sie verstehen, was Ihre potenziellen Sponsoren erreichen möchten. Kommunizieren Sie direkt mit den Sponsoren, um mehr über ihre Ziele zu erfahren, sei es Markenbekanntheit, Leadgenerierung oder die Darstellung der Corporate Social Responsibility (CSR).
Passen Sie Ihre Sponsoring-Pakete an diese spezifischen Anforderungen an. Wenn ein Sponsor beispielsweise Wert auf Markenpräsenz legt, können Sie ihm eine prominente Platzierung des Logos, Redemöglichkeiten oder markenspezifische Veranstaltungsbereiche anbieten.
Schritt 3: Erstellen Sie flexible und attraktive Pakete
Nicht alle Sponsoren sind gleich, also sollten es auch Ihre Pakete nicht sein. Bieten Sie eine Reihe von Optionen an, um verschiedenen Budgets und Zielen gerecht zu werden:
Abgestufte Sponsoring-Level : Bieten Sie mehrere Sponsoring-Level an, z. B. Bronze, Silber, Gold und Platin. Jedes Level sollte zunehmende Vorteile bieten, sodass Sponsoren das Paket auswählen können, das ihren Bedürfnissen und ihrem Budget am besten entspricht.
Maßgeschneiderte und maßgeschneiderte Pakete : Erwägen Sie, à-la-carte-Optionen anzubieten, aus denen Sponsoren ihre Pakete zusammenstellen können. Diese Flexibilität kann Sponsoren mit spezifischen Zielen ansprechen, die möglicherweise nicht in eine vordefinierte Kategorie passen.
Innovative Sponsoring-Ideen : Denken Sie über den Tellerrand hinaus und bieten Sie Pakete an, die einzigartige Erlebnisse oder Möglichkeiten beinhalten, wie etwa das Sponsoring einer Wellness-Sitzung, einer interaktiven Kunstinstallation oder einer virtuellen Networking-Lounge.
Wie bepreisen Sie Ihre Sponsoring-Pakete?
Die Preisgestaltung für Sponsoring-Pakete kann komplex sein. Wenn Sie jedoch einen strukturierten Ansatz verfolgen, können Sie einen fairen und wettbewerbsfähigen Preis festlegen, der den Wert widerspiegelt, den Sie Ihren Sponsoren bieten. Hier finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Berechnung des Preises für Ihre Sponsoring-Pakete:
1. Bestimmen Sie den Gesamtwert des Sponsoringpakets
Schätzen Sie die Kosten der bereitgestellten Vorteile : Listen Sie zunächst alle Vorteile auf, die Sie in jedem Sponsoring-Paket anbieten (z. B. Logoplatzierung, Redemöglichkeiten, Markenmaterialien usw.). Schätzen Sie die Kosten für die Bereitstellung jedes dieser Vorteile. Dazu gehören direkte Kosten (wie das Drucken von Bannern) und indirekte Kosten (wie die Arbeitszeit des Personals).
Berechnen Sie die Gesamtreichweite und das Engagement der Veranstaltung : Bestimmen Sie die Gesamtzahl der Personen, die durch Ihre Veranstaltung mit der Marke des Sponsors in Berührung gekommen sind, einschließlich Teilnehmer, Online-Zuschauer und Social-Media-Reichweite. Verwenden Sie Branchenstandards, um dieser Präsenz einen Geldwert zuzuweisen. Wenn beispielsweise ein Social-Media-Beitrag normalerweise mit 50 US-Dollar pro 1.000 Impressionen bewertet wird und Sie 10.000 Impressionen schätzen, wäre dieser Nutzen mit 500 US-Dollar bewertet.
Fügen Sie Mehrwert hinzu : Berücksichtigen Sie immaterielle Vorteile wie die Teilnahme an einer renommierten Veranstaltung, Networking-Möglichkeiten und Markenausrichtung mit Ihrem Publikum. Diese sind zwar schwieriger zu quantifizieren, können aber höhere Preise rechtfertigen. Weisen Sie ihnen einen Wert zu, der auf den Ergebnissen ähnlicher Sponsorings auf dem Markt basiert.
2. Berechnen Sie die Kosten pro Impression (CPI)
Schätzen Sie die Gesamtzahl der Impressionen : Berechnen Sie die Anzahl der Impressionen oder Interaktionen, die der Sponsor über alle Veranstaltungskanäle (Live-Veranstaltung, Online-Streams, soziale Medien usw.) erhält.
Bestimmen Sie die gewünschte Gewinnspanne : Entscheiden Sie sich für eine angemessene Gewinnspanne, die zusätzlich zu den Kosten angewendet werden soll. Wenn Ihre Kosten für die Bereitstellung des Sponsoringpakets beispielsweise 5.000 USD betragen und Sie eine Gewinnspanne von 50 % wünschen, würden Sie 2.500 USD hinzufügen, sodass der Grundpreis 7.500 USD beträgt.
An Marktpreise anpassen : Vergleichen Sie Ihren berechneten VPI und die Gesamtpaketkosten mit den Kosten ähnlicher Veranstaltungen. Passen Sie Ihre Preise nach oben oder unten an, um wettbewerbsfähig zu bleiben und gleichzeitig Ihre Kosten und Gewinnspanne zu decken.
3. Berücksichtigen Sie den erwarteten ROI des Sponsors
Erwarten Sie das Umsatzpotenzial des Sponsors : Schätzen Sie, wie viel Umsatz der Sponsor durch das Sponsoring erzielen könnte. Wenn ein Sponsor beispielsweise erwartet, durch die Veranstaltung 100 neue Leads zu gewinnen, und jeder Lead 1.000 US-Dollar wert ist, ergibt sich ein potenzieller Umsatz von 100.000 US-Dollar. Sponsoren sind möglicherweise bereit, 10 bis 20 % dieses potenziellen Umsatzes zu zahlen, was einen Sponsoringpreis von 10.000 bis 20.000 US-Dollar nahelegt.
Berechnen Sie den Break-Even-Punkt für Sponsoren : Berechnen Sie, wie viele Verkäufe oder Konvertierungen der Sponsor benötigt, um seine Investition zurückzuerhalten. Stellen Sie sicher, dass Ihre Preisgestaltung dem Sponsor einen klaren Weg zum ROI bietet, was Ihr Paket attraktiver macht.
4. Jährlich überprüfen und anpassen
Testen Sie den Markt : Anfangs sollten Sie Ihre Pakete etwas günstiger bepreisen, um das Marktinteresse abzuschätzen, und den Preis dann basierend auf dem Feedback der Sponsoren anpassen. Verfeinern Sie mit der Zeit Ihre Preisstrategie, während Sie Daten darüber sammeln, was die Sponsoren zu zahlen bereit sind.
Paketleistung überprüfen : Überprüfen Sie nach der Veranstaltung, wie gut jedes Paket im Hinblick auf die Zufriedenheit der Sponsoren und Ihre finanziellen Ziele abgeschnitten hat. Verwenden Sie diese Daten, um zukünftige Preise anzupassen.
Bleiben Sie wettbewerbsfähig : Beobachten Sie den Markt kontinuierlich und passen Sie Ihre Preise an, um wettbewerbsfähig zu bleiben und mit den Branchentrends Schritt zu halten.
Indem Sie diese Faktoren sorgfältig berücksichtigen und diese Berechnungen durchführen, können Sie Preise für Ihre Sponsoring-Pakete festlegen, die sowohl für den Sponsor fair als auch für Ihre Veranstaltung profitabel sind.
So können Sie Sponsorenpakete für Ihre Veranstaltung oder Ihr Festival anbieten und verkaufen
Das erfolgreiche Anpreisen Ihrer Sponsoring-Pakete ist entscheidend, um Sponsoren zu gewinnen, die zu den Zielen Ihrer Veranstaltung passen. Ein gut ausgearbeiteter Pitch kann Ihre Veranstaltung in einem wettbewerbsintensiven Markt hervorheben und es einfacher machen, die richtigen Sponsoren zu gewinnen. Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum effektiven Anpreisen von Sponsoring-Paketen:
1. Recherchieren Sie Ihre potenziellen Sponsoren
Bevor Sie mit der Ausarbeitung Ihres Pitches beginnen, müssen Sie unbedingt den Hintergrund des jeweiligen Sponsors kennen. Wiederholen Sie den Vorgang für jedes Unternehmen, dem Sie Ihren Pitch anbieten.
Verstehen Sie ihre Geschäftsziele : Recherchieren Sie die Ziele des Unternehmens, den Zielmarkt und frühere Sponsorings. Verstehen Sie, was sie mit ihren Marketing- und Sponsoringinvestitionen erreichen wollen. Dies kann Markenbekanntheit, Lead-Generierung, Corporate Social Responsibility (CSR) oder die Erschließung neuer Märkte umfassen.
Gemeinsamkeiten identifizieren : Bestimmen Sie, wie das Publikum und die Ziele Ihrer Veranstaltung mit den Zielen des Sponsors übereinstimmen. Diese Übereinstimmung ist entscheidend, um Ihren Pitch überzeugend zu gestalten. Wenn ein Technologieunternehmen neue Märkte erschließen möchte, heben Sie hervor, wie die demografische Zusammensetzung Ihrer Veranstaltung mit der Zielgruppe übereinstimmt.
2. Formulieren Sie ein überzeugendes Wertversprechen
Ihr Pitch sollte den einzigartigen Mehrwert, den Ihre Veranstaltung potenziellen Sponsoren bietet, klar zum Ausdruck bringen:
Heben Sie das Publikum hervor : Geben Sie die demografischen Daten, Interessen und Verhaltensweisen Ihrer Veranstaltungsteilnehmer detailliert an. Geben Sie Einzelheiten wie Alter, Geschlecht, Branche und Berufsrollen an und wie diese mit der Zielgruppe des Sponsors übereinstimmen. Wenn Ihre Veranstaltung beispielsweise hochrangige Führungskräfte anzieht, könnte dies eine hervorragende Gelegenheit für B2B-Sponsoren sein.
ROI-Potenzial aufzeigen : Sponsoren möchten wissen, was sie davon haben. Fügen Sie Kennzahlen vergangener Veranstaltungen hinzu, wie z. B. Teilnehmerzahlen, Social-Media-Engagement und Statistiken zur Lead-Generierung. Verwenden Sie diese Daten, um potenzielle Ergebnisse für den Sponsor abzuschätzen. Sie könnten sagen: „Die Veranstaltung im letzten Jahr hat 2.000 qualifizierte Leads für unsere Sponsoren generiert, mit einer durchschnittlichen Engagement-Rate von 25 %.“
Passen Sie Ihren Pitch an : Passen Sie Ihren Pitch für jeden potenziellen Sponsor individuell an. Verwenden Sie die Sprache des Sponsors und gehen Sie auf seine spezifischen Ziele ein. Wenn ein Sponsor beispielsweise auf die Lead-Generierung fokussiert ist, betonen Sie die Networking-Möglichkeiten Ihrer Veranstaltung und wie das Sponsoring-Paket die direkte Interaktion mit den Teilnehmern ermöglicht.
3. Entwickeln Sie ein professionelles Sponsoring-Deck
Ein gut gestaltetes Sponsoring-Deck kann eine starke visuelle Wirkung haben:
Strukturieren Sie das Deck : Beginnen Sie mit einer Einführung zu Ihrer Veranstaltung, gefolgt von einem Überblick über Ihr Publikum, Sponsoringmöglichkeiten und Preise. Beenden Sie mit einem klaren Aufruf zum Handeln. Halten Sie den Inhalt kurz und fokussiert.
Verwenden Sie visuelle Elemente : Integrieren Sie hochwertige Bilder, Infografiken und Diagramme, um die Daten leichter verständlich zu machen. Visuelle Elemente helfen dabei, die potenziellen Auswirkungen eines Sponsorings effektiver zu vermitteln als reiner Text.
Fügen Sie Erfahrungsberichte und Fallstudien hinzu : Wenn frühere Sponsoren gute Erfahrungen gemacht haben, fügen Sie deren Erfahrungsberichte oder Fallstudien hinzu. Dies verleiht Ihrem Pitch Glaubwürdigkeit und zeigt, dass Ihre Veranstaltung halten kann, was sie verspricht.
4. Personalisieren Sie den Ansatz
Personalisierung ist der Schlüssel zu einem erfolgreichen Pitch:
Direkte Kommunikation : Vereinbaren Sie nach Möglichkeit persönliche Treffen oder Videoanrufe mit potenziellen Sponsoren. Ein persönlicher Ansatz zeigt, dass Ihnen die Partnerschaft wichtig ist und Sie sich die Zeit genommen haben, ihre Bedürfnisse zu verstehen.
Passen Sie die Präsentation an : Konzentrieren Sie sich während des Meetings auf die Aspekte des Sponsoringpakets, die eng mit den Zielen des Sponsors übereinstimmen. Wenn der Sponsor beispielsweise Markenpräsenz wünscht, betonen Sie Möglichkeiten wie Bühnenbranding, Event-App-Banner oder gesponserte Sitzungen.
Beteiligen Sie sich am Dialog : Ermutigen Sie zu Fragen und Diskussionen während Ihres Pitches. Diese Interaktion ermöglicht es Ihnen, Bedenken anzusprechen und Ihr Angebot zu verfeinern, um die Bedürfnisse des Sponsors besser zu erfüllen. Es zeigt auch Ihre Flexibilität und Bereitschaft zur Zusammenarbeit.
5. Strategisches Follow-up
Nach dem ersten Pitch ist das Follow-up entscheidend:
Senden Sie eine personalisierte Folge-E-Mail : Senden Sie innerhalb von 24 bis 48 Stunden eine Folge-E-Mail, in der Sie dem Sponsor für seine Zeit danken und die wichtigsten Punkte des Meetings wiederholen. Fügen Sie einen Link zum Sponsoring-Deck und alle zusätzlichen Informationen ein, die der Sponsor angefordert hat.
Gehen Sie auf etwaige Bedenken ein : Wenn der Sponsor spezielle Bedenken hat oder weitere Informationen benötigt, gehen Sie in Ihrem Follow-up darauf ein. Das Anbieten von Lösungen oder zusätzlichen Daten kann dazu beitragen, das Gespräch voranzubringen.
Halten Sie die Kommunikation offen : Wenn der Sponsor noch nicht bereit ist, eine Verpflichtung einzugehen, halten Sie ihn bei der Stange, indem Sie ihm Neuigkeiten zur Veranstaltung, Änderungen bei Sponsoringmöglichkeiten oder Frühbucherrabatte mitteilen.
6. Verhandeln und den Deal abschließen
Und schließlich: Seien Sie bereit zu verhandeln:
Seien Sie bei den Bedingungen flexibel : Sponsoren können Änderungen am Sponsoringpaket verlangen, beispielsweise andere Zahlungsbedingungen, zusätzliche Vorteile oder individuelle Branding-Möglichkeiten. Wenn diese Wünsche mit den Zielen und dem Budget Ihrer Veranstaltung übereinstimmen, seien Sie offen dafür.
Erzeugen Sie ein Gefühl der Dringlichkeit : Heben Sie die begrenzte Verfügbarkeit von Top-Paketen oder Frühbucherrabatten hervor, um Sponsoren zu ermutigen, sich eher früher als später zu verpflichten.
Abschließen mit einem Vertrag : Sobald beide Parteien den Bedingungen zustimmen, entwerfen Sie einen detaillierten Sponsoringvertrag, in dem alle Aspekte des Deals beschrieben werden. Stellen Sie sicher, dass er Leistungen, Zeitpläne und Zahlungsbedingungen abdeckt.
Das Pitching von Sponsoring-Paketen erfordert sorgfältige Vorbereitung, Personalisierung und Nachbereitung. Indem Sie die Ziele Ihrer potenziellen Sponsoren verstehen, ein überzeugendes Wertversprechen ausarbeiten und eine klare und konsistente Kommunikation aufrechterhalten, können Sie die richtigen Sponsoren für Ihre Veranstaltung gewinnen. Mit dem richtigen Ansatz wird Ihr Sponsoring-Pitch Sponsoren anziehen und langfristige Partnerschaften aufbauen, von denen beide Seiten profitieren.
Abschließende Gedanken: Aufbau langfristiger Sponsorenbeziehungen
Das perfekte Sponsoringpaket zu schnüren ist nur der Anfang. Um diese Beziehungen aufrechtzuerhalten und auszubauen, erstellen Sie detaillierte ROI-Berichte, sammeln Sie Feedback und bieten Sie Anreize für eine frühzeitige Verlängerung. Indem Sie Ihre Sponsorenbeziehungen kontinuierlich pflegen, können Sie leichter Sponsoring für zukünftige Veranstaltungen sichern.
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