Wie verwende ich Budgets?

In diesem Abschnitt erfahren Sie, wie Sie mit unserer Eventplanungssoftware Ihr Eventbudget erstellen. Budgets erfassen alle Ihre Event-bezogenen Ausgaben und, wenn Sie möchten, auch die Einnahmen. Außerdem lassen sie sich nahtlos in einen soliden Finanzplan integrieren. So liegen Sie bei der Budgetplanung für Ihr Event immer richtig.

Gehen Sie im linken Bereich zu „Budgets“. Oben linksbündig sehen Sie, dass Sie sich in derselben Veranstaltung befinden wie bei Ihrer letzten Aktion in der eventplanner.net-Software. Wenn Sie zum ersten Mal hier sind, wird das Budget derzeit leer angezeigt.

Hinzufügen eines Budgets

Klicken Sie zunächst auf „Budgetzeile hinzufügen“.

Anschließend müssen wir noch eine Kategorie angeben. Folgende Möglichkeiten stehen zur Auswahl:

• Inspiration
• Eventagentur
• Gastronomie
• Veranstaltungsort
• Unterhaltung
• Dekoration
• Foto/Video
• Verleih
• Personal
• Sicherheit
• Transport
• Gäste
• Software
• Budget
• Marketing

Nachdem Sie die Kategorie ausgewählt haben, geben Sie eine Beschreibung ein (was auch immer Sie für am passendsten halten, vorzugsweise etwas, das eindeutig und leicht zu identifizieren ist).

Anschließend haben Sie die Möglichkeit, entweder Kosten (zum Beispiel Ticketdruck) oder Einnahmen (zum Beispiel Ticketverkauf) auszuwählen.

Geben Sie im Abschnitt „Lieferant“ einfach den Namen ein, und es werden mehrere Ergebnisse angezeigt. Wählen Sie das Unternehmen aus und geben Sie dann die restlichen Anmeldeinformationen ein. Wenn der Lieferant nicht auf der eventplanner.net-Plattform ist, können Sie dort einfach eingeben, was Sie möchten.

Entscheiden Sie, ob die Kosten bzw. Einnahmen ein Festpreis oder ein Preis pro Einheit sind. Wenn Sie die Anzahl der Einheiten ändern müssen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Anzahl Einheiten manuell bearbeiten“.

• Wichtig! Der Stückpreis wird mit der Anzahl der Teilnehmer multipliziert. Denken Sie daran, dass dieser Betrag beim Erstellen einer neuen Veranstaltung festgelegt wird – es sei denn, Sie ändern diesen Betrag manuell.

Wenn sich die Gesamtzahl der Teilnehmer ändert – beispielsweise aufgrund von Absagen – aktualisieren Sie diese am besten in den Veranstaltungseinstellungen, indem Sie auf einer beliebigen Seite „Informationen anzeigen“ auswählen und dann auf „Bearbeiten“ klicken. Die Änderungen werden an alle anderen Tools in der eventplanner.net-Software weitergegeben, einschließlich Ihrer Budgetberechnungen (sofern Sie nicht das Kontrollkästchen für eine manuelle Eingabe aktiviert haben).

Wenn alle Felder ausgefüllt sind, wählen Sie „Budgetzeile hinzufügen“ aus.

Wenn Sie weitere Kosten unter derselben Kategorie hinzufügen, werden Sie feststellen, dass diese im Hauptbudgetbildschirm entsprechend gruppiert sind. Oben sehen Sie die Gesamtkosten der Veranstaltung.

Verschiedene Szenarien

Als Nächstes können wir verschiedene Versionen Ihres Budgets erstellen. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie größere Veranstaltungen organisieren. Vielleicht möchten Sie ein optimistisches und ein pessimistisches Szenario Ihrer Veranstaltung sehen.

Hierzu können Sie entweder:

(a) eine neue Version des Haushaltsplans von Grund auf zu erstellen

oder

(b) die aktuelle Version kopieren und gegebenenfalls umbenennen und ändern.

Klicken Sie einfach auf den Dropdown-Pfeil neben dem Titel des Budgets und wählen Sie eine der Optionen aus. Klicken Sie dann auf „Speichern“.

Dies ist auch für die Versionskontrolle von Vorteil. Sie können regelmäßig eine Kopie des Budgets speichern, sodass Sie immer eine nützliche Referenz haben, auf die Sie im Verlauf des Projekts zurückblicken können.

Mehrwertsteuerberechnungen

Bedenken Sie außerdem, ob Sie die Mehrwertsteuer in Ihre Berechnungen einbeziehen möchten oder nicht.

Gehen Sie zur Schaltfläche „Informationen anzeigen“ und klicken Sie dann auf „Bearbeiten“. Etwa in der Mitte der Seite sehen Sie ein Kontrollkästchen mit der Aufschrift „Mit Preisen ohne Mehrwertsteuer in Budgets arbeiten“.

Standardmäßig sind alle Preise inklusive Mehrwertsteuer angegeben, was bedeutet, dass das Tool Bruttopreise für seine Berechnungen verwendet. Wenn Sie jedoch ohne Mehrwertsteuer arbeiten möchten, können Sie dies tun, indem Sie dieses Kontrollkästchen aktivieren.

• Wichtig! Sie können ein Veranstaltungsbudget so ändern, dass es keine Mehrwertsteuer enthält. Denken Sie aber daran, dass Sie es nicht mehr rückgängig machen können. Es ist eine Einbahnstraße. Wenn Sie ein Veranstaltungsbudget ohne Mehrwertsteuer erstellen möchten, aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen am besten beim Erstellen der Veranstaltung.

Wenn Sie das Kontrollkästchen „Mehrwertsteuer“ aktivieren, wird in Ihren Budgets nun eine weitere Spalte mit der Bezeichnung „Mehrwertsteuer“ angezeigt. Derzeit ist der Mehrwertsteuersatz leer, da wir diese Daten beim Erstellen der Budgets nicht eingeben.

Wenn Sie den Mehrwertsteuerstatus des Projekts nach dem Erstellen der Budgetpositionen ändern, müssen Sie die Prozentsätze erneut aufrufen und manuell einzeln eingeben. Klicken Sie einfach auf jede Budgetposition, die Sie ändern möchten, geben Sie den richtigen Prozentsatz ein und speichern Sie.

Das Ergebnis? Sie können nun sehen, dass die Mehrwertsteuer separat berechnet wird. Es werden die Preise ohne Mehrwertsteuer, der Mehrwertsteuerbetrag und dann der Gesamtbetrag einschließlich Mehrwertsteuer angezeigt.

Denken Sie daran, dass sich bei der Arbeit mit mehreren Budgetversionen die vorherigen Versionen nicht ändern, wenn eine geändert wurde. Sie müssen die oben beschriebenen Schritte für jede Version Ihres Budgets wiederholen. Deshalb ist es so wichtig, dies bei der Erstellung der Veranstaltung richtig zu machen, um doppelte Arbeit zu vermeiden.

Vergessen Sie nicht, dass Sie Ihr Budget auch mit Kollegen teilen können, sodass Sie es gemeinsam überprüfen und zusammenarbeiten können.

Unsere nächste und letzte Station ist „Kontakte“, wo wir alles Wissenswerte über Benutzer und Kontakte für Ihre Veranstaltungen erfahren. Wir sehen uns auf der anderen Seite!