Fehler, die Sie bei der Budgetplanung für die nächste Veranstaltung machen werden

„Seien Sie realistisch!“ „Erstellen Sie eine detaillierte Excel-Tabelle!“ „Seien Sie sich über Ihre Ziele im Klaren!“ Dies sind nur einige der Tipps, die Eventmanager bei der Planung ihres Veranstaltungsbudgets erhalten.

Viele von Ihnen haben wahrscheinlich unzählige Stunden damit verbracht, farbenfrohe Excel-Tabellen zu entwerfen, die Konzepte für die einzelnen Spalten zu erarbeiten und zu versuchen, sich alle Lieferanten und Dienstleistungen zu merken, für die Sie bezahlen müssen. Aber egal, wie oft Sie Ihre Liste noch einmal überprüft haben, es gibt immer etwas, das Sie vergessen haben, eine Zahl, die Sie falsch berechnet haben, oder eine Ausgabe, die Sie nicht vorhergesehen haben.

Und wissen Sie was? Obwohl zahlreiche Experten und Blogs Sie ermutigen, ihren Schritten zu folgen und einwandfreie Ergebnisse versprechen, besteht immer das Risiko, dass Sie ein falsches Budget erstellen. Bevor wir also lernen, wie Sie Excel oder komplexe mathematische Formeln verwenden, um die Kosten und Ausgaben Ihrer Veranstaltung zu berechnen, sollten wir die häufigsten Budgetfehler verstehen, die Sie möglicherweise machen.

Fehler Nr. 1. Sie vertrauen Ihrer Vernunft viel zu sehr

Schlechte Nachrichten: Sie sind nicht in der Lage, rationale Entscheidungen zu treffen, wenn es um Geld geht. Gute Nachrichten: Sie sind nicht allein. So ticken wir Menschen nun einmal. In seinem Buch „Predictably Irrational: The Hidden Forces That Shape Our Decisions “ stellt Professor Dan Ariely fest, dass Menschen entgegen den üblichen ökonomischen Annahmen, wonach bei Entscheidungen in Geldangelegenheiten Rationalität vorherrscht, bei finanziellen Entscheidungen weit weniger rational sind.

Der Forscher erklärt, dass Menschen bei geldbezogenen Entscheidungen anfällig für verschiedene Einflüsse aus ihrer Umgebung, Kurzsichtigkeit und irrelevante Emotionen sind. Nehmen wir an, Sie müssen für Ihre nächste Veranstaltung zwischen zwei Catering-Diensten wählen. Der erste bietet höhere Qualität und Standards als der zweite, und das wissen Sie. Das Catering-Paket, das Sie für die Veranstaltung wünschen, umfasst Erfrischungen, Obst und Sandwiches. Die Preise sind bei beiden Unternehmen gleich, doch der zweite (mit geringerer Qualität und Standards) stellt das Obst kostenlos zur Verfügung.

Die Untersuchungsergebnisse von Dan Ariely zeigen, dass Sie zwar bei beiden Catering-Unternehmen den gleichen Betrag bezahlen, aber aufgrund der Option des kostenlosen Obsts eher bei dem zweiten Unternehmen kaufen. Wie Ariely hervorhebt, „gibt GRATIS! uns eine solche emotionale Ladung, dass wir das Angebot als wesentlich wertvoller wahrnehmen, als es tatsächlich ist.“

Das Ergebnis? Sie haben den gleichen Betrag bezahlt, aber bewusst ein Catering-Unternehmen mit niedrigeren Standards engagiert.

EventProf-Tipp: Es ist ziemlich schwierig, diese kleinen finanziellen Entscheidungen zu verfolgen und ihre Trugschlüsse zu erkennen. Bevor Sie eine Entscheidung treffen, schreiben Sie alle Vor- und Nachteile der einzelnen Dienstleistungen oder Produkte auf. Auf diese Weise können Sie sich besser vorstellen, was Sie gewinnen oder verlieren. Lassen Sie sich Zeit und nehmen Sie sich Zeit, jeden Schritt zu bewerten.

Fehler Nr. 2. Sie sind bereit, mehr Geld für schlechte Dienstleistungen oder Produkte zu bezahlen

Klingt verrückt, oder? Aber die Wahrheit ist, dass Sie durch Ihre finanziellen Entscheidungen oft Geld verlieren, ohne dass Sie es überhaupt merken. Daniel Kahneman, ein berühmter Psychologe und Träger des Nobelpreises für Wirtschaftswissenschaften 2002, sagt: „Die Entscheidung, zusätzliche Mittel in ein Verlustkonto zu investieren, wenn bessere Investitionen möglich sind, ist als Sunk-Cost-Fehlschluss bekannt, ein kostspieliger Fehler, der bei großen und kleinen Entscheidungen beobachtet wird.“

Mit anderen Worten: Der Irrtum der versunkenen Kosten ist der Grund für Ihre Blindheit, wenn es um weitere Investitionen in Produkte geht, die nicht funktionieren. Nehmen wir beispielsweise an, Sie haben viel Geld für eine Eventmanagement-Software bezahlt, die Ihnen nicht bei der Lösung logistischer Probleme hilft, sondern nutzlos erscheint. Aufgrund Ihrer Investition und Ihres anfänglichen Enthusiasmus bei der Verwendung dieses Produkts wären Sie bereit, noch mehr Geld für eine fortgeschrittenere Version der Software auszugeben, weil Sie denken, dass diese Ihren Anforderungen besser entspricht. Wie Erik Sherman in seinem Artikel auf Inc.com bemerkt: „Niemand hat gerne Geld zum Fenster hinausgeworfen, also denkt man, man könne die vorherigen Ausgaben retten, wenn man nur ein bisschen mehr ausgibt. Allzu oft führt das zu der Situation, dass man gutes Geld schlechtem hinterherwirft.“

EventProf-Tipp: Wenn etwas, für das Sie bezahlt haben, nicht funktioniert, versuchen Sie nicht, es zu „retten“, indem Sie noch mehr Geld in eine verbesserte oder erweiterte Version stecken. Treffen Sie bewusste Entscheidungen und legen Sie ein striktes Protokoll für Eventprodukte oder -dienstleistungen fest, die nicht die erwarteten Ergebnisse liefern.

Fehler Nr. 3. Sie sind optimistisch, was die Ausgaben angeht

Es ist immer gut, bei der Planung einer Veranstaltung optimistisch zu sein, was die zu erzielenden Ergebnisse angeht, doch dies kann sich negativ auf Ihr Budget auswirken. Laut Daniel Kahneman zahlen Leute, die bei der Planung des Budgets eines Projekts zu optimistisch sind, „letztendlich viel mehr, als wenn sie einen realistischen Plan gemacht und sich daran gehalten hätten“.

Kahneman meint: „Fehler im ursprünglichen Budget sind nicht immer harmlos. Die Autoren unrealistischer Pläne sind oft von dem Wunsch getrieben, den Plan genehmigt zu bekommen – sei es von ihren Vorgesetzten oder von einem Kunden – unterstützt durch das Wissen, dass Projekte nur selten unvollendet aufgegeben werden, nur weil sie Kosten oder Fertigstellungstermine überschreiten.“ Und Sie? Verspüren Sie den Drang, Ihren Kunden zu gefallen, indem Sie ein fehlerhaftes Veranstaltungsbudget vorlegen? Minimieren Sie unbewusst die Kosten der Veranstaltungsplanung und zeigen damit einen ungerechtfertigten Optimismus? Vielleicht sollten Sie das Veranstaltungsbudget überprüfen und die niedrigen Ausgaben an eine realistischere Prognose anpassen.

EventProf-Tipp: Analysieren Sie die Kontraste. Nachdem Sie die erste Version des Budgets entworfen haben, sehen Sie sich diese an und wenden Sie eine negative Einstellung an, indem Sie die Ausgaben erhöhen. Überprüfen Sie dann die „optimistische“ und die „pessimistische“ Version des Budgets. Finden Sie anschließend das Gleichgewicht zwischen den beiden und passen Sie die Ausgaben an einen realistischeren Plan an (weder übermäßig optimistisch noch pessimistisch). Auf diese Weise erstellen Sie ein zuverlässiges Veranstaltungsbudget und bewahren Ihre Kunden vor großen Überraschungen.

Einpacken

Wenn Sie das Budget für Ihre nächste Veranstaltung planen, sollten Sie sich darüber im Klaren sein, dass die wirklichen Fehler, die Sie machen werden, nichts mit Ihren mathematischen oder Computerkenntnissen zu tun haben. Wenn es um Geld und Budgetierung geht, seien Sie besonders vorsichtig mit Ihren Entscheidungsgründen. Seien Sie darauf vorbereitet, zu scheitern und schnelle Lösungen zu finden. Überprüfen Sie alles doppelt und analysieren Sie sorgfältig die Vor- und Nachteile jeder Entscheidung, die Sie treffen werden. Behalten Sie außerdem eine realistischere Denkweise bei, die es Ihnen ermöglicht, sich weniger von irrelevanten Emotionen und externen Faktoren beeinflussen zu lassen. Und natürlich verwenden Sie unsere kostenlose Event-Budget-Software. Viel Glück!