Haben Sie sich schon einmal gefragt, was die menschliche Seite Ihrer Veranstaltung ist? In einer Welt, in der die Geschwindigkeit der Durchführung von größter Bedeutung ist und digitale Erfahrungen die Art und Weise bestimmen, wie wir Veranstaltungen planen und durchführen sollten, kann es eine schwierige Aufgabe sein, Ihren Teilnehmern das Gefühl zu geben, wirklich umsorgt zu sein.
Es gibt eine Liste von Anforderungen, die Sie bei der Durchführung einer Veranstaltung erfüllen müssen, wie z. B. einen Raum zum Netzwerken oder zur Förderung des Wissenstransfers. Wenn es jedoch darum geht, bei Ihren Teilnehmern positive Gefühle zu wecken, gibt es keinen Leitfaden.
Schließlich hängen die Ziele, die Sie als Planer verfolgen, davon ab, welche Emotionen und Eindrücke Ihre Teilnehmer während der Veranstaltung erleben. Das ist keine leichte Aufgabe, wenn man bedenkt, dass, wie Nesana Pineda, Corporate Director of Exhibitor Services bei The Freeman Company, bemerkt: „Um einen bleibenden Eindruck zu hinterlassen, muss man sein Publikum genau kennen.“
Glücklicherweise gibt es eine Sache, die den emotionalen Zustand Ihrer Teilnehmer vollständig bestimmen kann: die von Ihnen geschaffene Veranstaltungsatmosphäre, und die gute Nachricht ist, dass Sie die volle Kontrolle über dieses Element haben. Hier sind einige Tipps, die Ihnen dabei helfen werden, bei Ihrer nächsten Veranstaltung die beste Atmosphäre aller Zeiten zu schaffen und die Herzen Ihrer Teilnehmer zu gewinnen, indem Sie ihnen eine menschliche, freundliche und attraktive Umgebung bieten.
Tipp 1. Wählen Sie die Musik sorgfältig aus
Wie oft haben Sie einfach ein paar Jazz- oder Chill-out-Alben ausgewählt, ohne zu wissen, was darauf ist? Schließlich ist die Musik keine große Sache – es ist nur etwas, das Sie vor Beginn der Veranstaltung und während der Pausen spielen. Warum also sollten Sie sich alle Titel anhören? Nichts ist ferner von der Wahrheit.
Musik bestimmt den Ton und Rhythmus der Veranstaltungsatmosphäre, was die Stimmung Ihrer Teilnehmer erheblich beeinflussen kann. Laut dem Komponisten und Forscher Barry Goldstein „kann das Hören von Musik Emotionen auslösen, die die Menge an Dopamin erhöhen, einem bestimmten Neurotransmitter, der im Gehirn produziert wird und dabei hilft, die Belohnungs- und Lustzentren des Gehirns zu steuern.“ Goldstein erklärt: „Eine Komposition von Beethoven könnte verwendet werden, um Traurigkeit darzustellen, oder das Lied ‚Happy‘ von Pharrell Williams könnte verwendet werden, um Freude darzustellen.“ Sie können also direkt Einfluss auf die Stimmung Ihrer Teilnehmer nehmen, indem Sie die Atmosphäre mit der richtigen Musik anregen.
Tipp 2. Achten Sie auf die Dekoration und Beleuchtung des Veranstaltungsortes
Kevin Van der Streaten, Gründer von eventplanner.tv, bemerkt: „Der Veranstaltungsort bestimmt in hohem Maße die Atmosphäre, Attraktivität und Anziehungskraft Ihrer Veranstaltung. Mit anderen Worten: Ihre Wahl des Veranstaltungsortes kann den entscheidenden Unterschied zwischen Erfolg und Misserfolg ausmachen.“
Die Dekoration und Beleuchtung des Veranstaltungsortes beeinflussen nicht nur die emotionale Verfassung Ihrer Teilnehmer, sondern auch deren Beteiligung und Engagement während der Veranstaltung. Sie können keinen großartigen Eindruck machen, wenn Sie nicht für Komfort und gute Ästhetik sorgen.
Gleichzeitig zeigt eine Studie von N. Shishegar und M. Boubekri, dass „Tageslicht mit besserer Stimmung, gesteigerter Moral, geringerer Müdigkeit und geringerer Augenbelastung einhergeht.“ Um beispielsweise während der Networking-Phase eine bessere Atmosphäre zu schaffen, sollten Sie die Teilnehmer in einen Raum mit viel Tageslicht einladen.
Tipp 3. Liefern Sie eine spannende Erzählung
Um die beste Atmosphäre aller Zeiten zu schaffen, sollten Sie nicht nur an die physische Realität denken, sondern auch an die kognitive. Beeindrucken Sie Ihre Teilnehmer, indem Sie Raum für spannende Geschichten schaffen, die die Veranstaltung begleiten. Sie könnten zum Beispiel eine inspirierende Persönlichkeit einladen, die ihre Erfahrungen mit Ihnen teilt. Oder wenn Sie Ihre eigene Botschaft verbreiten möchten, könnten Sie Ihre Geschichte in eine Erlebnissitzung verpacken, bei der Sie die fünf Sinne Ihrer Teilnehmer ansprechen.
Tipp 4. Laden Sie einen professionellen Moderator ein
Engagieren Sie einen Profi. Gute Moderatoren wissen, wie sie die Aufmerksamkeit des Publikums fesseln und eine sinnvolle Brücke zwischen ihnen und den Veranstaltungsinhalten bauen können, um so die Atmosphäre zu verbessern. Es ist eine gute Idee, das Veranstaltungsprogramm mit dem Moderator noch einmal durchzugehen. Sie könnten gemeinsam nach interessanten Möglichkeiten suchen, verschiedene Erzählungen zu verknüpfen, und entscheiden, wann der Moderator im Programm konkret mit den Teilnehmern interagieren soll. Ein guter Moderator ist ein Garant für eine einzigartige Veranstaltungsatmosphäre.
Tipp 5. Planen Sie eine lustige und unterhaltsame Aktivität
Veranstaltungen können manchmal sehr anstrengend sein, insbesondere wenn die Teilnehmer viel zu verarbeiten haben. Anstatt also nur ein paar Kaffeepausen einzulegen, sollten Sie sich ein paar unterhaltsame Aktivitäten überlegen, die Ihren Teilnehmern dabei helfen, ihren Geist zu erfrischen. Darüber hinaus können Sie durch die Unterhaltung Ihrer Gäste eine freundliche und entspannte Atmosphäre schaffen.
Einpacken
Sie können Ihre Veranstaltungen nicht nur planen, indem Sie sich um die Logistik und Kommunikation kümmern. Sie müssen auch eine bestimmte Atmosphäre schaffen, die bei Ihren Teilnehmern einen bleibenden Eindruck hinterlässt. Deshalb ist es so wichtig, sicherzustellen, dass jedes einzelne Detail, von der Musik über die Dekoration bis hin zu den Aktivitäten, einen positiven Einfluss auf die Stimmung Ihrer Gäste hat.
