Zur Unterhaltung gehört viel mehr, als nur gute Acts zu finden. Sie müssen auch einige praktische Aspekte berücksichtigen. Welche Genehmigungen benötigen Sie? Was tun, wenn ein Künstler kurzfristig absagt?
Haben Sie wirklich an alles gedacht? Wir helfen Ihnen dabei mit dieser „Unterhaltungs-Checkliste“ aus dem Buch EVENTPLANNER :
- Unterhaltung sollte im Drehbuch enthalten sein. Geben Sie deutlich an, wann die Auftritte beginnen und enden und ob Pausen vorhanden sind. Beachten Sie, wer die Künstler begleitet und wer sich um Auf- und Abbau, Logistik, Soundcheck etc. kümmert.
- Fordern Sie bei Künstlern immer das technische Datenblatt an, damit Sie wissen, welche Infrastruktur Sie bereitstellen müssen. Brauchen Sie eine Bühne? Wie groß soll die Bühne sein? Stellen Sie audiovisuelle Technik zur Verfügung oder kümmert sich der Künstler darum? Wie geht es den Instrumenten?
- Von vielen Künstlern erhältst du zusätzlich zum technischen Datenblatt auch einen Rider. Dieses beinhaltet die persönlichen Wünsche und Anforderungen des Künstlers und seiner Crew. Manche Künstler fragen zum Beispiel nach bestimmten Speisen oder Getränken, einem Chill-out-Bereich, einer Dusche …
- Manche Handlungen erfordern eine starke Stromversorgung. Prüfen Sie, ob die Infrastruktur vor Ort ausreichend ist und mieten Sie ggf. einen Stromgenerator an.
- Einen guten Plan A zu haben ist großartig, aber nur, wenn nichts schief geht. Erkennen Sie Veränderungen rechtzeitig und bereiten Sie sich auf Notfallszenarien vor. Dann sind Regen, Stromausfälle und kranke Künstler kein Problem mehr. Besprechen Sie mit den engagierten Entertainern, was in ihrer Abwesenheit passieren soll, und halten Sie dies klar im Vertrag fest.
- Beantragen Sie rechtzeitig die notwendigen Genehmigungen zur Berücksichtigung möglicher Lärmbelästigungen. Benachrichtigen Sie Sabam (B) oder Buma (NL), wenn Sie musikalische Intermezzos planen, und vereinbaren Sie, wer für die Urheberrechte verantwortlich ist.
- Bedenken Sie auch die Sicherheit. Bei einem Auftritt mit namhaften Künstlern sorgst Du für eine reibungslose Führung und Sicherheit bis zur Bühne. Bei (inter)nationalen Stars müssen Sie unter Umständen zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen am Veranstaltungsort und in der näheren Umgebung ergreifen.
- Besprechen Sie die Möglichkeit einer Verlängerung der Aufführungsdauer. Es gibt nichts Ärgerlicheres, als einen Auftritt genau dann abrupt abbrechen zu müssen, wenn die Stimmung dafür stimmt. Welche Möglichkeiten und Kosten gibt es? Wie passt eine mögliche Erweiterung in Ihr Skript?
- Besprechen Sie, wer die Kleidung der Künstler bereitstellt. So können Sie beispielsweise das Thema der Veranstaltung auf die Kleidung der Guides und Artisten ausweiten. Besprechen Sie die Optionen mit ihnen.
- Stellen Sie ausreichend Umkleideräume zur Verfügung, in denen sich die Künstler umziehen oder entspannen können. Denken Sie an Kleiderständer, Spiegel, Essen und Getränke. Fragen Sie gegebenenfalls, ob Sie bereit sind, die Umkleideräume mit anderen zu teilen.
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