Heutzutage haben Planer Zugriff auf zahlreiche digitale Lösungen, die den Arbeitsaufwand in Logistik und Eventmarketing verringern und die Ergebnisse steigern können. Es gibt zahlreiche Eventmanagement-Software und Apps, die auf die Bedürfnisse jedes Profis zugeschnitten sind. Der Einsatz von Eventtechnologie wird zunehmend zum Garant für erfolgreiche Ergebnisse und einen positiven ROI.
Event-Tech-Unternehmen werden immer besser darin, die notwendigen Tools bereitzustellen, mit denen CMOs und Planer Offline- und Online-Engagement generieren können. Darüber hinaus hilft der Zugriff auf wertvolle Lösungen Event-Profis dabei, personalisierte Erlebnisse für unterschiedliche Zielgruppen zu schaffen und gleichzeitig potenzielle Generationenunterschiede zwischen ihren Teilnehmern erfolgreich zu überwinden. Es ist nur eine Frage der Zeit, bis alle Planer diese digitalen Lösungen vollständig adaptieren, um ihre Logistik- und Marketing-Herausforderungen zu lösen.
Bis dies jedoch geschieht, ist es wichtig, die Diskrepanz zwischen dem unaufhaltsamen Fortschritt der Veranstaltungstechnologie und dem Mangel an Wissen, das die Planer für fundierte Entscheidungen benötigen, hervorzuheben.
Der Experte für Veranstaltungstechnologie Corbin Ball stellt fest: „Eine Herausforderung für Veranstaltungsplaner besteht darin, die Flut an Informationen zu sortieren, die auf sie einprasselt, damit sie die richtigen Entscheidungen treffen können.“ Oft erkennen Planer das wahre Potenzial der Veranstaltungstechnologie nicht und nutzen sie aus den falschen Gründen.
Dieses Problem hält sie davon ab, den wahren Wert digitaler Planungs- und Marketingplattformen zu nutzen, was zu Frustration und Unglauben führt. Um dies zu verhindern, finden Sie hier eine Liste der falschen Gründe, die Fachleute vermeiden müssen, wenn sie sich entscheiden, Eventtechnologie in den Planungsprozess einzubeziehen:
Falscher Grund Nr. 1. Suche nach grundlegenden Lösungen
Es ist nichts falsch daran, redundante und lästige Logistikvorgänge automatisieren zu wollen. Allerdings sollte man sich vor Augen halten, dass Eventtechnologie noch viel mehr kann … Wer Eventsoftware-Plattformen oder Apps ausschließlich für die Digitalisierung nutzt, wird das wahre Potenzial dieser Tools nicht erkennen und nutzen.
Sie sehen, selbst die mittelmäßigste Veranstaltungstechnologie kann eine logistische Automatisierung bewältigen. Wichtig ist, dass Sie sich vor der Auswahl einer digitalen Lösung für Ihre Veranstaltungen eine strategische Vision darüber erarbeiten, was Sie massiv verbessern und ausbauen möchten.
Sie können beispielsweise nach etwas suchen, das neben der Logistik auch eine vollständige Automatisierung von Marketing und Teilnehmerreisen, benutzerfreundliche B2B-Plattformen oder Funktionen zur Rechnungserstellung bietet. Gehen Sie einen Schritt weiter, analysieren Sie, was Sie wirklich brauchen (außer einem Tool, mit dem Sie die Teilnehmertabellen automatisch aktualisieren können), und entscheiden Sie sich für etwas, das die Effizienz Ihres Teams wirklich steigert.
Falscher Grund Nr. 2. Der Wunsch, mit Branchentrends Schritt zu halten
Das ist immer eine schlechte Idee. Trends kommen und gehen, aber Sie haben immer dieselben Planungs- und Eventmarketingprobleme. Das Problem dabei ist, dass Sie keine Eventmanagement-Plattform oder App kaufen, um konkrete Herausforderungen zu lösen und den ROI Ihrer Veranstaltung zu steigern. Stattdessen tun Sie es nur, weil es alle anderen tun. Infolgedessen haben Sie keine klare Vorstellung davon, wie diese digitalen Tools Ihren Workflow wirklich verbessern können.
Falscher Grund Nr. 3. Der Glaube daran wird mehr Teilnehmer zu Ihrer Veranstaltung bringen
Den Leuten ist es egal, ob sie das Veranstaltungsprogramm über eine App statt über eine gedruckte Broschüre abrufen können. Das wird sie weder beeinflussen noch davon überzeugen, sich anzumelden. Wenn Sie mehr Menschen zu Ihrer Veranstaltung locken möchten, verwenden Sie wirkungsvolle Marketingstrategien. Natürlich kann Ihnen die Veranstaltungstechnologie mit verschiedenen Werbetechniken definitiv helfen; Sie müssen jedoch verstehen, dass eine Veranstaltungsmanagementplattform oder -app allein keine Garantie für eine höhere Teilnehmerzahl ist.
Falscher Grund Nr. 4. Werden Sie ein „besserer“ Profi
Lassen Sie uns das klarstellen: Der Einsatz von Eventtechnologie bedeutet nicht automatisch, dass Sie ein erfolgreicherer Planer sind. Es kann Ihre Fähigkeiten definitiv verbessern, ist jedoch keine Voraussetzung. Es gibt viele inkompetente Eventorganisatoren, die die neueste Eventtechnologie verwenden, und umgekehrt gibt es unglaublich tolle Profis, die mit grundlegenden digitalen Ressourcen großartige Events planen und durchführen können.
Falscher Grund Nr. 5. Ziel ist es, das Erlebnis Ihrer Teilnehmer zu „stören“.
Es ist kein Geheimnis, dass mobile Event-Apps und -Plattformen ein höheres Maß an Teilnehmerbeteiligung und/oder eine bessere Interaktion zwischen Ihren Gästen und der Veranstaltung selbst versprechen. Darüber hinaus hat die Event-Technologie die Gamification-Funktion eingeführt, mit der Sie das Erlebnis Ihrer Gäste „unterbrechen“ können.
Daran ist nichts auszusetzen, aber wenn Ihr einziger Grund, eine Event-App oder -Plattform zu kaufen, darin besteht, Ihre Veranstaltung zu gamifizieren, lassen Sie lieber die Finger davon. Gamifizierung ist nicht einfach nur ein weiteres schickes Must-have. Im Gegenteil, es ist ein komplexes Konzept, das nur wenige Planer verstehen. Bevor Sie sich entscheiden, Ihre Veranstaltung zu gamifizieren, müssen Sie eine klare Vorstellung davon haben, was Sie davon erwarten und wie Sie das Verhalten Ihrer Teilnehmer ändern möchten.
Aufruf zum Handeln
Bevor Sie sich für eine Eventmanagement-Plattform oder -App entscheiden, schreiben Sie die Eventplanungs- und Marketingkonzepte auf, die Sie verbessern möchten. Fragen Sie sich, was Ihre Anforderungen sind und wie Eventtechnologie Ihnen dabei helfen kann, einen enormen Mehrwert für Ihre Teilnehmer (und Teammitglieder) zu schaffen. Analysieren Sie sorgfältig Ihre Motivationen, entwerfen Sie eine strategische Vision für den zukünftigen Planungsablauf und beginnen Sie dann mit der Suche nach einem digitalen Tool, das Ihren Anforderungen entspricht.
