TIPP! - Veranstaltungsort auswählen: CHECKLISTE

Die Location bestimmt maßgeblich das Erscheinungsbild und die Atmosphäre Ihrer Veranstaltung. Man kann also mit Sicherheit sagen, dass der Ort über den Ausschlag oder Misserfolg eines Ereignisses entscheiden kann.

Die ideale Location berücksichtigt alle Faktoren, die über den Erfolg Ihrer Veranstaltung entscheiden. Die untenstehende Checkliste ist ein nützliches Hilfsmittel, um zu prüfen, ob die Traumlocation wirklich für Ihre Veranstaltung geeignet ist.

Checklistenstandorte

• Schafft der Ort die richtige Atmosphäre für Sie? Können und dürfen Sie ausreichende Anpassungen vornehmen, um das richtige Erscheinungsbild zu erzielen? Wenn möglich, werfen Sie einen Blick darauf, wann eine Veranstaltung stattfindet, damit Sie sich ein gutes Bild von den Möglichkeiten und Grenzen des Raums machen können.
• Ist der Standort gut erreichbar? Ist die Lage der Location zentral und die durchschnittliche Reisezeit für Ihre Gäste akzeptabel? Können Gäste private und öffentliche Verkehrsmittel nutzen? Welche Möglichkeiten gibt es für internationale Verbindungen? Ist der Eingang schön?
• Überschreiten Sie möglicherweise die maximale Kapazität? Ist die Aufteilung der verschiedenen Räume günstig? Können Sie die verfügbaren Räume durch bewegliche Wände selbst aufteilen? Können Sie den Raum erweitern, indem Sie beispielsweise ein Zelt hinzufügen? Buchen Sie keine zu großen Standorte. In großen (offenen) Räumen fühlen sich Gäste manchmal verloren. Platzieren Sie bei Bedarf Paravents oder hängen Sie Tücher auf, um den Raum (optisch) zu verkleinern.
• Gibt es genügend separate Breakout- Räume, um parallele Sitzungen zu organisieren?
• Gibt es genügend Parkplätze am Standort selbst oder anderswo in der Umgebung? Können Sie bei Bedarf einen Shuttleservice anbieten? Ist der Parkplatz sicher? Gibt es Sicherheit? Gibt es Ladestationen für Elektroautos und Fahrräder?
• Ist der Standort behindertengerecht? Gibt es am Eingang Parkplätze für sie? Ist die Toilette für Rollstuhlfahrer zugänglich? Gibt es Hindernisse wie Treppen? Gibt es einen Aufzug?
• Gibt es genügend Toiletten? Sie berechnen eine Toilette pro 75 Gäste. Denken Sie auch an Toilettendamen. Prüfen Sie, ob die Toiletten nicht zu Geruchsbelästigungen im Zimmer führen können, da diese sehr störend sein können. Bei Bedarf können Sie einen Fachbetrieb hinzuziehen, um Geruchsbelästigungen zu überdecken.
• Gibt es eine Garderobe? Ist der Kleiderschrank groß genug? Oder gibt es einen Raum, den Sie in eine Garderobe verwandeln können? Gibt es bereits ein System mit Nummern?
• Gibt es Möglichkeiten zur Verpflegung ( Küche )?
• Sind Sie verpflichtet, für Technik, Catering, Dekoration etc. auf Stammlieferanten zurückzugreifen? Müssen Sie einen Buyout-Betrag zahlen, wenn Sie mit Ihren eigenen Lieferanten zusammenarbeiten möchten?
• Können Sie die vor Ort vorhandenen Tische und Stühle nutzen? Oder muss man das über einen Vermieter organisieren? Sind die Stühle für langes Stillsitzen geeignet?
• Verfügt der Standort über eigene audiovisuelle Einrichtungen und Tontechnik? Reicht die vorhandene Installation für die von Ihnen geplante Unterhaltung aus?
• Verfügt der Standort über eine gute Akustik? Kann man Lärmprobleme mit Tüchern lösen? Gibt es in der Umgebung des Standortes störenden Lärm?
• Prüfen Sie, ob die Location bei Bedarf für Ihre Veranstaltung verdunkelt werden kann oder über Tageslicht verfügt.
• Ist das Stromnetz für einen hohen Stromverbrauch gerüstet? Oder müssen Generatoren installiert werden?
• Gibt es fließendes Wasser? Gibt es Möglichkeiten zur vorübergehenden Ver- und Entsorgung?
• Sind sämtliche Verbrauchskosten (Strom, Wasser etc.) im Mietpreis der Location enthalten?
• Ist in und um den von Ihnen gewählten Standort ausreichend (Ambiente-) Licht vorhanden? Ist der Parkplatz gut beleuchtet und sicher? Gilt das auch für die Wanderrouten?
• Ist eine Bühne vorhanden oder haben Sie den Platz und die Möglichkeit, eine zu platzieren? Gibt es eine Tanzfläche?
• Gibt es Umkleidekabinen für Mitarbeiter und Künstler? Sind sie mit Spiegeln, Kleiderbügeln usw. ausgestattet? Gibt es eine Backstage-Lounge, in der Künstler entspannen können? Können Künstler von den Umkleidekabinen aus bequem die Bühne erreichen (ohne direkt durch den Saal laufen zu müssen)?
• Gibt es eine maximal zulässige Lautstärke oder eine Schließzeit, die Sie berücksichtigen müssen? Gibt es Möglichkeiten einer Genehmigung zur Umgehung dieser Beschränkungen?
• Ist ausreichend Heizung und/oder Klimaanlage vorhanden? Wenn Gäste eintreten, heizt sich ein Raum oft (zu) schnell auf. Bitten Sie ein spezialisiertes Unternehmen um Hilfe. Sie können auch Ratschläge zu Luftschleusen geben, um die schlimmste Kälte am Eingang zu vermeiden.
• Können Sie den/die Raum(e) zwischendurch ausreichend lüften? Sauerstoffmangel führt bei Tagungen und Seminaren schnell zu Konzentrationsverlust.
• Sind Facility Services (Sekretariat, Toilettenwärter, Garderobe etc.) in der Location enthalten?
• Welche Erste-Hilfe- Einrichtungen gibt es? Gibt es einen AED oder Defibrillator?
• Verfügt die Location über eine (digitale) Beschilderung, um Gäste von einem Raum zum anderen zu führen? Gibt es Informationsbildschirme zur Anzeige des Programms?
• Gibt es Internetanschlüsse und einen öffentlichen WLAN-Hotspot für Gäste? Fordern Sie rechtzeitig Zugangscodes an und testen Sie die Verbindung. Ist der Eintritt frei oder müssen Gäste einen Gutschein erwerben? Prüfen Sie, ob die Internetverbindung über ausreichend Kapazität verfügt, damit alle Gäste gleichzeitig surfen können (dies ist insbesondere bei Konferenzen ein Muss).
• Steht Ihnen ein Locationmanager zur Verfügung, der Sie bei den Vorbereitungen mitdenkt und auch während der Veranstaltung selbst für einen reibungslosen Ablauf sorgt?
• Sind in der Nähe des Standortes genügend Hotelzimmer verfügbar?
• Mieten Sie die Location exklusiv oder finden dort noch weitere Veranstaltungen statt? Wie werden Belästigungen zwischen den Parteien vermieden?
• Welche Möglichkeiten gibt es für Presse und Kommunikation? Kann ein Raum als Presseraum oder Kommunikationszentrum eingerichtet werden? Gibt es dort Strom und Internet?
• Gibt es ein Produktionsbüro, von dem aus Sie die Veranstaltung koordinieren können?
• Achten Sie auch auf die Sicherheit. Sind ausreichend Notausgänge und Feuerlöscher vorhanden? Überprüfen Sie außerdem, ob eventuelle Rauchmelder unempfindlich gegenüber den Raucheffekten sind, die Sie auf der Bühne einsetzen möchten.
• Erkundigen Sie sich nach den Möglichkeiten für den Auf- und Abbau Ihrer Veranstaltung. In der Regel können Sie die Location für einen oder mehrere zusätzliche Tage zu einem günstigen Preis mieten.
• Ist der Standort für logistische Abläufe, wie z. B. die An- und Abfuhr von Waren während des Auf- und Abbaus der Veranstaltung, gut erreichbar?
• Prüfen Sie, ob die Zugangstüren breit genug sind, um den Zugang des benötigten Materials zu ermöglichen. Es wäre schade, wenn sich herausstellen würde, dass bei der Markteinführung eines neuen Autos das Auto selbst nicht betreten werden konnte.
• Reicht die Tragfähigkeit der Dachkonstruktion aus, um schwere Dachbinder zu heben? Sind die Decken hoch genug?
• Wenn Sie eine Veranstaltung an Ihrem eigenen Standort (z. B. in der Firmenkantine oder in einem Hangar) organisieren, wenden Sie sich an Ihren Versicherungsvertreter, um zu klären, ob Ihre Versicherung alle möglichen Risiken abdeckt.
• Werden Raucher nicht im Regen stehen gelassen? Das Rauchverbot in öffentlichen Bereichen wird Ihre Gäste nicht davon abhalten, sich ab und zu eine Zigarette anzuzünden. Gibt es einen Raucherbereich (draußen) oder kann ein Vordach mit Heizelementen installiert werden?
• Überprüfen Sie immer die Umweltgenehmigung des Veranstaltungsortes!
• Welche Stornierungs-, Liefer- und Zahlungsbedingungen gelten für den Veranstaltungsort? Gibt es weitere Geschäftsbedingungen?

Und natürlich... schauen Sie sich immer die Bewertungen von Veranstaltungsorten und Bankettsälen auf eventplanner.de an. Sie erzählt sofort, wie andere Veranstalter den Veranstaltungsort erlebt haben. Schließlich kann man daraus viel lernen!

Die Checkliste „Standorte“ im EVENT PLANNER-Buch ist viel ausführlicher, aber die obige Liste wird Ihnen zweifellos sehr weiterhelfen. Unser ultimativer Leitfaden zur Suche nach Veranstaltungsorten kann ebenfalls ein nützlicher Ausgangspunkt sein.

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