Einer guten Eventeinladung sollte eine noch bessere Save-the-Date-E-Mail vorangehen. Ähnlich wie eine Mailing-Kampagne sollten Save-the-Date-Nachrichten Teil Ihrer Event-Marketingstrategie sein. Der Text sollte überzeugend sein und den Empfänger davon überzeugen, das Datum in seinem Kalender zu markieren, während er auf die eigentliche Einladung wartet.
Sie möchten vielleicht eine Save-the-Date-E-Mail senden, wenn Sie noch nicht alle Veranstaltungsdetails haben, Ihre Mailingliste aber über die bevorstehende Einladung informieren möchten. Diese Art von E-Mail ist notwendig, um Ihre potenziellen Gäste zu ermutigen, den Termin für die zukünftige Veranstaltung zu reservieren und eine höhere Teilnehmerzahl sicherzustellen.
Wenn Sie sich dazu entschließen, eine Save-the-Date-Karte zu verschicken, sollten Sie wissen, dass dies die erste Interaktion Ihres potenziellen Publikums mit der Veranstaltung selbst ist. Deshalb müssen Sie eine attraktive, aber dennoch einfache und diskrete E-Mail verfassen. So können Sie das tun:
Tipp 1. Richten Sie eine Zeitleiste ein
Der Zeitpunkt, zu dem Sie eine Save-the-Date-E-Mail senden, ist entscheidend. Sie können sie nicht zwei Wochen vor der Veranstaltung senden. Wenn der Termin zu kurz ist, haben die Leute möglicherweise einen vollen Terminkalender oder andere Verpflichtungen und können sich keinen Zeitrahmen für Ihre Veranstaltung freihalten. Außerdem ist es nicht ratsam, die Save-the-Date-E-Mail zu früh zu senden. Die Leute könnten die bevorstehende Einladung vergessen. Senden Sie die Save-the-Date-E-Mail stattdessen etwa zwei oder drei Monate vor dem Versenden der offiziellen Einladung.
Tipp 2. Machen Sie es einprägsam und persönlich
Obwohl es sich nur um eine Informations-E-Mail handelt, möchten Sie diese erste Interaktion nutzen, um mit Ihren potenziellen Teilnehmern in Kontakt zu treten. Aus diesem Grund müssen Sie sie attraktiv gestalten. Zunächst möchten Sie sie möglicherweise personalisieren. Wenn Sie beispielsweise mehrere Zielgruppen haben, können Sie je nach den spezifischen Merkmalen jeder Gruppe unterschiedliche Save-the-Date-Nachrichten ausarbeiten. Zweitens sollten Sie etwas Zeit in die Ausarbeitung des E-Mail-Textes investieren. Sie möchten am Ende keine langweilige Save-the-Date-Nachricht haben, die die Leute einfach zuklappen und vergessen. Gestalten Sie sie spannend und freundlich. Wecken Sie die Neugier Ihrer potenziellen Teilnehmer und verstärken Sie ihren Wunsch, die Einladung zu erhalten.
Tipp 3. Fügen Sie wichtige Informationen hinzu
Wenn Sie eine Save-the-Date-E-Mail senden, besteht Ihr Ziel darin, Ihre potenziellen Teilnehmer über die bevorstehende Veranstaltung und die Einladung zu informieren. Aus diesem Grund sollten Sie Folgendes angeben: den Namen der Veranstaltung, das Datum (natürlich!), den Veranstaltungsort (wenn möglich), die Veranstalter der Veranstaltung und andere Details, die von Interesse sein könnten (beispielsweise vielleicht einen Starredner). Sie können der Save-the-Date-E-Mail auch das Logo oder Grafiken der Veranstaltung beifügen.
Tipp 4. Heben Sie die Anreize hervor
Um die Aufmerksamkeit Ihrer potenziellen Teilnehmer zu erregen und sie dazu zu bringen, auf die Einladung zu warten, können Sie einen bestimmten Anreiz bieten. Sie könnten beispielsweise einen Rabattcode anbieten, mit dem sie Tickets zu einem günstigeren Preis erhalten können.
Tipp 5. Geben Sie einen klaren Aufruf zum Handeln
Eine Save-the-Date-E-Mail ist selbst ein Aufruf zum Handeln. Sie können es den Empfängern jedoch einfacher machen und einen Google Kalender-Link bereitstellen. Auf diese Weise können die Leute durch einfaches Klicken auf den Link die Teilnahme an der Veranstaltung auswählen.
Abschließende Gedanken
Obwohl es nicht in allen Fällen notwendig ist, hilft Ihnen eine Save-the-Date-E-Mail dabei, die Informationen über die Veranstaltung zu verstärken und potenzielle Teilnehmer mit wenigen Veranstaltungsdaten zu erreichen. Die Save-the-Date-E-Mail ist Ihr erster Kontakt mit Ihrer Zielgruppe. Versuchen Sie daher, sie einfach, attraktiv und einprägsam zu halten.
