So treffen Sie bei der Planung Ihrer nächsten Veranstaltung bessere Entscheidungen

Eines zeichnet alle Eventprofis aus: Wir sind geborene Entscheider. Ob es darum geht, das Catering-Menü für die Veranstaltung auszuwählen oder die audiovisuellen Anforderungen abzuschätzen, wir reagieren ständig mit neuen Entscheidungen auf unser Arbeitsumfeld.

Manchmal sind diese Entscheidungen einfach und bestehen aus der Auswahl zwischen zwei oder mehreren Optionen. In anderen Fällen ist der Entscheidungsprozess hochkomplex und erfordert viel Improvisation und Unsicherheitsmanagement. Und jedes Mal überleben wir sie und schreiten auf unserem Weg voran, echte Profis zu werden.

Wie der Unternehmer Erik Larson in einem Artikel der Harvard Business Review schreibt: „Entscheidungen sind das mächtigste Werkzeug, das Manager haben, um Dinge zu erledigen. Ziele zu setzen (ein weiteres Werkzeug) ist zwar ehrgeizig, aber Entscheidungen zu treffen, führt tatsächlich zum Handeln.“

Mit der Rolle des Entscheidungsträgers gehen jedoch auch eine Reihe von Risiken und Verantwortlichkeiten einher. Wenn wir inspirierte, schnelle oder schlechte Entscheidungen treffen, können wir den Erfolg unserer Veranstaltung oder das Wohlbefinden der Teilnehmer gefährden. In Anbetracht dessen gibt es eine Lernkurve, wenn es um den Entscheidungsprozess geht.

Um den Vorgang zu beschleunigen, sehen Sie sich die folgenden Tipps an, wie Sie bei der Planung Ihrer nächsten Veranstaltung bessere Entscheidungen treffen können:

Tipp 1. Verlassen Sie sich nicht nur auf Ihr Bauchgefühl

Intuition kann manchmal gut sein, aber es ist keine gute Idee, eine Entscheidung bei der Veranstaltungsplanung auf der Grundlage dessen zu treffen, was „Ihr Gefühl“ für richtig hält. Bevor Sie eine Entscheidung treffen, müssen Sie so viele Informationen wie möglich über das Thema sammeln. Dann müssen Sie die Vor- und Nachteile sorgfältig abwägen. Ihr Bauchgefühl kann Ihnen etwas sagen und Sie dazu verleiten, eine übereilte Entscheidung zu treffen, ohne ein vollständiges Bild der Angelegenheit zu haben.

Tipp 2. Vermeiden Sie Wunschdenken

Das Bild, das wir uns von Ereignissen machen, entspricht nicht immer der Realität, was dazu führen kann, dass wir einige unserer beruflichen Entscheidungen auf Wunschdenken basieren. Dies kann zu viel Frustration und Problemen führen, die Sie anschließend lösen müssen.

Um ein besserer Entscheidungsträger zu werden, untermauern Sie Ihre Entscheidungen mit Fakten und Argumenten. Behalten Sie immer eine rationale Perspektive bei und wägen Sie die Beweise ab, die Sie auf dem Tisch haben.

Sie möchten beispielsweise so viele Teilnehmer wie möglich anziehen, indem Sie die Registrierung bis zum Tag vor der Veranstaltung offen lassen. Das mag zwar eine gute Idee sein, könnte aber dazu führen, dass Sie die Teilnehmerzahl nicht überprüfen und die Veranstaltung möglicherweise überbuchen.

„Wunschdenken“ lässt Sie glauben, dass alles unter Kontrolle ist. Wenn Sie jedoch auf den rationalen Teil Ihres Gehirns hören, werden Sie erkennen, wie gefährlich es ist, die Registrierung offen zu halten, ohne die Anzahl der Teilnehmer zu überwachen. Möglicherweise haben Sie am Ende eine verrückte Anzahl an Gästen, die die Kapazität des Veranstaltungsortes übersteigt (und müssen dann Leute an der Tür abweisen), oder Sie haben im Gegenteil nur wenige vorregistrierte Teilnehmer (was normalerweise eine intensivere Markierungskampagne erfordern würde).

Tipp 3. Arbeiten Sie an der Verbesserung Ihrer emotionalen Intelligenz

Wie die Forschung zeigt, „treffen Menschen mit hoher emotionaler Intelligenz intelligentere Entscheidungen, da sie sich nicht von ihrem aktuellen Gefühlszustand beeinflussen lassen.“ Wenn Sie über eine höhere emotionale Intelligenz verfügen, sind Sie besser in der Lage zu verstehen, was passiert, sich von den aktuellen Erfahrungen zu lösen und klarere Entscheidungen zu treffen.

Klingt das nach Ihnen? Vielleicht ist das Gegenteil von Ihnen der Fall und Sie zucken einfach mit den Schultern und denken: „Emotionale Intelligenz ist eine natürliche Eigenschaft – entweder hat man sie oder man hat sie nicht.“ Stimmt nicht. Laut dem Unternehmer Justin Bariso „macht Übung den Meister, wie bei jeder anderen Fähigkeit oder Fertigkeit auch. Natürlich ist es unmöglich, seine Emotionen vollkommen zu kontrollieren. Und zu lernen, seine emotionale Intelligenz zu verbessern, ist kein Prozess, der über Nacht passiert. Wenn Sie diese Schritte jedoch konsequent üben, können Sie beginnen, die Macht der Emotionen zu bändigen – und diese Macht für sich arbeiten zu lassen, anstatt gegen Sie.“

Tipp 4. Finden Sie einen professionellen Mentor

Wir alle brauchen einen Berater, der uns durch das berufliche Minenfeld führt. Selbst die erfolgreichsten Berufstätigen haben Mentoren, die ihnen helfen, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren und zu lernen, wie sie Krisensituationen meistern können.

Tipp 5. Bleiben Sie nicht im Zustand der „Lähmung durch Analyse“

Wie der Unternehmer Kevin Van der Straeten erklärt: „Die Organisation einer Veranstaltung kann sich über einen Zeitraum von Wochen, Monaten oder sogar Jahren erstrecken und kann daher in diesem Zeitraum mehrere Entwicklungen durchlaufen. Beispielsweise können Budgets aufgrund sinkender Verkaufszahlen gekürzt werden. Darüber hinaus werden Sie oft mit Zeitdruck konfrontiert, sodass die vollständige Umsetzung Ihrer Pläne schwierig werden kann.“

Das Schlimmste, was Sie in diesen Fällen tun können, ist, nichts zu unternehmen. Natürlich fühlen Sie sich möglicherweise extrem überfordert, was zu einem gewissen Grad an Lähmung führen kann. Wenn Sie jedoch nicht sofort handeln, laufen Sie Gefahr, Ihre Event-Herausforderungen nicht effizient zu lösen und Ihren Erfolg zu sabotieren.

Abschließende Gedanken

Bessere Entscheidungen zu treffen ist eine Fähigkeit, die man erlernen kann. Fühlen Sie sich also nicht schuldig, wenn Sie von den zahlreichen Herausforderungen, die die Planung einer Veranstaltung mit sich bringt, überwältigt werden. Erlauben Sie sich außerdem, Fehler zu machen und daraus zu lernen. Treffen Sie eine Entscheidung nach der anderen und vergessen Sie nicht, die Ergebnisse jeder Entscheidung zu überwachen.