Die Erstellung eines Budgets ist eine umfangreiche Aufgabe, bei der man leicht einen Ausgabenposten vergisst. Mit der folgenden Checkliste, die sicherlich keinen Anspruch auf Vollständigkeit erhebt, helfen wir Ihnen, Ihre Budgetierung so detailliert und vollständig wie möglich zu gestalten.
Die Erstellung eines Budgets ist ein fortlaufender Prozess. Beginnen Sie am besten mit einer Gesamtbewertung. Sie tun dies, bevor Sie Angebote anfordern. So erkennen Sie sofort, ob Sie realistisch sind. Sie passen das vorläufige Budget systematisch an, wenn Sie Angebote erhalten oder eine gezieltere Schätzung vornehmen können.
Ist Ihr Budget zu hoch? Überprüfen Sie anschließend alle Kostenpunkte einzeln und prüfen Sie, ob es günstigere Alternativen gibt oder ob Sie bestimmte Ausgaben einsparen können, ohne jedoch Kompromisse bei der Qualität einzugehen. Sie können auch über Sponsoring nachdenken, um Ihr Veranstaltungsbudget zu erhöhen. Auch eine Partnerschaft mit einem anderen Unternehmen, das die gleiche Zielgruppe erreichen möchte, kann eine Lösung sein. Dann können Sie sich die Kosten teilen.
Profi-Tipp! Nutzen Sie die Veranstaltungssoftware eventplanner.net, um Ihr Veranstaltungsbudget einzurichten und einfach zu überwachen.
Budget-Checkliste für Veranstaltungen
Kommunikation
❐ Website
❐ Marketing
❐ Mobile Anwendung
❐ Soziale Medien
❐ Ticketing (Fixkosten oder Provision?)
❐ …
Standort/Zelt
❐ Raummiete
❐ Garderobe
❐ Bühne/Tanzfläche
❐ Möbel, Ständer ...
❐ Einrichtung und Dekoration
❐ Umkleideräume
❐ Beschilderung
❐ Parkkosten
❐ Toiletten (Toilettendamen nicht vergessen)
❐ Heizung/Klimaanlage
❐ Reinigung
❐ ...
Gastronomie
❐ Catering
❐ Trinken
❐ Crew-Catering
❐ Besteck, Gläser, Geschirr, Tischwäsche
❐ Bars, Buffets...
❐ ...
Fertigstellung
❐ Unterhaltung
❐ Vorsitzende und Redner
❐ Aktivitäten (Workshops...)
❐ Kinderanimation
❐ Musik
❐ Urheberrecht: Sabam (B) oder Buma (NL)
❐ ...
Audiovisuelle Unterstützung
❐ Projektion
❐ Plasma- und LCD-Bildschirme
❐ Mikrofone
❐ Soundsystem
❐ Lichtinstallation
❐ Videoaufnahme oder Fotobericht
❐ Spezialeffekte (Feuerwerk, Schnee...)
❐ WiFi-Netzwerk
❐ Hybride Veranstaltungen (Live-Streaming…)
❐ ...
Personal
❐ Floor- und Eventmanager(n)
❐ Sicherheitskoordinator
❐ Hostessen
❐ Parkwächter
❐ Sicherheit
❐ Erste-Hilfe-Team
❐ Bühnenarbeiter/Technik
❐ Catering-Personal (Kellner...)
❐ Garderoben- und Toilettendamen
❐ Dolmetscher/Übersetzer
❐ ...
Verschiedenes
❐ Versandkosten
❐ Werbegeschenke
❐ (VIP-)Transport
❐ Hotelkosten
❐ Genehmigungen und Versicherung
❐ Schäden oder Diebstahl
❐ Strom, Wasser...
❐ Abfallverarbeitung
❐ Logistik
Organisationskosten (intern und extern)
Mehrwertsteuer und Steuern
Unvorhergesehene Ausgaben
(10 Prozent bereitstellen)
Weitere Tipps und Tools zur Organisation Ihrer Veranstaltung
