Als Eventprofi ist es eine Ihrer Aufgaben, Dinge vorherzusehen, die vor oder während der Veranstaltung schiefgehen könnten. Diese Aufgabe wird jedoch schwieriger, wenn Sie von logistischen Herausforderungen zu Sicherheitsproblemen übergehen.
Peter E. Tarlow hebt in seinem Buch „Event Risk Management and Safety“ hervor: „Wann immer wir Menschen zusammenbringen, besteht ein gewisses Risiko.“ Von kleinen bis zu großen Meetings, von Konferenzen bis zu Ausstellungen, von unbedeutenden bis zu großen Teilnehmerzahlen muss die Sicherheit bei der Veranstaltungsplanung eine zentrale Rolle spielen.
Tarlow erklärt: „Als Eventprofi ist es wichtig, zu verstehen, dass es wesentlich weniger kostspielig ist, ein Risiko vor dem Ereignis zu managen, als sich mit der Krise nach dem Ereignis auseinanderzusetzen.“ Nichts ist relevanter, insbesondere für Hallmark-Events. Wie der Forscher Colin Michael Hall angibt, sind Hallmark-Events alle „großen Messen, Ausstellungen, Kultur- und Sportveranstaltungen von internationalem Rang, die entweder regelmäßig oder einmalig stattfinden.“ Er fügt hinzu: „Eine Hauptfunktion des Hallmark-Events besteht darin, der Gastgebergemeinde die Möglichkeit zu bieten, sich eine hohe Bekanntheit auf dem Tourismusmarkt zu sichern.“
Großereignisse wie Olympische Spiele, internationale Konzerte oder große kulturelle Veranstaltungen erfordern besondere Sicherheitsmaßnahmen. Dabei gilt es zu berücksichtigen, dass „Sicherheitsanforderungen in erster Linie für das Gastgeberland bzw. die Gastgeberstadt und nicht für den Veranstalter wichtig sind.“
Dennoch ist es unmöglich, die große Zahl an Menschen zu vernachlässigen, die normalerweise an wichtigen Veranstaltungen teilnehmen. Deshalb sind die Veranstalter dafür verantwortlich, effiziente Sicherheitsparameter festzulegen und Risikosituationen zu managen. Dazu sollten Veranstaltungsplaner die Geheimnisse des Crowd Managements kennen, die für andere nicht offensichtlich sind. Hier sind einige davon:
Geheimnis Nr. 1. Verstehen Sie die Massenpsychologie
Eines der größten Risiken bei Hallmark-Events ist, die Kontrolle über das Verhalten der Menge zu verlieren. Wie Peter E. Tarlow bemerkt: „Die Menge hört nicht immer auf die Autoritäten. Jeder, der schon einmal einen Aufruhr bei einem Rockkonzert oder einer Sportveranstaltung beobachtet hat, weiß, dass sich Menschen trotz aller Bemühungen der Behörden von Einzelpersonen in einen Mob verwandeln können.“
Um eine Veranstaltung dieser Art zu überstehen, müssen die Veranstalter wissen, wie sie die Menschenmenge unter Kontrolle halten. Darüber hinaus ist es wichtig zu wissen, wie man mit der Panik in der Menge umgeht, die sich aufgrund der Nähe leicht entwickeln kann (Massenpanik entsteht meist aufgrund des engen körperlichen Kontakts der Menschen untereinander).
Laut Tarlow „bricht bei Panik die langsame ‚Bewegung in der Gruppe‘ zusammen und andere werden entmenschlicht. In Panik neigen Menschen dazu, sich um sich selbst zu kümmern und die Bedürfnisse anderer zu ignorieren.“ Die wichtigste Fähigkeit eines Eventmanagers ist daher, zu wissen, wie Massenpsychologie funktioniert und wie man sie handhabt.
Geheimnis Nr. 2. Identifizieren Sie die vorsätzlichen Anstifter
Haben Sie schon einmal auf Grün gewartet, als eine Gruppe beschloss, bei Rot über die Ampel zu gehen, und Sie den Drang verspürten, ihnen zu folgen? Das Verhalten von Menschenmengen ist ansteckend. Deshalb sind absichtliche Anstifter und Unruhestifter so gefährlich. Bei der Planung von Hallmark-Events ist es, wie Tarlow beschreibt, wichtig, die Leute darin zu schulen, diejenigen zu identifizieren, die Ärger machen oder die Menge zu aggressivem Verhalten anstiften wollen.
Geheimnis Nr. 3. Evakuierungsverfahren im Voraus festlegen
Wenn die Menschenmenge in Panik gerät und fliehen will, aber keine klaren Fluchtwege vorhanden sind, passieren verrückte Dinge. Julia Rutherford Silvers argumentiert: „Eine Krise ist ein kritischer Moment, in dem eine Situation oder ein Zustand zu einer Katastrophe werden kann, die Schäden, Verluste, Verletzungen und/oder Todesfälle verursacht.“ Silvers betont: „Obwohl Notfälle, die eine Evakuierung erfordern, viel seltener auftreten als Konflikte in der Menschenmenge, bergen sie das größte Potenzial für Massenpanik und Verletzungen.“ Um solche Situationen zu vermeiden, müssen Veranstaltungsplaner ihre Zeit darauf verwenden, den Plan des Veranstaltungsortes zu analysieren, alle freien Wege zu identifizieren und die Mitarbeiter oder Teammitglieder darin zu schulen, die Evakuierungsverfahren fehlerfrei durchzuführen.
Einpacken
Hallmark-Events sind besonders beliebt, da sie eine unglaubliche Anzahl an Teilnehmern beherbergen. Deshalb sind Crowd Management und strenge Sicherheitsmaßnahmen ein Muss. Natürlich erfordert dies Zeit, Mühe und viel Training, aber Risikobewertung und vorbeugende Maßnahmen können Ihre gesamte Veranstaltung vor einem Desaster bewahren.
