Zur Unterhaltung gehört weit mehr als nur die Suche nach guten Künstlern. Sie müssen auch eine Reihe praktischer Aspekte berücksichtigen. Welche Genehmigungen benötigen Sie? Was tun, wenn ein Künstler in letzter Minute absagt?
Haben Sie wirklich an alles gedacht? Wir helfen Ihnen mit dieser „Checkliste Unterhaltung“ aus dem Buch EVENTPLANNER :
- Unterhaltung sollte in das Drehbuch integriert werden. Geben Sie deutlich an, wann die Akte beginnen und enden und ob es Pausen gibt. Notieren Sie sich, wer Künstler begleitet und wer sich um Auf- und Abbau, Logistik, Soundchecks etc. kümmert.
- Fordern Sie immer das technische Datenblatt von Künstlern an, damit Sie wissen, um welche Infrastruktur Sie sich kümmern müssen. Brauchen Sie eine Bühne? Wie groß soll die Bühne sein? Stellen Sie die audiovisuelle Ausstattung zur Verfügung oder kümmert sich der Künstler darum? Wie sind die Instrumente?
- Zusätzlich zum technischen Datenblatt erhalten Sie von vielen Künstlern auch einen Reiter. Darin sind die persönlichen Wünsche und Anforderungen des Künstlers und seiner Crew enthalten. Manche Künstler verlangen zum Beispiel bestimmte Speisen oder Getränke, einen Ruhebereich, eine Dusche ...
- Manche Acts erfordern eine solide Stromversorgung. Prüfen Sie, ob die Infrastruktur des Standortes ausreichend ist und mieten Sie ggf. einen Stromgenerator.
- Einen guten Plan A zu haben ist großartig, aber nur, wenn nichts schief geht. Nehmen Sie Veränderungen rechtzeitig vorweg und bereiten Sie Notfallszenarien vor. Dann können Sie mit Regen, Stromausfällen und kranken Künstlern klarkommen. Besprechen Sie mit den beauftragten Animateuren, was im Falle einer Abwesenheit geschieht, und legen Sie dies im Vertrag klar fest.
- Beantragen Sie rechtzeitig die erforderlichen Genehmigungen für mögliche Lärmbelästigungen. Informieren Sie Sabam (B) oder Buma (NL), wenn Sie musikalische Intermezzos planen und vereinbaren Sie, wer die Urheberrechte wahrnimmt.
- Denken Sie auch an die Sicherheit. Bei einem Auftritt mit namhaften Künstlern sorgen Sie für eine reibungslose Führung und Sicherheit bis zur Bühne. Bei (inter)nationalen Stars müssen Sie möglicherweise zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen am und um den Standort herum ergreifen.
- Besprechen Sie die Möglichkeit einer Aufführungsverlängerung. Nichts ist ärgerlicher, als einen Auftritt brutal abbrechen zu müssen, wenn die Atmosphäre gerade stimmt. Welche Möglichkeiten und Kosten gibt es? Wie passt eine mögliche Verlängerung in Ihr Szenario?
- Besprechen Sie, wer die Kleidung für die Künstler bereitstellt. Beispielsweise können Sie das Thema der Veranstaltung in der Kleidung von Betreuern und Künstlern fortführen. Besprechen Sie die Optionen mit ihnen.
- Stellen Sie genügend Umkleideräume bereit, in denen sich Künstler umziehen oder entspannen können. Denken Sie an Kleiderständer, Spiegel, Speisen und Getränke. Fragen Sie gegebenenfalls, ob sie bereit sind, die Umkleidekabinen mitzubenutzen.
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