Willkommen bei der eventplanner.net Academy. Dieser Schulungsleitfaden hilft Ihnen, das Beste aus unserer eventplanner.net-Software herauszuholen und sich auf das zu konzentrieren, was Ihnen wirklich wichtig ist: die Organisation bemerkenswerter Veranstaltungen.
WICHTIGER HINWEIS: Wir aktualisieren unser Schulungsportal! Derzeit sind alle Kursmaterialien in diesem Artikel gebündelt. Die Zertifizierung ist vorübergehend nicht verfügbar. Wir entschuldigen uns für etwaige Unannehmlichkeiten und danken Ihnen für Ihre Geduld während dieser Verbesserung.
Mit unserem Zertifizierungsprogramm können Sie potenziellen Kunden und Arbeitgebern zeigen, dass Sie die am schnellsten wachsende Event-Plattform auf dem Markt beherrschen. Und das Beste daran? Unsere Event-Software (wie Sie vielleicht wissen oder auch nicht) ist völlig kostenlos! Das heißt, Sie können alle grundlegenden Funktionen nutzen, ohne einen Cent zu bezahlen.
Wie bei jeder Software gibt es einige Einschränkungen, z. B. die Anzahl der Personen, mit denen Sie zusammenarbeiten können, die Anzahl der Veranstaltungen, die Sie pro Jahr organisieren können, oder die Anzahl der Punkte auf einer Checkliste. Aber keine Sorge, die Grenzen sind ziemlich hoch angesetzt, sodass Sie wahrscheinlich keine Probleme haben werden. Wenn Sie unsere Software jedoch gerne verwenden und einen Beitrag leisten möchten, können Sie jederzeit auf ein Premium-Konto ohne Einschränkungen upgraden. Folgen Sie dem Link hier für weitere Informationen.
- Wichtig! Wir versuchen, dieses Schulungshandbuch so genau wie möglich zu halten. Da unsere Entwickler die Plattform jedoch ständig aktualisieren und neue Funktionen veröffentlichen, werden nicht immer alle neuen Funktionen erfasst. Bitte beachten Sie daher auch die gesamte Dokumentation und alle anderen Materialien, die wir für Sie bereitstellen.
Einrichten von Ereignissen
Erstellen eines Ereignisses
Was wäre ein besserer Ausgangspunkt als die Erstellung einer neuen Veranstaltung mit unserer Software eventplanner.net? Wenn Sie dies noch nicht getan haben, gehen Sie zur Homepage der Veranstaltungssoftware. Klicken Sie anschließend oben rechts in der Navigationsleiste auf „Veranstaltungssoftware“.
Methode #1
Wenn Sie sich in der eventplanner.net-Software befinden, finden Sie auf der linken Seite des Bildschirms das Menü, in dem Sie alle verfügbaren Tools sehen: Moodboards, Checklisten, Callsheets, Budgets und Kontakte.
Es gibt mehrere Möglichkeiten, ein Ereignis zu erstellen. Der Einfachheit halber beginnen wir jedoch mit der einfachsten.
Klicken Sie auf „Neues Ereignis hinzufügen“ und geben Sie die folgenden Details ein:
- Veranstaltungsname
- Datum
- Veranstaltungstyp
- Anzahl der Personen
- Region
- Budget
- Währung
- Kontrollkästchen „MwSt.“
- Beschreibung
- Kontrollkästchen für leere Vorlage
Ereignisname: Wählen Sie einen bestimmten Namen, den Sie von den anderen von Ihnen erstellten Ereignissen unterscheiden können. Sie sehen alle Ihre Ereignisse in Ihrem Haupt-Dashboard in einem Listenformat. Wenn Sie diesen einen bestimmten Namen geben, können Sie leichter zum richtigen Ereignis navigieren.
Datum : Dies ist das Datum, an dem Ihre Veranstaltung stattfindet.
Veranstaltungstyp: Es stehen mehrere Optionen zur Auswahl: Geschäftsveranstaltung, Mitarbeiterfeier, Produkteinführung, Meeting, Konferenz, Teambuilding, Konzert, Hochzeit, Privatfeier und Sonstiges. Wählen Sie die am besten geeignete Option aus.
Anzahl der Personen : die Anzahl der anwesenden Personen. Dies wird später wichtig, wenn wir mit der Erstellung unserer Budgets beginnen. Wenn Sie mit Stückpreisen arbeiten, wirkt sich die Anzahl der Personen auf die Gesamtkosten aus. Wenn der Preis für einen Caterer beispielsweise 20 USD pro Person beträgt, wird Ihr Budget entsprechend berechnet.
Region: Geben Sie den Ort oder die Stadt ein, in der die Veranstaltung stattfinden soll. Wenn es sich um eine virtuelle Veranstaltung handelt, geben Sie einfach die eingetragene Adresse des Unternehmens, die Büroadresse oder den Veranstalter der Veranstaltung ein. Es ist wichtig, dieses Detail richtig anzugeben, da unsere Software eventplanner.net Ihnen hilft, den richtigen Veranstaltungsort für Ihre Veranstaltung zu finden.
Budget : der Betrag, den Sie für den Gesamtumfang dieser bestimmten Veranstaltung bereitstellen möchten.
Währung: Wählen Sie den entsprechenden Wert aus der Dropdown-Liste aus. Dies sind die Währungen, die derzeit zur Auswahl stehen. Wir werden in Zukunft neue hinzufügen.
Kontrollkästchen „MwSt.“ : Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn Sie im Abschnitt „Budgets“ die Preise ohne MwSt. sehen möchten.
Beschreibung: Geben Sie einen Überblick über die Veranstaltung und gehen Sie auf relevante Details ein, beispielsweise das Ziel der Veranstaltung, das beabsichtigte Ergebnis und etwaige Planungsüberlegungen.
Kontrollkästchen „Leere Vorlage“: Wählen Sie dieses Kontrollkästchen aus, wenn Sie Ihre Veranstaltungs-Checkliste nicht vorab ausfüllen oder mit einer leeren Checkliste beginnen möchten. Wenn Sie beispielsweise eine Hochzeit planen, wird eine Checkliste mit allen erforderlichen Aufgaben hinzugefügt, z. B. „Ort für die Zeremonie buchen“.
- Wichtig! Derzeit verfügen wir nicht über die Funktionalität, um unsere Vorlage zu verwenden. Sie können jedoch eine Checkliste für eine andere Aktivität wiederverwenden, z. B. Ihr Anrufblatt. Es ist auch möglich, eine vorherige Veranstaltung (z. B. die vom letzten Jahr) zu verwenden und darauf aufzubauen. Weitere Informationen dazu finden Sie später in diesem Handbuch.
Nachdem Sie alle oben genannten Informationen eingegeben haben, überprüfen Sie, ob die Angaben korrekt sind, und wählen Sie dann „Speichern“ aus.
Sie werden dann zu einem neuen Bildschirm weitergeleitet, auf dem Sie oben Ihren Veranstaltungsnamen sehen.
- Top-Tipp! Wenn Sie ein neues Ereignis hinzufügen möchten, klicken Sie auf den Ereignisnamen (neben dem Abwärtspfeil) und wählen Sie die Option zum Hinzufügen eines neuen Ereignisses aus. Von hier aus können Sie auch zwischen Ihren anderen Ereignissen navigieren. Darüber hinaus können Sie mit eventplanner.net an mehreren Ereignissen gleichzeitig arbeiten.
Und voilà! Die Werkzeuge sind nun einsatzbereit.
Navigieren Sie als schnelle Übung zu „Checklisten“ im linken Bereich. Dort werden Ihnen (sofern Sie die Checkliste vorab ausgefüllt haben) mehrere Aufgaben angezeigt, die Sie zur Organisation des ausgewählten Veranstaltungstyps benötigen. Von hier aus können Sie mit der Erstellung Ihres Budgets beginnen, ein Briefing durchführen, eine Veranstaltungsagentur auswählen und vieles mehr.
Methode #2
Wie bereits erwähnt, gibt es andere Möglichkeiten, ein neues Event zu erstellen. Eine der besten Möglichkeiten hierfür ist, ein Event auf Grundlage eines vorherigen Events zu erstellen, das Sie organisiert haben. Klicken Sie einfach oben auf den Eventnamen (neben dem Abwärtspfeil) und wählen Sie das Event aus, das Sie als Vorlage für Ihr neues Event verwenden möchten. Nachdem Sie Ihre Auswahl getroffen haben, wird der bekannte Bildschirm angezeigt, auf dem wir unsere Eventdetails eingeben. Lesen Sie die obigen Anweisungen noch einmal durch, wenn Sie weitere Erklärungen benötigen.
- Wichtig! Die Software berechnet alle Termine der Aufgaben und Termineinträge für das Ereignis auf Grundlage des von Ihnen eingegebenen neuen Datums neu. Angenommen, Sie haben eine Aufgabe auf Ihrer Checkliste und der Fälligkeitstermin der Aufgabe liegt drei Monate vor dem Startdatum des Ereignisses. In diesem Fall berechnet unsere Software die Termine auf Grundlage des Datums des neuen Ereignisses neu.
Dasselbe gilt auch für Call Sheet-Elemente. Wenn Sie beispielsweise ein Call Sheet haben und am Tag vor der Veranstaltung den Veranstaltungsort dekoriert haben, wird dies auf Ihrem neuen Call Sheet berücksichtigt und das Datum entsprechend geändert.
Der einzige Unterschied bei der Erstellung dieser Veranstaltung in Bezug auf die verfügbaren Optionen sind die Kontrollkästchen „Diese Kontakte importieren“. Hier können Sie entscheiden, ob Sie dieselben Kontaktdaten der Personen einbeziehen möchten, mit denen Sie bei der letzten Veranstaltung zusammengearbeitet haben. Aktivieren Sie alle Kontrollkästchen der Kontakte, die Sie einbeziehen möchten. Wenn Sie einen Kontakt auslassen, werden alle entsprechenden Aufgaben und Zuweisungen Ihnen, dem Organisator der Veranstaltung, zugewiesen. Sie können sie zu einem späteren Zeitpunkt jederzeit jemand anderem zuweisen.
Fahren Sie fort und speichern Sie das neue Ereignis.
In der Navigationskopfzeile (neben dem Dropdown-Pfeil) sehen Sie nun Ihr ursprüngliches Event und das neue Event, das Sie erstellt haben. Denken Sie daran, dass Sie mit allen verfügbaren Tools der eventplanner.net-Suite problemlos zwischen diesen Events wechseln können. Wenn Sie das Tool wechseln, merkt sich das System, woran Sie gearbeitet haben, und Sie verlieren nichts von Ihrer Arbeit.
Methode #3
Die letzte Möglichkeit, eine Veranstaltung zu erstellen, besteht nicht in der Veranstaltungssoftware selbst, sondern von überall auf unserer Plattform. Angenommen, Sie befinden sich im Verzeichnis auf unserer Website und durchsuchen Veranstaltungsorte. Stellen Sie sich vor, Sie planen eine Veranstaltung in Antwerpen. Geben Sie einfach die Details in die Suchleiste ein und klicken Sie auf „Suchen“.
Nach einem Moment wird eine Liste mit Suchergebnissen angezeigt. Stellen Sie sich vor, Sie haben den perfekten Ort gefunden. Nachdem Sie auf die Seite geklickt haben, werden Ihnen alle Details zu diesem bestimmten Veranstaltungsort angezeigt.
Klicken Sie auf „Angebot einholen“. Sie gelangen dann auf eine Seite, auf der Sie eine neue oder eine aktuelle Veranstaltung auswählen können, die Sie planen. Nach der Auswahl gelangen Sie auf eine weitere Seite mit einem Webformular (dieses ist bereits ausgefüllt, wenn Sie eine bestehende Veranstaltung ausgewählt haben). Überprüfen Sie, ob Sie mit den Angaben zufrieden sind, und klicken Sie auf „Senden“.
- Hinweis : Wenn Sie ein Ereignis auf diese Weise erstellen, stehen Ihnen weniger Optionen zur Auswahl. Alle auf diese Weise erstellten Ereignisse werden mit Standardwerten erstellt. Aber keine Angst! Sie können die erforderlichen Informationen jederzeit eingeben, indem Sie zur Ereignissoftware zurückkehren und auf „Informationen anzeigen“ klicken. Hier sehen Sie alle Informationen zu dem von Ihnen eingegebenen Ereignis. Sie können jederzeit auf „Bearbeiten“ klicken und die Ereignisdetails ändern.
Archivierungsereignisse
Und zu guter Letzt gibt es auch noch eine Schaltfläche zum Archivieren von Events. Wenn Ihr Event stattgefunden hat – oder wenn es abgesagt, verschoben oder nicht mehr benötigt wird – können Sie es archivieren, ohne es zu löschen. Archivierte Events werden nicht mehr an den üblichen Stellen angezeigt, wie zum Beispiel in der Dropdown-Liste beim Wechseln zwischen Events.
Das Archivieren von Ereignissen ist wirklich praktisch, wenn Sie an vielen Ereignissen arbeiten; Ihre Dropdown-Liste wird schnell zu groß, wenn sie nicht bereinigt wird.
Hier sehen Sie einen neuen Link: „Archivierte Ereignisse“. Wenn Sie darauf klicken, gelangen Sie zum Archiv, wo Sie alle archivierten Ereignisse sehen. Von hier aus können Sie weiterhin auf Ihre historischen Ereignisse zugreifen, sie öffnen und sogar aus dem Archiv holen.
Personalisieren Sie Ihr Erlebnis
Ein letzter Punkt: Sie können Ihr Erlebnis personalisieren, indem Sie zum Einstellungsbildschirm gehen. Klicken Sie dazu im oberen Menü auf Ihren Namen und gehen Sie dann zur Registerkarte „Persönlich“. Hier sehen Sie alle Ihre Kommunikations- und Benachrichtigungseinstellungen.
Bei den Benachrichtigungseinstellungen können Sie zwischen drei Möglichkeiten wählen, wie wir mit Ihnen kommunizieren: Push-Benachrichtigungen (über die eventplanner.net-App, sofern Sie diese installiert haben), E-Mails und Website-Benachrichtigungen (diese können nicht deaktiviert werden).
Darüber hinaus können Sie die Art der Benachrichtigungen ändern, die Sie erhalten möchten. Wir können Ihnen beispielsweise Benachrichtigungen senden, wenn Sie einen Auftrag erhalten, wenn Ihnen ein Kollege eine Aufgabe zuweist oder wenn jemand einen Call Sheet-Eintrag erstellt. Wenn Sie eine dieser Einstellungen ändern möchten, klicken Sie auf „Bearbeiten“ und aktivieren Sie die entsprechenden Kontrollkästchen.
- Wichtig! Was ist der Unterschied zwischen E-Mail und konsolidierter E-Mail? Eine E-Mail wird gesendet, wenn die Aktion stattfindet. Wenn es also 10 Uhr ist und Ihr Kollege Ihnen eine Aufgabe zuweist, erhalten Sie diese E-Mail sofort. Die konsolidierte E-Mail wird einmal pro Tag gesendet und bietet eine Aufschlüsselung aller Ihrer Benachrichtigungen im Laufe des Tages.
Top-Tipp! Sie können Erinnerungen für Aufgaben festlegen und Ihre Benachrichtigungen ändern. Wenn Ihnen beispielsweise in einem bestimmten Projekt eine Aufgabe zugewiesen wurde und Sie eine Erinnerung erhalten möchten, wenn die Aufgabe fällig ist, stellen Sie sicher, dass diese Erinnerungen auf diesem Bildschirm aktiviert sind.
Und damit sind Sie fertig mit der Erstellung eines Ereignisses.
Als Nächstes erfahren wir alles über die Tools, die wir in unserer Software eventplanner.net anbieten. Also holen Sie sich ein Getränk, wir sehen uns im nächsten Abschnitt.
Moodboards
In diesem Abschnitt lernen wir Moodboards kennen. Es ist ein ziemlich kurzer Abschnitt, aber dennoch ein wichtiger. Moodboards helfen Ihnen bei der Organisation bemerkenswerter Events, indem sie alle Ihre Inspirationen an einem praktischen Ort zusammenführen.
Öffnen Sie zunächst die Software eventplanner.net (falls Sie dies nicht bereits getan haben). Auf Ihrer Hauptseite sehen Sie im linken Bereich „Moodboards“. Wenn Sie dies ausgewählt haben und dies Ihr erstes Mal ist, wird ein Abschnitt mit der Aufschrift „Fügen Sie Ihren ersten Pin hinzu“ angezeigt. Klicken Sie auf „Weitere Informationen“ und Sie werden zu einer Seite weitergeleitet, auf der Sie detaillierte Anweisungen dazu erhalten.
Ihr Moodboard ist wie eine kreative Ideentafel, auf der Sie alle Inspirationen für Ihre bevorstehenden Veranstaltungen sammeln. Sie können beispielsweise ausgewählte Veranstaltungsorte, interessante Artikel oder Veranstaltungsunternehmen einbeziehen.
Anpassen Ihres Mood Boards
Das Hinzufügen eines Pins zu Ihrem Mood Board ist ganz einfach. Gehen Sie einfach auf die Unternehmensseite des Unternehmens auf unserer Website und klicken Sie auf „FOLGEN“. Wenn Sie das Ereignis auswählen, an das Sie den Pin anheften möchten, wird ein Popup angezeigt, oder Sie können ihn zu einem neuen Ereignis hinzufügen.
Es gibt auch eine Verknüpfung: Auf vielen unserer Seiten wird ein Herzsymbol (oder ein Link zum Speichern) angezeigt. Wenn Sie darauf klicken, speichern Sie Unternehmen und Veranstaltungsorte in Ihrem Mood Board.
Sie können mehrere Optionen zum selben Board hinzufügen. Wenn Sie beispielsweise einige interessante Catering-Anbieter finden – vielleicht gefällt Ihnen das Aussehen eines Food Trucks oder Sie haben einen Caterer gefunden, der auf vegetarisches Essen spezialisiert ist – können Sie diese ebenfalls zu Ihrem Mood Board hinzufügen.
Außerdem sehen Sie im Abschnitt „Neuigkeiten“ der Website eventplanner.net anstelle eines Herzens das Wort „Speichern“. Dies funktioniert genauso wie das Klicken auf ein Herz und fixiert den jeweiligen Beitrag an Ihrem Mood Board.
Kehren wir nun zur Eventsoftware zurück, indem wir auf den Link in der Kopfzeile (oben auf der Website) klicken und zu „Moodboards“ gehen. Hier werden alle Inhalte angezeigt, die Sie angepinnt haben, beispielsweise die, die Sie durch einen Klick auf „Speichern“ markiert haben, oder ein Herz. eventplanner.net gruppiert die Pins nach Kategorien.
In einem Abschnitt sehen Sie möglicherweise alle Caterer, die Sie gespeichert haben, in einem anderen sind alle Ihre Veranstaltungsorte zusammengefasst und ein weiterer enthält alle von Ihnen gespeicherten Beiträge.
Profi-Tipp! Nicht alles, was Sie inspiriert, finden Sie auf der Website eventplanner.net. Deshalb gibt es auch die Funktion, externe Links zu Ihrem Mood Board hinzuzufügen. Navigieren Sie dazu zum unteren Ende des Mood Boards und scrollen Sie nach unten, bis Sie einen Abschnitt mit dem Titel „Links“ erreichen. Fügen Sie einfach die URL des gewünschten Artikels ein und klicken Sie auf „Link hinzufügen“, um ihn zu Ihrem Mood Board hinzuzufügen.
Während Sie an Ihrem Mood Board arbeiten, werden Sie irgendwann Dinge löschen wollen – auch das ist möglich. Bewegen Sie einfach den Cursor über den betreffenden Artikel und wählen Sie das Papierkorbsymbol aus. Beim Klicken werden Sie gefragt: „Sind Sie sicher?“. Wenn Sie auf „Okay“ klicken, wird dieser Artikel dauerhaft aus dem Mood Board gelöscht.
Vorteile der Verwendung von Moodboards
Moodboards sind unglaublich nützlich. Sie sind großartig, wenn Sie allein an einer Veranstaltung arbeiten, aber sie sind besonders wirkungsvoll, wenn Sie mit anderen Leuten zusammenarbeiten.
Stellen Sie sich vor, Sie und ein Kollege organisieren gemeinsam eine Veranstaltung. Sie suchen online nach Veranstaltungsorten – auf der Plattform eventplanner.net und auf anderen Websites. Sie und Ihr Kollege können alle Ideen gleichzeitig auf einem Board zusammentragen und Ihre Ideen miteinander teilen. Während dieses Prozesses lernen Sie voneinander und finden schließlich die bestmöglichen Veranstaltungsorte und Lieferanten für Ihre Veranstaltung.
Mit diesen Tools haben Sie die Möglichkeit, funktionsübergreifend zu arbeiten und mehreren Personen Zugriff zu gewähren. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Abschnitt „Kontakte“.
Keine Sorge, Sie können den Zugriff auf bestimmte Teile der eventplanner.net-Software einschränken. Wenn Sie beispielsweise den Zugriff auf das Moodboard freigeben, den Zugriff auf die Checkliste jedoch einschränken möchten, können Sie schreibgeschützten Zugriff gewähren. Auf diese Weise können Kollegen sehen, was Sie tun, aber nichts daran ändern.
Denken Sie daran! Sie haben jederzeit die Kontrolle darüber, wer auf was zugreifen kann.
Damit sind wir mit Moodboards fertig. Als Nächstes lernen wir alles über Checklisten. Machen Sie ruhig eine kurze Pause, wir sehen uns auf der anderen Seite.
Checklisten
In diesem Abschnitt werden wir uns mit „ Checklisten “ befassen. Unser Projektmanagement-Tool wurde speziell für Veranstaltungsplaner entwickelt und ist nahtlos in unsere anderen Tools und die Plattform eventplanner.net integriert.
Selbst die einfachsten Veranstaltungen erzeugen endlose To-Do-Listen. Mit Checklisten behalten Sie jedes wichtige Detail im Auge. Unsere Checklisten sind sogar bereits mit Vorschlägen für auf Ihre Art von Veranstaltung zugeschnittene Aufgaben gefüllt. Fügen Sie Aufgaben hinzu, weisen Sie sie zu und aktualisieren Sie ihren Status durch einfaches Ziehen und Ablegen.
Vielleicht kennen Sie den Begriff „Kanban-Board“ schon, vielleicht aber auch nicht. Für alle, die ihn nicht kennen: Ein Kanban-Board ist ein Board, auf das Sie Aufgaben legen. Sie ermöglichen Ihnen die visuelle Darstellung von Arbeit in verschiedenen Phasen eines Projekts mithilfe von Karten, die Arbeitselemente darstellen, und Spalten, die die einzelnen Phasen repräsentieren.
In Ihren Checklisten sehen Sie drei Spalten: „Zu erledigen“, „In Arbeit“ und „Erledigt“.
Wenn Sie eine Veranstaltung erstellen und nicht die Option „Von vorne beginnen“ auswählen, füllen wir Ihre Veranstaltung vorab mit allen relevanten Aufgaben für die Art der Veranstaltung aus, die Sie organisieren. Denken Sie daran, dass es viele verschiedene Arten von Veranstaltungen mit unterschiedlichen Aufgaben gibt – Sie müssen beispielsweise an Ihrem Budget arbeiten, ein Briefing schreiben, entscheiden, ob Sie die Veranstaltung selbst organisieren oder eine Eventagentur beauftragen, aber es gibt auch spezifischere Aufgaben wie die Suche nach einem Veranstaltungsort.
Nehmen wir das Beispiel von vorhin, als wir Antwerpen als Veranstaltungsort festgelegt haben. Wenn Sie nun auf „Veranstaltungsort suchen“ klicken, durchsucht die Software das Verzeichnis automatisch nach allen möglichen Veranstaltungsorten in Antwerpen.
Aufgaben hinzufügen
Sie können im Abschnitt „Checkliste“ auch „Aufgaben hinzufügen“. Geben Sie zunächst einen Aufgabentitel ein, z. B. „Einladungen versenden“. Anschließend müssen Sie eine Beschreibung der Aufgabe eingeben. Legen Sie die Priorität des Ereignisses fest (niedrig, mittel, hoch). Legen Sie anschließend den Fortschritt fest, indem Sie im Dropdown-Menü eine der drei Optionen auswählen (zu erledigen, in Bearbeitung, erledigt).
Sie können für diesen Aufgabentyp auch eine Kategorie auswählen, zum Beispiel Marketing, Budget oder Unterhaltung. Als Nächstes möchten Sie ein Fälligkeitsdatum festlegen. Schließlich gibt es unten rechts auch ein Dropdown-Menü, in dem Sie die Aufgabe jemandem in Ihrem Team zuweisen können. Klicken Sie anschließend auf „Aufgabe hinzufügen“.
Top-Tipp! Eine Aufgabe wird normalerweise unten auf der Seite hinzugefügt. Wenn Sie sie weiter nach oben verschieben möchten, ziehen Sie sie einfach per Drag & Drop an die gewünschte Stelle in der Liste.
Aufgaben löschen
Es ist auch möglich (und wirklich einfach), alle Aufgaben in Ihrer Liste zu löschen. Beim Erstellen des Ereignisses haben Sie uns möglicherweise gebeten, Ihr Ereignis vorab auszufüllen, oder Sie haben möglicherweise vergessen, das Kontrollkästchen „Von einer leeren Seite beginnen“ zu aktivieren. Scrollen Sie einfach zum Ende der Liste und Sie sehen „Alle Aufgaben löschen“, was wie ein Hyperlink aussieht. Vor der Ausführung der Aktion wird auf dem Bildschirm eine Warnung angezeigt.
Wichtig! Als Sicherheitsmaßnahme verschwindet der Link, wenn Sie mit der Arbeit an Ihrer Checkliste beginnen. So verhindern Sie, dass Sie versehentlich alle wichtigen Aufgaben löschen.
Sie können bestimmte Aufgaben auch manuell löschen. Klicken Sie auf den Titel der Aufgabe, die Sie löschen möchten, und dann auf „Bearbeiten“. Ein Fenster wird eingeblendet. Unten links befindet sich eine Schaltfläche „Löschen“. Klicken Sie darauf, um die Aufgabe zu löschen.
Auch wenn Sie mit einer vorausgefüllten Liste beginnen, können Sie nach Belieben verschiedene Aufgaben hinzufügen, löschen oder ändern und so Ihr Erlebnis personalisieren.
Wenn Sie eine Vorlage von einem früheren Event übernommen haben, finden Sie hier alle entsprechenden Aufgaben. Sie müssen nur alle „Erledigt“-Aufgaben per Drag & Drop zurück in „Zu erledigen“ ziehen.
Wichtig! Wenn eine Aufgabe in Bearbeitung ist, müssen Sie den Status aktualisieren, indem Sie ihn in die entsprechende Spalte ziehen. Und Aufgaben, die Sie abgeschlossen haben, verschieben Sie in „Erledigt“. Um eine erfolgreiche Veranstaltung durchzuführen, müssen Sie alle Ihre Aufgaben von der linken in die rechte Spalte verschieben.
Hinzufügen und Zuweisen eines Kontakts
Fügen wir nun einen Kontakt hinzu. Wir werden später noch genauer darauf eingehen, aber jetzt wollen wir kurz darauf eingehen, um einige zusätzliche Funktionen durchgehen zu können.
Gehen Sie im linken Bereich zu „Kontakte“ und klicken Sie dann auf „Kontakt hinzufügen“.
Beginnen Sie mit der Eingabe des „Firmennamens“, zu dem die Person gehört. Es werden mehrere Ergebnisse angezeigt. Wählen Sie die Firma aus und geben Sie dann die restlichen Anmeldeinformationen ein. In diesem Fenster können Sie einem Benutzer bestimmte Zugriffsrechte erteilen (oder einschränken), aber darauf gehen wir später näher ein. Geben Sie diesem Beispielkontakt zunächst Zugriff auf die Checkliste.
Es gibt vier Möglichkeiten:
Kein Zugriff: Der Benutzer hat keine Sichtbarkeit für dieses Tool
Lesen: Der Benutzer kann alle Aufgaben lesen, aber nichts ändern oder Kommentare hinzufügen.
Kommentar: Der Benutzer kann Aufgaben lesen und kommentieren, aber nicht die Aufgaben ändern.
Verwalten: Der Benutzer hat vollen Zugriff und kann Aufgaben erstellen, bearbeiten und löschen
Sobald Sie einen Kontakt hinzufügen, erhält dieser eine Einladung, gemeinsam mit Ihnen an diesem Projekt zu arbeiten. Sie werden feststellen, dass die Einladung als ausstehend angezeigt wird. Wenn der Empfänger nach einiger Zeit nicht antwortet, ändert sich diese Schaltfläche in „Einladung erneut senden“.
Sobald der Empfänger akzeptiert hat, können Sie ihm diese Aufgabe zuweisen, indem Sie zur Checkliste zurückkehren.
Filtern
Ein nützliches Tool ist der Filter ganz oben. Möchtest du dir beispielsweise Aufgaben anzeigen lassen, die einer bestimmten Person zugewiesen sind, klicke auf „Nach Person filtern“ und setze anschließend ein Häkchen bei der entsprechenden Person.
Sie können mehrere Beauftragte auswählen und jederzeit Filter entfernen, sodass alles sichtbar ist. Es ist ideal für das Projektmanagement und hält alle auf dem Laufenden, was anderswo passiert. Es ist ein leistungsstarkes Tool, das die Zusammenarbeit in allen Phasen eines Projekts fördert.
Andere Eigenschaften
Sie können Aufgaben auch kommentieren oder sogar Dateien hinzufügen. Klicken Sie einfach auf den Titel der Aufgabe, die Sie ändern möchten, und fügen Sie die Details in das Kommentarfeld ein.
Das Hinzufügen eines Anhangs ist genauso einfach. Ziehen Sie ihn einfach per Drag & Drop aus Ihrem Ordner in das Textfeld „Kommentare“. Vergessen Sie nicht, auf „Senden“ zu klicken (das Papierfliegersymbol). Sobald die Datei geladen ist, ist sie für alle sichtbar.
Hinweis: Beim Hochladen einer Datei werden Sie feststellen, dass die Datei verarbeitet wird. Das liegt daran, dass wir für jede Datei einen Virenscanner ausführen, um die Integrität unseres Systems zu schützen.
Wenn Aufgaben aus mehreren Schritten bestehen, kann es sinnvoll sein, einen Kommentar für Unteraufgaben hinzuzufügen:
Wählen Sie fünf Caterer aus
E-Mails versenden
Vereinbaren Sie einen Anruf, um die Anforderungen zu besprechen
Sie können Ihren Kommentar später bearbeiten, wenn Sie eine Aufgabe abgeschlossen haben.
Wenn Sie zurückgehen möchten, klicken Sie einfach auf den linken Pfeil in der oberen linken Ecke und Sie gelangen zurück zur Checkliste auf dem Kanban-Board.
Wenn Sie unter einigen Kategorien „Lesen“ auswählen, wird Ihnen ein Kontrollkästchen angezeigt: „Nur eigene Artikel“. Diese Funktion haben wir aus Datenschutzgründen und im Rahmen der europäischen DSGVO-Gesetzgebung entwickelt, sie ist aber auch für andere Zwecke nützlich.
Angenommen, Sie arbeiten mit einem externen Catering-Partner zusammen und möchten diesem Catering-Partner Zugriff auf Ihre Call Sheets gewähren. In diesem Fall können Sie ihm Zugriff auf Call Sheets gewähren, die nur ihm zugewiesen sind. Andere Aufgaben, die möglicherweise vertrauliche Daten enthalten, werden ihm nicht angezeigt.
Damit ist es mit den Checklisten vorbei. Hoffentlich war das nicht zu anstrengend. Im nächsten Abschnitt stürzen wir uns kopfüber in Callsheets. Wir sehen uns dort!
Anruflisten
In diesem Abschnitt werden wir Callsheets durchgehen. Callsheets sind ein entscheidendes Element bei der Organisation einer Veranstaltung – insbesondere am Veranstaltungstag und an den Tagen davor. Mit Callsheets können Sie alle Aktionspunkte für Ihre Großveranstaltung mit wenigen Klicks verwalten, problemlos die Verantwortung zuweisen und sie mit dem gesamten Team teilen.
Kurz gesagt ist ein Call Sheet ein nützliches Tool, mit dem Sie alle Aufgaben hinzufügen können, die vor, während und nach einer Veranstaltung erledigt werden müssen.
Hinzufügen eines Call Sheets
Bevor wir beginnen, gehen wir zurück zum Dashboard unserer Event-Software. Wählen Sie im linken Bereich „Callsheets“ aus. Dort sehen Sie einen Beispieleintrag, der Ihnen zeigt, wie dies nach Eingabe aller relevanten Informationen aussehen wird.
Top-Tipp! Bevor Sie ein Call Sheet hinzufügen, stellen Sie sicher, dass Sie es dem richtigen Event hinzufügen. Wenn Sie dies ändern müssen, klicken Sie oben neben dem Eventnamen auf den Dropdown-Pfeil und wählen Sie die richtige Option aus.
Um zu beginnen, können Sie entweder (a) den Beispieleintrag bearbeiten oder (b) auf „Eintrag hinzufügen“ klicken. Anschließend müssen Sie die folgenden Angaben machen, von denen einige selbsterklärend sind:
Start- und Enddatum
Beginn- und Endezeit
Was die Aufgabe ist
Wo die Aufgabe stattfindet
Wer ist an der Aufgabe beteiligt
Notieren Sie alle weiteren wichtigen Informationen
Stellen wir uns nun vor, dass am 20. Februar, am 19. Februar, von 10 bis 11 Uhr eine Veranstaltung stattfinden soll. Nachdem Sie die Daten und Zeiten eingegeben haben, füllen Sie die erforderlichen Informationen unter „Was?“ aus, z. B. „Veranstaltungsort dekorieren“. Fahren Sie dann mit „Wo?“ fort und geben Sie Einzelheiten zum Veranstaltungsort an. Füllen Sie den Abschnitt „Wer?“ mit Informationen darüber aus, wer die Aufgabe ausführen wird (es ist möglich, einer Aufgabe mehrere Personen zuzuweisen). Sie können auch eine Notiz hinzufügen, z. B. „Vergessen Sie die Partybeleuchtung nicht.“
Top-Tipp! Wenn Sie einen Namen eingeben, der noch nicht im System vorhanden ist, wird der Vorschlag „Kontakt hinzufügen“ angezeigt. Wenn Sie darauf klicken, wird ein neues Fenster geöffnet und Sie können die betreffende Person zum entsprechenden Ereignis hinzufügen.
Wenn alle Informationen hinzugefügt wurden, klicken Sie auf „Eintrag hinzufügen“ und Sie sehen, dass der neue Eintrag hinzugefügt wird.
Um den Beispieleintrag zu löschen, wählen Sie den Eintrag aus, scrollen Sie zum Ende der Informationen und klicken Sie auf „Löschen“.
Hinzufügen eines Abschnitts
Wenn Sie einen großen Call Sheet erstellen, kann es hilfreich sein, diesen in Abschnitte aufzuteilen. Klicken Sie dazu auf „Abschnitt hinzufügen“. Geben Sie Ihrem Abschnitt dann einfach einen Namen, je nachdem, wie Sie die ausstehenden Aufgaben kategorisieren möchten. Eine Möglichkeit hierfür wäre, einen Abschnitt für vor, während und nach einem Ereignis zu erstellen.
Wenn Sie das nächste Mal einen Eintrag hinzufügen, wird ein Abschnitt mit der Überschrift „Zum Abschnitt hinzufügen“ angezeigt. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen des Abschnitts, zu dem der Eintrag hinzugefügt werden soll, und klicken Sie dann auf „Eintrag hinzufügen“. Der Abschnitt, zu dem ein Eintrag gehört, kann geändert werden, indem Sie einfach auf einen Eintrag klicken und das entsprechende Kontrollkästchen aktivieren.
Hinweis: Abschnitte und Einträge werden nach ihrem Startdatum sortiert.
Andere Eigenschaften
Es gibt noch einige weitere erwähnenswerte Funktionen.
Wie bei Checklisten ist es möglich, Einträge nach Zuweisungsempfänger zu filtern. Weitere Einzelheiten finden Sie im Abschnitt „Filtern“ dieses Handbuchs.
Sie können für Ihr Team auch Regeln festlegen, sodass eine Person nur ihre eigenen Anruflisteneinträge sehen kann. Weitere Einzelheiten finden Sie in diesem Handbuch unter „Hinzufügen und Zuweisen eines Kontakts“.
Sie können das Call Sheet auch ausdrucken, um es jederzeit griffbereit zu haben. Klicken Sie einfach auf „Drucken“, und Sie erhalten eine Druckversion Ihres Call Sheets. Klicken Sie auf „Strg+P“, und Ihr Call Sheet wird gedruckt.
Wichtig! Wenn Sie beim Drucken Filter angewendet haben, enthält der Ausdruck nur das, was gemäß dem von Ihnen festgelegten Filter sichtbar ist.
Wie alle anderen Tools unserer eventplanner.net-Suite sind auch Ihre Call Sheets in der App abrufbar – so haben Sie diese auch unterwegs im Blick.
Aber denken Sie daran, dass es immer möglich ist, dass Sie bei der Veranstaltung keine Internetverbindung haben. Deshalb empfehlen wir Ihnen, das Call Sheet oder alle anderen Informationen, die Sie bei der Veranstaltung benötigen, immer auszudrucken. Auf diese Weise können Sie sicher sein, dass Sie immer Zugriff auf Ihr Call Sheet haben.
Nächster Halt: Budgets!
Budgets
In diesem Abschnitt erfahren Sie, wie Sie mit unserer Eventplanungssoftware Ihr Eventbudget erstellen. Budgets erfassen alle Ihre Event-bezogenen Ausgaben und, wenn Sie möchten, auch die Einnahmen. Außerdem lassen sie sich nahtlos in einen soliden Finanzplan integrieren. So liegen Sie bei der Budgetplanung für Ihr Event immer richtig.
Gehen Sie im linken Bereich zu „Budgets“. Oben linksbündig sehen Sie, dass Sie sich in derselben Veranstaltung befinden wie bei Ihrer letzten Aktion in der eventplanner.net-Software. Wenn Sie zum ersten Mal hier sind, wird das Budget derzeit leer angezeigt.
Hinzufügen eines Budgets
Klicken Sie zunächst auf „Budgetzeile hinzufügen“.
Anschließend müssen wir noch eine Kategorie angeben. Folgende Möglichkeiten stehen zur Auswahl:
Inspiration
Eventagentur
Gastronomie
Veranstaltungsort
Unterhaltung
Dekoration
Foto/Video
Verleih
Personal
Sicherheit
Transport
Gäste
Software
Budget
Marketing
Nachdem Sie die Kategorie ausgewählt haben, geben Sie eine Beschreibung ein (was Sie für am passendsten halten, vorzugsweise etwas, das eindeutig und leicht zu identifizieren ist).
Anschließend haben Sie die Möglichkeit, entweder Kosten (zum Beispiel Ticketdruck) oder Einnahmen (zum Beispiel Ticketverkauf) auszuwählen.
Geben Sie im Abschnitt „Lieferant“ einfach den Namen ein, und es werden mehrere Ergebnisse angezeigt. Wählen Sie das Unternehmen aus und geben Sie dann die restlichen Anmeldeinformationen ein. Wenn der Lieferant nicht auf der eventplanner.net-Plattform ist, können Sie dort einfach eingeben, was Sie möchten.
Entscheiden Sie, ob die Kosten bzw. Einnahmen ein Festpreis oder ein Preis pro Einheit sind. Wenn Sie die Anzahl der Einheiten ändern müssen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Anzahl Einheiten manuell bearbeiten“.
Wichtig! Der Stückpreis wird mit der Anzahl der Teilnehmer multipliziert. Denken Sie daran, dass dieser Betrag beim Erstellen einer neuen Veranstaltung festgelegt wird – es sei denn, Sie ändern ihn manuell.
Wenn sich die Gesamtzahl der Teilnehmer ändert – beispielsweise aufgrund von Absagen – aktualisieren Sie diese am besten in den Veranstaltungseinstellungen, indem Sie auf einer beliebigen Seite „Informationen anzeigen“ auswählen und dann auf „Bearbeiten“ klicken. Die Änderungen werden an alle anderen Tools in der eventplanner.net-Software weitergegeben, einschließlich Ihrer Budgetberechnungen (sofern Sie nicht das Kontrollkästchen für eine manuelle Eingabe aktiviert haben).
Wenn alle Felder ausgefüllt sind, wählen Sie „Budgetzeile hinzufügen“ aus.
Wenn Sie weitere Kosten unter derselben Kategorie hinzufügen, werden Sie feststellen, dass diese im Hauptbudgetbildschirm entsprechend gruppiert sind. Oben sehen Sie die Gesamtkosten der Veranstaltung.
Verschiedene Szenarien
Als Nächstes können wir verschiedene Versionen Ihres Budgets erstellen. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie größere Veranstaltungen organisieren. Vielleicht möchten Sie ein optimistisches und ein pessimistisches Szenario Ihrer Veranstaltung sehen.
Hierzu können Sie entweder:
(a) eine neue Version des Haushaltsplans von Grund auf zu erstellen
oder
(b) die aktuelle Version kopieren und gegebenenfalls umbenennen und ändern.
Klicken Sie einfach auf den Dropdown-Pfeil neben dem Titel des Budgets und wählen Sie eine der Optionen aus. Klicken Sie dann auf „Speichern“.
Dies ist auch für die Versionskontrolle von Vorteil. Sie können regelmäßig eine Kopie des Budgets speichern, sodass Sie immer eine nützliche Referenz haben, auf die Sie im Verlauf des Projekts zurückblicken können.
Mehrwertsteuerberechnungen
Bedenken Sie außerdem, ob Sie die Mehrwertsteuer in Ihre Berechnungen einbeziehen möchten oder nicht.
Gehen Sie zur Schaltfläche „Informationen anzeigen“ und klicken Sie dann auf „Bearbeiten“. Etwa in der Mitte der Seite sehen Sie ein Kontrollkästchen mit der Aufschrift „Mit Preisen ohne Mehrwertsteuer in Budgets arbeiten“.
Standardmäßig sind alle Preise inklusive Mehrwertsteuer angegeben, was bedeutet, dass das Tool Bruttopreise für seine Berechnungen verwendet. Wenn Sie jedoch ohne Mehrwertsteuer arbeiten möchten, können Sie dies tun, indem Sie dieses Kontrollkästchen aktivieren.
Wichtig! Sie können ein Veranstaltungsbudget so ändern, dass es keine Mehrwertsteuer enthält. Denken Sie aber daran, dass Sie es nicht mehr rückgängig machen können. Es ist eine Einbahnstraße. Wenn Sie ein Veranstaltungsbudget ohne Mehrwertsteuer erstellen möchten, aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen am besten beim Erstellen der Veranstaltung.
Wenn Sie das Kontrollkästchen „Mehrwertsteuer“ aktivieren, wird in Ihren Budgets nun eine weitere Spalte mit der Bezeichnung „Mehrwertsteuer“ angezeigt. Derzeit ist der Mehrwertsteuersatz leer, da wir diese Daten beim Erstellen der Budgets nicht eingeben.
Wenn Sie den Mehrwertsteuerstatus des Projekts nach dem Erstellen der Budgetpositionen ändern, müssen Sie die Prozentsätze erneut aufrufen und manuell einzeln eingeben. Klicken Sie einfach auf jede Budgetposition, die Sie ändern möchten, geben Sie den richtigen Prozentsatz ein und speichern Sie.
Das Ergebnis? Sie können nun sehen, dass die Mehrwertsteuer separat berechnet wird. Es werden die Preise ohne Mehrwertsteuer, der Mehrwertsteuerbetrag und dann der Gesamtbetrag einschließlich Mehrwertsteuer angezeigt.
Denken Sie daran, dass sich bei der Arbeit mit mehreren Budgetversionen die vorherigen Versionen nicht ändern, wenn eine geändert wurde. Sie müssen die oben beschriebenen Schritte für jede Version Ihres Budgets wiederholen. Deshalb ist es so wichtig, dies bei der Erstellung der Veranstaltung richtig zu machen, um doppelte Arbeit zu vermeiden.
Vergessen Sie nicht, dass Sie Ihr Budget auch mit Kollegen teilen können, sodass Sie es gemeinsam überprüfen und zusammenarbeiten können.
Unsere nächste und letzte Station ist „Kontakte“, wo wir alles Wissenswerte über Benutzer und Kontakte für Ihre Veranstaltungen erfahren. Wir sehen uns auf der anderen Seite!
Tickets
In diesem Schulungshandbuch erfahren Sie, wie Sie die Ticketfunktion in eventplanner.net nutzen. Wie bei allen unseren anderen Tools finden Sie Tickets im Hauptmenü zusammen mit Moodboards, Checklisten, Callsheets, Budgets und Kontakten.
Bevor wir mit der Einrichtung von Tickets beginnen, müssen wir noch einige Einstellungen optimieren. Gehe dazu im Menü links auf Tickets. Wähle dann über den Dropdown-Pfeil das entsprechende Event aus.
Veranstalterinformationen
Als erstes müssen Sie die Organisatorinformationen einrichten. Klicken Sie auf „Einrichten“, und ein Fenster wird geöffnet. Sie müssen Folgendes eingeben:
Name des Veranstalters
Kontakt-E-Mail (wird automatisch ausgefüllt)
Vorstellung des Veranstalters
Ein Bild, das diese Veranstaltung hervorhebt (Mindestgröße 1024x1024px)
Wenn Sie die Felder ausgefüllt haben, klicken Sie auf „Speichern“.
Informationen zur Veranstaltung
Als Nächstes müssen Sie Ihre Veranstaltungsinformationen einrichten. Klicken Sie dazu in der Zeile „Veranstaltung“ auf „Einrichten“. Wir beginnen mit der Eingabe einiger grundlegender Informationen: dem Veranstaltungsnamen. Diesen haben Sie bereits zuvor beim Einrichten Ihres Hauptveranstaltungsprofils festgelegt, können ihn hier jedoch ändern, wenn Sie Ihrem Publikum einen anderen Namen anzeigen möchten.
Geben Sie dann einige Details in den Einleitungstext der Veranstaltung ein, z. B. was während der Veranstaltung passieren wird, warum sie wichtig ist und welche Ergebnisse die Teilnehmer erwarten können. Dies ist nur eine Einführung, daher reichen zwei bis drei Sätze aus. Wir werden in Kürze eine detailliertere Veranstaltungsbeschreibung schreiben.
Nachdem Sie die Veranstaltungseinführung abgeschlossen haben, geben Sie das entsprechende Startdatum und die Startzeit (sowie das Enddatum und die Endzeit) ein.
Wichtig! Stellen Sie sicher, dass Sie die richtige Zeitzone für das Veranstaltungsziel einstellen.
Sie können zwischen drei Standorttypen wählen: eine physische Veranstaltung, eine Online-Veranstaltung oder beides. Wenn Sie eine Online-Veranstaltung (oder beides) wählen, müssen Sie eine URL eingeben. Wenn Sie eine physische Veranstaltung wählen, müssen Sie die Adresse eingeben, einschließlich:
Name des Veranstaltungsortes
Hausnummer
Straße
Stadt
Postleitzahl
Land
Sobald du die Daten eingegeben hast, findet die Karte automatisch die Adresse und setzt eine Markierung an den Standort. Diese kannst du verschieben, wenn sie nicht ganz richtig ist.
Dann müssen wir einige Bilder hochladen: ein Titelbild und ein Vorschaubild. Bitte stellen Sie sicher, dass Sie hochauflösende Bilder verwenden, da Kunden große Versionen davon sehen. Für beste Ergebnisse verwenden Sie eine PNG-Datei mit einer Mindestauflösung von:
Titelbild: 2564x804px
Vorschaubild: 540x360px
Als nächstes müssen wir detailliertere Informationen zur Veranstaltung eingeben. Wenn Ihre Veranstaltung beispielsweise Live-Musik bietet, könnten Sie einen Überblick über die Künstler, das Musikgenre und alle besonderen Details der Show geben, wie etwa Altersbeschränkungen und Informationen zur Barrierefreiheit.
Bei bezahlten Tickets ist es besonders wichtig, Ihre Rückerstattungsrichtlinie im nächsten Feld anzugeben. Um die EU-DSGVO-Gesetzgebung einzuhalten, sollten Sie auch eine URL zu Ihrer Datenschutzseite angeben, damit Kunden und Teilnehmer Ihre Datenschutzrichtlinie kennen. Wenn Sie Kundendaten verarbeiten oder speichern, benötigen Sie die Zustimmung der Kunden. Wählen Sie „Ja“ oder „Nein“.
Sie können Ihrer Veranstaltung auch einige Tags hinzufügen, z. B. „Geschäftsveranstaltung“. Sobald alle Felder ausgefüllt sind, klicken Sie auf „Speichern“.
Abschnitte
Dann müssen wir zu den Abschnitten gehen und auf „Einrichten“ klicken. Dieser Abschnitt ist nicht obligatorisch, da viele Veranstaltungen keine Abschnitte haben (bei denen es sich im Wesentlichen um verschiedene Tickettypen handelt, z. B. ein bestimmtes Zeitfenster oder bestimmte Bereiche). Hier sehen Sie drei Optionen zur Auswahl:
Zone
Zeitfenster
Zone und Zeitfenster
Wenn Sie eine Veranstaltung haben, bei der Sie Tickets für Stammkunden und VIP-Kunden haben, können Sie diese Zonen hier festlegen. Wenn Sie mehrere Bühnen haben, können Sie diese ebenfalls hier festlegen.
Ein Abschnitt kann auch ein Zeitfenster sein. Wenn Sie beispielsweise eine Veranstaltung haben, die über mehrere Tage läuft, können Sie den Benutzern den Zugang zu einem Ticket nur für einen der Tage zuweisen oder ein Kombiticket anbieten. Sie können sogar Kombinationen zwischen einem Zeitfenster und einer Zone erstellen und beliebig viele Abschnitte hinzufügen.
Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf „Speichern“ und fahren Sie mit dem nächsten Schritt, dem Ticketing, fort.
Buchung
Es gibt einige grundlegende Einstellungen, die wir hier vornehmen müssen. Ihnen stehen derzeit drei Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung. Wir können RSVP-Events durchführen, wenn Sie eine Gästeliste haben, um die Einladungen zu versenden und die Empfänger aufzufordern, zu antworten, ob sie planen, an Ihrem Event teilzunehmen.
Wir haben auch kostenlose Tickets und in naher Zukunft werden wir auch kostenpflichtige Tickets über unsere Plattform anbieten. Nachdem Sie den entsprechenden Veranstaltungstyp ausgewählt haben, müssen Sie entscheiden, ob Sie:
Generieren Sie für jedes Ticket einen scannbaren QR-Code oder
Automatisches Senden einer Buchungsbestätigung, wenn sich jemand anmeldet.
Bei manchen Veranstaltungen möchten Sie dies vielleicht nicht tun, beispielsweise wenn Sie die Teilnehmer, die sich registrieren, überprüfen möchten, bevor Sie ihnen ein Ticket ausstellen. Danach können Sie ein Enddatum und eine Endzeit für die Registrierung festlegen, z. B. zehn Tage vor der Veranstaltung um 12 Uhr.
Als Nächstes können Sie auswählen, ob die Anzahl der Gäste begrenzt sein soll. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Keine Begrenzung“, wenn Sie manuell eine bestimmte Zahl eingeben möchten.
Anschließend müssen Sie angeben, welche Informationen Sie vom Ticketkäufer benötigen. Benötigen Sie dessen Adresse und Telefonnummer? Geben Sie bei den Teilnehmern an, ob Sie deren Namen und E-Mail-Adressen benötigen.
Wichtig! Es kann einen Unterschied zwischen Käufer und Teilnehmer geben. Beispielsweise kann ein Kunde drei Tickets kaufen: eines für sich selbst und zwei für seine Freunde.
Sie können die Benutzer um ihre E-Mail-Zustimmung bitten, wenn Sie deren Erlaubnis wünschen, ihnen später Marketing-E-Mails zu senden.
Denken Sie daran! Beim Ticketverkauf verarbeiten Sie viele Daten. In diesem Fall fungiert eventplanner.net als Plattform, aber es sind Ihre Daten und Sie sind für deren Verwaltung verantwortlich.
eventplanner.net ist ISO 27001-zertifiziert und erfüllt höchste Datenschutzstandards. Darüber hinaus sind wir DSGVO-konform. Da Sie diese Daten jedoch verarbeiten, müssen Sie sicherstellen, dass Sie die Einwilligung dazu haben.
In dieser Phase können Sie einige maßgeschneiderte Fragen hinzufügen:
Multiple-Choice-/Einzelantwortfragen – wenn der Ticketkäufer eine Antwort aus den bereitgestellten Auswahlmöglichkeiten auswählen soll.
Multiple-Choice-/Mehrfachantwortfragen – wenn der Ticketkäufer aus den bereitgestellten Auswahlmöglichkeiten mehrere Antworten auswählen kann.
Text – wenn Sie dem Ticketkäufer die Möglichkeit geben möchten, uneingeschränkt Kommentare abzugeben.
Ein Beispiel für eine Multiple-Choice-Frage wäre: „Haben Sie spezielle Ernährungsbedürfnisse?“ Normalerweise sind folgende Optionen verfügbar: Nein, Vegetarisch, Laktosefrei, Glutenfrei, Halal, Koscher und bestimmte Allergien. Ein Kunde kann Vegetarier sein und eine Nussallergie haben.
Jetzt ist es an der Zeit, die eigentlichen Tickets zu erstellen. Wenn Sie zuvor bestimmte Zonen erstellt haben, müssen Sie für jede dieser Zonen Tickets erstellen, indem Sie „Neues Ticket erstellen“ auswählen. Anschließend müssen Sie Folgendes angeben:
Ticketname
Benutzerdefiniertes Enddatum, z. B. Frühbuchertickets
Menge (die insgesamt verfügbare Menge)
Maximale Ticketanzahl pro Bestellung
Beschreibung (genauere Informationen zu Ihrer Veranstaltung).
Dies wird besonders nützlich sein, wenn Sie unterschiedliche Preise festlegen, sobald die Funktion verfügbar ist. Probieren Sie in der Zwischenzeit ein wenig mit den Einstellungen herum.
Wenn Sie alle relevanten Details eingegeben haben, klicken Sie auf „Speichern“.
Zwei-Faktor-Authentifizierung
Als Nächstes müssen wir eine Zwei-Faktor-Authentifizierung einrichten. Der Umgang mit Kundendaten ist mit großer Verantwortung verbunden – insbesondere, wenn Sie große Veranstaltungen mit Tausenden, wenn nicht Zehntausenden Teilnehmern organisieren.
Die Einrichtung geht schnell und einfach! Sie müssen eine Authentifizierungs-App herunterladen, wie zum Beispiel:
Google Authenticator ( iOS oder Android )
Microsoft Authenticator
1Password- Authentifikator
Diese sind übrigens völlig kostenlos, also laden Sie sie ruhig herunter und machen Sie sich mit ihnen vertraut, bevor Sie sich für Ihren Favoriten entscheiden.
Sobald Sie Ihre App heruntergeladen haben, scannen Sie einfach den QR-Code. Sie müssen diesen Code sowie Ihr Passwort in den Eventplanner eingeben.
Als Nächstes müssen Sie Ihre Mobiltelefonnummer eingeben, um die SMS-Verifizierung einzurichten, und auf „Code senden“ klicken. Dies ist eine zweite Sicherheitsebene für den Fall, dass Sie nicht auf die App zugreifen können. Ein Code wird an Ihr Telefon gesendet, den Sie in das dafür vorgesehene Feld eingeben müssen.
Klicken Sie auf „Bestätigen“, um Ihre Zwei-Faktor-Authentifizierung zu aktivieren.
Wenn Sie auch anderen Benutzern Zugriff auf das Ticketing gewähren, müssen Sie für diese in Ihrem Konto eine Zwei-Faktor-Authentifizierung erzwingen.
Veröffentlichen Ihrer Veranstaltung
Als nächstes geht es weiter mit der Veröffentlichung der Veranstaltung. Wählen Sie „Aktiv“. Bitte beachten Sie, dass Sie nach der Veröffentlichung Ihrer Veranstaltung bestimmte Einstellungen nicht mehr ändern können (z. B. die Änderung des Typs von RSVP auf Tickets).
Im nächsten Abschnitt (Freigabeeinstellungen) können Sie wählen zwischen:
Öffentliche Veranstaltung – jeder hat Zugriff
Private Veranstaltung – jeder mit einem bestimmten gesicherten Link kann darauf zugreifen
Private Veranstaltung - nur Personen mit Passwort haben Zugriff
Wenn Sie Option 2 oder 3 auswählen, wird ein Link für Ihre Veranstaltung generiert. Wenn Sie diesem Link folgen, gelangen Sie zu einer Kasse, wo Sie die von Ihnen erstellten Ticketarten sehen. Wenn Sie den Vorgang als Kunde verfolgen, werden Sie sehen, dass die vorgegebenen Regeln gelten, wie z. B. die maximale Anzahl von Tickets pro Kunde, die erforderlichen Kundeninformationen und alle zusätzlichen Fragen, die Sie stellen.
Der Benutzer kann entscheiden, ob er ein eventplanner.net-Konto erstellen möchte oder nicht. Das liegt ganz bei ihm. Nachdem er auf „Tickets kaufen“ geklickt hat, wird er auf eine Bestellbestätigungsseite weitergeleitet.
Verwalten Ihrer Tickets
Wenn wir zu unserer Seite „Tickets“ zurückkehren, sehen Sie eine aktualisierte Gästeliste. In der rechten Spalte sehen Sie einige Aktionen, die durch Auslassungspunkte (...) gekennzeichnet sind. Wenn Sie darauf klicken, werden einige Optionen angezeigt:
Gastdetails anzeigen und bearbeiten
Bestätigung erneut senden
Ticket herunterladen
Sie können den Namen ändern, wenn ein Benutzer beispielsweise die falsche E-Mail-Adresse oder den falschen Namen eingegeben hat. Sie können „Bestätigung erneut senden“ auswählen, wenn der Benutzer beispielsweise keine Bestätigungs-E-Mail erhalten hat.
Wichtig! Es lohnt sich, den Benutzer zu bitten, seinen Spam-/Junk-Ordner zu überprüfen. Gelegentlich verhindert ein übereifriger E-Mail-Client, dass unsere E-Mails die Kunden erreichen. Wenn das Problem weiterhin besteht, können Sie das Ticket manuell selbst herunterladen und es wie jede normale E-Mail senden.
Tickets kannst du ganz einfach ausdrucken oder auf deinem Handy speichern. Unsere praktische Eventplanner-App verfügt über einen integrierten Ticketscanner. Die App ist kostenlos im Android- und iPhone-App-Store erhältlich. Wenn du unten auf den Ticketscanner klickst, kannst du deine Veranstaltung auswählen.
Das Scannen von Tickets ist wirklich einfach. Mit Ihrer Kamera müssen Sie nur das Ticket scannen und Sie können mit mehreren Geräten gleichzeitig scannen. Wenn Sie eine große Veranstaltung haben, achten Sie darauf, im Voraus mehrere Benutzer anzulegen und ihnen Zugriff auf das Ticketing zu gewähren.
Wenn der Scan erfolgreich ist, wird der Bildschirm grün.
Der Bildschirm wird gelb, wenn ein Ticket zweimal gescannt wurde.
Bei einem ungültigen Ticket wird der Bildschirm rot.
Normalerweise benötigen Sie Internetzugang, um alle gescannten Tickets zu verarbeiten und sie mit unserem Server zu synchronisieren. Die App ist jedoch so intelligent, dass sie in den Offlinemodus wechselt, wenn die Verbindung während Ihrer Veranstaltung abbricht. Sie können im Offlinemodus weiterhin Tickets scannen. Wenn Ihr Internetzugang wiederhergestellt ist, wird alles automatisch synchronisiert.
Wichtig! Wenn Sie im Offline-Modus zwei Besucher haben, die mit demselben Ticket an verschiedenen Kontrollpunkten am Eingang Ihrer Veranstaltung eintreten, können beide bei einem Internetausfall mit demselben Ticket eintreten.
Es ist wichtiger, dass Sie weiterhin Tickets scannen können, als Ihre Gäste auf die Wiederherstellung der Internetverbindung warten zu lassen.
Die App zeigt an, wenn sie sich im Offlinemodus befindet, und Sie können wählen, ob Sie den Offlinemodus verwenden möchten oder nicht.
Und so funktionieren, kurz gesagt, kostenlose Tickets (und so werden kostenpflichtige Tickets funktionieren, wenn wir diese Funktion einführen).
Zusagen
Bevor wir zum Schluss kommen, wollen wir kurz erläutern, wie RSVPs funktionieren. Gehen Sie zurück zur Seite „Tickets“, indem Sie diese im linken Bereich auswählen. Sie müssen ein neues Event einrichten, da Sie den Eventtyp nicht mehr ändern können, sobald ein Eventticket veröffentlicht wurde.
Nehmen wir beispielsweise an, wir organisieren eine Hochzeit – eine Veranstaltung, bei der Sie normalerweise eine RSVP-Liste verwenden.
Sie füllen die folgenden Schritte wie oben beschrieben aus, um die Abschnitte „Veranstalterinformationen“, „Veranstaltung“ und „Abschnitte“ zu vervollständigen.
Anschließend müssen wir dies im Ticketing nun auf RSVP setzen und bei ‚Tickets verwenden‘ nein auswählen. Die weiteren Einstellungen werden genauso vorgenommen wie oben beschrieben. Ausgefüllt werden müssen:
Einladungen automatisch versenden
Anmeldung endet
Maximale Gästezahl
alle Teilnehmer
um Zustimmung per E-Mail bitten
Weitere Fragen
Wenn Sie die Zwei-Faktor-Authentifizierung noch nicht eingerichtet haben, kehren Sie zum Abschnitt „Zwei-Faktor-Authentifizierung“ in diesem Artikel zurück.
Aktivieren Sie unter „Veröffentlichen“ die Veranstaltung. Anders als bei kostenlosen Tickets gibt es keinen Link, den Sie mit den Teilnehmern teilen können. Klicken Sie dann auf „Speichern“. Als Nächstes müssen Sie auf „Gäste hinzufügen“ klicken. Fügen Sie sich zum Test selbst als Gast hinzu, indem Sie Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse eingeben, und ordnen Sie sich drei Tickets zu. Klicken Sie dann auf „Gast hinzufügen“ und wiederholen Sie dies für alle Ihre Gäste.
Wenn Sie zur Gästelistenübersicht zurückkehren, sehen Sie sofort, dass Ihrem Namen drei Tickets zugewiesen sind, Sie jedoch noch nicht geantwortet haben (siehe Status).
Nachdem Sie Ihre Gästeliste vervollständigt haben, können Sie auf „Einladungen senden“ klicken. Sie haben die Wahl, die Einladungen an folgende Adresse zu senden:
Wer die Einladung nicht erhalten hat
Alle, die nicht auf die Einladung geantwortet haben
Ihre Gäste erhalten eine E-Mail mit einem Link zur RSVP-Seite. Sie müssen dann auswählen, ob sie teilnehmen oder Ihre Einladung ablehnen. Sie können dann die Ticketinhaberinformationen aller Personen eingeben, die mit ihnen teilnehmen.
Die Informationen des primären Ticketinhabers sind bereits vorausgefüllt, aber wenn ihm mehrere Tickets zugeteilt wurden, kann er die Daten der Begleitpersonen hinzufügen. Sobald sie die Daten ausgefüllt haben, müssen Ihre Gäste nur noch alle relevanten Kontrollkästchen aktivieren:
Ich stimme den Datenschutzbestimmungen von eventplanner.net zu
Ich stimme den Nutzungsbedingungen und Verkaufsbedingungen zu und erkläre, die Datenschutzrichtlinie zur Kenntnis genommen zu haben
Ich möchte dem Veranstalter dieser Veranstaltung die Zustimmung erteilen, mir Updates und Werbeaktionen zu dieser und anderen Veranstaltungen zu senden.
Ich möchte ein eventplanner.net-Konto erstellen, um schneller Tickets zu bestellen und selbst Veranstaltungen zu organisieren.
Wenn alle relevanten Kontrollkästchen aktiviert sind, klicken Sie auf „Bestätigen“ – und fertig! Die Veranstaltung ist bestätigt.
Wenn Sie zu Ihrer Gästeliste zurückkehren, sehen Sie, dass sie mit den bestätigten Tickets aktualisiert wurde. Sie können auf die Namen der Hauptticketinhaber klicken, um anzuzeigen, wer in ihrer Gruppe bestätigt hat. Bei Bedarf können Sie die Daten bearbeiten und die Veranstaltungsbestätigung erneut senden – genau wie bei normalen Tickets.
Wie bereits erwähnt, wird es bald kostenpflichtige Tickets geben. Bleiben Sie also dran und vielen Dank fürs Lesen!
Kontakte
In diesem letzten Abschnitt des Schulungshandbuchs von eventplanner.net werden wir uns die Kontakte für Ihre Veranstaltungen ansehen. Hier können Sie anderen Zugriff auf Ihre Veranstaltung gewähren und die Zugriffsebene für Teammitglieder auswählen: Nur Lesen, Kommentieren, Vollzugriff oder kein Zugriff.
Beginnend auf dem eventplanner.net-Dashboard klicken wir im linken Bereich auf „Kontakte“, um die Liste der Personen aufzurufen, die Zugriff auf Ihre Veranstaltung haben.
Wir haben dies kurz in „Checklisten“ behandelt, aber lassen Sie uns unser Gedächtnis auffrischen und es noch einmal machen. Dieses Mal werden wir das Thema ausführlicher behandeln.
Nehmen wir beispielsweise an, Sie möchten jemandem, der für Sie arbeitet, Zugriff gewähren. Klicken Sie auf „Kontakt hinzufügen“ und geben Sie den „Firmennamen“ ein, zu dem die Person gehört. Es werden mehrere Ergebnisse angezeigt. Wählen Sie die Firma aus und geben Sie dann die restlichen Anmeldeinformationen ein.
Sie können die Zugriffsebene für alle relevanten Tools individuell festlegen. Denken Sie daran, dass es vier Optionen gibt:
Kein Zugriff: Der Benutzer hat keine Sichtbarkeit für dieses Tool
Lesen: Der Benutzer kann alle Aufgaben lesen, aber nichts ändern oder Kommentare hinzufügen.
Kommentar: Der Benutzer kann Aufgaben lesen und kommentieren, aber nicht die Aufgaben ändern.
Verwalten: Der Benutzer hat vollen Zugriff und kann Aufgaben erstellen, bearbeiten und löschen
Hinweis: Kommentare sind nur für Checklisten verfügbar.
Sobald Sie einen Kontakt hinzufügen, erhält dieser eine Einladung, gemeinsam mit Ihnen an diesem Projekt zu arbeiten. Wenn er bereits ein eventplanner.net-Konto hat, kann er die Einladung einfach annehmen, sich mit seinen bestehenden Anmeldedaten anmelden und mit der Zusammenarbeit beginnen.
Wenn sie derzeit kein eventplanner.net-Benutzer sind, müssen sie nach Erhalt der Einladung ein kostenloses Konto erstellen, was kaum mehr als ein paar Minuten dauert. Sobald dies erledigt ist, erhalten sie sofortigen Zugriff auf Ihr Projekt und Sie können mit der Zusammenarbeit beginnen.
Sie werden feststellen, dass die Einladung als ausstehend angezeigt wird. Wenn der Empfänger nach einiger Zeit nicht antwortet, ändert sich diese Schaltfläche in „Einladung erneut senden“.
Wenn die Person mit der eventplanner.net-Plattform noch nicht vertraut ist, geben Sie ihr bitte diesen Schulungsleitfaden, um ihr einen Vorsprung zu verschaffen und ihr zu helfen, das Beste aus der Software herauszuholen.
Denken Sie daran, dass Sie die Zugriffsrechte jederzeit ändern oder einen Benutzer sogar löschen können. Klicken Sie einfach auf den Namen der Person und nehmen Sie die erforderlichen Änderungen vor. Das Löschen ist jedoch nur möglich, wenn der Person keine Positionen zugewiesen sind. Bevor Sie die Person löschen, müssen Sie diese Positionen also anderen Personen in Ihrem Team neu zuweisen.
Das ist es fürs Erste!
Wir hoffen, dass die obigen Informationen für Sie hilfreich waren. In den kommenden Monaten werden wir viele neue Funktionen hinzufügen, also halten Sie nach spannenden Updates Ausschau. Sie können dies tun, indem Sie sich für unseren Newsletter anmelden. Bei jedem großen Update aktualisieren wir diesen Leitfaden, damit Sie die neuesten Schulungen erhalten, um das Beste aus dem System herauszuholen.
Und zu guter Letzt: Vergessen Sie nicht, nach Abschluss dieser Schulung das Quiz zu absolvieren. Wenn Sie das Quiz bestehen, erhalten Sie eine offizielle eventplanner.net-Zertifizierung, die Sie Ihrem Lebenslauf oder Ihrem LinkedIn-Profil hinzufügen können – um der Welt zu zeigen, dass Sie die beliebteste Event-Software auf dem Markt beherrschen!
Vielen Dank, dass Sie sich die Zeit genommen haben, diesen Schulungsleitfaden zu lesen. Wenn Sie uns Feedback dazu geben möchten, wie wir unsere Software verbessern können, kontaktieren Sie uns einfach über das Chat-Widget in der unteren rechten Ecke aller Webseiten der eventplanner.net-Software.
Also, danke nochmals fürs Lesen und viel Glück bei der Organisation Ihrer Veranstaltungen!
Beste Wünsche,
Das Team von eventplanner.net.
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